Środki trwałe stanowią nieodłączną część prowadzenia działalności gospodarczej. Składniki majątku użytkowane w celach firmowych stopniowo zużywają się, zdarza się, że ulegają uszkodzeniu lub awarii, wymagają remontu czy naprawy. Może zatem pojawić się konieczność zakupu części zamiennych do środków trwałych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Części zamienne do środków trwałych mogą być fabrycznie nowe lub używane, część z nich może pochodzić z uszkodzonych składników majątku, które zostały przeznaczone na części zamienne. Niekiedy pojawia się możliwość okazjonalnego nabycia uszkodzonego składnika majątku i przedsiębiorca decyduje się na jego zakup z zamiarem przeznaczenia go na części zamienne do użytkowanych w firmie środków trwałych. W jaki sposób rozliczyć zakup uszkodzonego sprzętu, który ma zostać przeznaczony na części zamienne do środków trwałych? Czy przedsiębiorca powinien wprowadzić zniszczony składnik majątku do ewidencji środków trwałych, jeżeli jego wartość przekracza 10 000 zł? Czy wydatek poniesiony na zakup uszkodzonego składnika majątku z zamiarem przeznaczenia go na części zamienne do środków trwałych może zostać ujęty bezpośrednio jako koszt uzyskania przychodów niezależnie od ceny nabycia?
Czy uszkodzoną maszynę można wprowadzić do ewidencji środków trwałych?
Rozważając wprowadzenie do ewidencji środków trwałych uszkodzonej maszyny zakupionej z zamiarem przeznaczenia jej na części zamienne do środków trwałych, należy zweryfikować definicję środków trwałych zawartą w art. 22a ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Środkami trwałymi podlegającymi amortyzacji są stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością;
- maszyny, urządzenia i środki transportu;
- inne przedmioty
– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1.
Aby składnik majątku został zaliczony do środków trwałych w prowadzonej działalności gospodarczej, wszystkie warunki wymienione powyżej muszą być spełnione łącznie. Jednym z kryteriów uznania składnika majątku za środek trwały jest jego kompletność i zdatność do użytku w dniu przyjęcia do używania. Składnik majątku może zostać uznany za środek trwały podlegający amortyzacji w sytuacji, gdy w dniu przyjęcia do używania jest kompletny i zdatny do użytku. W przepisach podatkowych nie zostało wyjaśnione, co oznacza, że składnik majątku jest „kompletny i zdatny do użytku”. W tym celu możemy wesprzeć się interpretacjami podatkowymi. W interpretacji indywidualnej (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.131.2021.1.PD) z 4 czerwca 2021 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zamieścił następujące wyjaśnienie:
„Składnik majątku spełnia kryterium kompletności, jeżeli jest wyposażony we wszystkie elementy konstrukcyjne umożliwiające jego funkcjonowanie, zgodnie z przeznaczeniem. Poprzez sformułowanie »zdatny do użytku« należy rozumieć możliwość faktycznego oraz prawnego użytkowania – po uzyskaniu stosownych pozwoleń i koncesji. Oznacza to, że w dniu przyjęcia do używania środki trwałe powinny być obiektywnie gotowe do wykorzystywania ich przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą”.
W przypadku zakupu uszkodzonego składnika majątku z przeznaczeniem na części zamienne do środków trwałych kryterium kompletności i zdatności do użytku nie jest spełnione, przez co taki składnik majątku nie jest zaliczany do środków trwałych. Bez znaczenia w tym przypadku jest wartość zakupu, jeżeli przynajmniej 1 z warunków z definicji środków trwałych zawartej w ustawie o PIT nie jest spełniony, składnik majątku nie może zostać uznany za środek trwały.
Ponadto w odniesieniu do zakupu uszkodzonego składnika majątku z zamiarem przeznaczenia go na części zamienne do środków trwałych, nie jest spełniony także warunek przewidywanego okresu używania składnika majątku przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą dłużej niż rok.
Przykład 1.
Pani Mariola prowadzi firmę produkcyjną w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. W działalności używa maszyn produkcyjnych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych. Pani Mariola zdecydowała się na zakup uszkodzonej maszyny produkcyjnej z zamiarem przeznaczenia jej na części zamienne do użytkowanej w firmie maszyny zaliczonej do środków trwałych. Cena nabycia uszkodzonego składnika majątku wynosi 20 000 zł. W jaki sposób pani Mariola powinna rozliczyć wydatek na uszkodzoną maszynę? Czy należy wprowadzić ją do ewidencji środków trwałych, a następnie zlikwidować i przeznaczyć na części zamienne? Czy poniesiony wydatek na zakup uszkodzonego sprzętu można bezpośrednio ująć w kosztach uzyskania przychodów? Zakup uszkodzonej maszyny produkcyjnej w celu przeznaczenia jej na części zamienne do użytkowanego w działalności środka trwałego nie spełnia definicji środka trwałego zawartej w ustawie o PIT. Uszkodzony składnik majątku nie spełnia warunku kompletności i zdatności do użytku oraz jego przewidywany okres użytkowania w działalności jest krótszy niż rok. Oznacza to, że pani Mariola nie powinna wprowadzać uszkodzonej maszyny do ewidencji środków trwałych, a tym samym rozliczać jej w kosztach podatkowych poprzez amortyzację. Wydatek na zakup uszkodzonej maszyny z zamiarem przeznaczenia jej na części zamienne do środka trwałego powinien zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów w dacie poniesienia.
Jak rozliczyć zakup uszkodzonego sprzętu z przeznaczeniem na części zamienne?
Wydatek na nabycie uszkodzonego składnika majątku z zamiarem przeznaczenia go na części zamienne do środków trwałych stanowi koszt uzyskania przychodów w dacie poniesienia.
Koszty podatkowe dzielimy na:
- bezpośrednio związane z przychodami – ich poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów;
- inne niż bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie) – nie można ich przypisać do powstania określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.
Wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę mogą być bezpośrednio lub pośrednio związane z przychodami osiąganymi w ramach prowadzonej działalności. Wydatek na zakup uszkodzonego sprzętu z przeznaczeniem na części zamienne do środków trwałych podlega zaliczeniu do kosztów podatkowych jako koszty pośrednie. Tego rodzaju kosztów nie można bowiem przypisać do konkretnego przychodu.
