Stale zmieniające się przepisy podatkowe obligują przedsiębiorców do dostosowania się do nowych rozwiązań, w szczególności odpowiedniego przystosowania programów wykorzystywanych w działalności gospodarczej i wdrożenia kolejnych obowiązków sprawozdawczych. Zagwarantowanie nowych funkcjonalności w używanych w firmach systemach informatycznych wiąże się z koniecznością poniesienia pewnych wydatków. Wyjaśniamy, w jaki sposób rozliczyć wydatki ponoszone w celu wdrożenia nowych obowiązków sprawozdawczych przez przedsiębiorców prowadzących księgi handlowe i rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, czy wydatki na wdrożenie obowiązków sprawozdawczych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w działalności!
Wydatki na wdrożenie obowiązków sprawozdawczych w kosztach podatkowych
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawierają zamkniętego wykazu wydatków podlegających rozliczeniu jako koszty uzyskania przychodów. Na mocy art. 22 ustawy o PIT i art. 15 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów poza kosztami wymienionymi odpowiednio w art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT. Zakwalifikowanie danego wydatku do kosztów podatkowych możliwe jest zatem po spełnieniu przesłanek pozytywnych, czyli gdy wydatek jest racjonalny i gospodarczo uzasadniony oraz został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i niezaistnienia przesłanek negatywnych – czyli wówczas, gdy wydatek nie należy do katalogu wydatków bezwzględnie niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty spełniające łącznie następujące warunki:
- zostały poniesione przez podatnika;
- pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną przez niego działalnością;
- ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów;
- nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 23 ust. 1 ustawy o PIT / art. 16 ustawy o CIT;
- zostały właściwie udokumentowane.
Koszty uzyskania przychodów mogą mieć bezpośredni lub pośredni wpływ na wysokość osiąganych przychodów. Wydatki poniesione przez przedsiębiorców na wdrożenie obowiązków sprawozdawczych wynikających ze zmian w przepisach są racjonalne i gospodarczo uzasadnione, pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością. Osoby prowadzące działalności gospodarcze muszą wykonywać wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa. Wydatki na wdrożenie obowiązków sprawozdawczych są zatem niezbędne w celu dostosowania się do nowych regulacji prawnych, co oznacza, że ponosi się je w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Aby zaliczyć wydatki na wdrożenie obowiązków sprawozdawczych do kosztów podatkowych, należy zadbać o właściwe ich udokumentowanie np. na podstawie faktury VAT.
Wydatki na wdrożenie obowiązków sprawozdawczych w księgach handlowych
Koszty związane z wdrożeniem nowych rozwiązań informatycznych oraz z aktualizacją tych już istniejących w użytkowanym przez podmiot systemie niestanowiącym własności podmiotu – i gdy podmiotowi nie przysługują prawa wynikające z licencji mające na celu przystosowanie się do zmian w przepisach, w szczególności dopełnienie obowiązków sprawozdawczych – powinny zostać zakwalifikowane jako koszty inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie) w okresach, w których zostały poniesione. Nie ma podstaw, aby wydatki tego typu kwalifikować jako nakłady na wytworzenie nowych lub ulepszenie istniejących wartości niematerialnych i prawnych. Takie stanowisko znajduje odzwierciedlenie w interpretacji indywidualnej o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.227.2022.1.MKU z 8 czerwca 2022 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Wnioskodawcą jest spółka z o.o. z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności spółka zajmuje się świadczeniem usług biznesowych na rzecz podmiotów z grupy kapitałowej. Dla potrzeb prowadzonej działalności spółka korzysta z systemu informatycznego SAP. System ten nie stanowi własności spółki ani też nie przysługują jej do niego prawa wynikające z licencji – spółka korzysta z systemu na podstawie umowy o świadczenie usług zawartej z podmiotem powiązanym, który jest jego właścicielem. W związku ze zmianami w przepisach podatkowych, polegającymi m.in. na nałożeniu na podatników nowych lub zmodyfikowanych obowiązków sprawozdawczych, których system w swojej dotychczasowej konfiguracji nie obsługuje, spółka zawiera z dostawcami usług informatycznych umowy o wdrożenie odpowiednich zmian w systemie. Takie zmiany / ulepszenia / dodatkowe funkcje tworzone przez dostawców są instalowane w systemie we współpracy z ich właścicielem.
W okresie poprzedzającym złożenie omawianego wniosku spółka poniosła koszty (kilkadziesiąt tysięcy złotych) związane z wdrożeniem nowych funkcjonalności systemu dotyczących Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Spółka zakwalifikowała koszty powyższych prac, zafakturowane przez wykonawcę, jako swoje koszty uzyskania przychodu w momencie ich poniesienia (koszty inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami – koszty pośrednie). Obecnie, przy pomocy zewnętrznego dostawcy, prowadzone są prace nad aktualizacją generatora w zakresie JPK_V7M w związku ze zmianą regulacji prawnych.
Ponadto spółka planuje wdrożenie w systemie rozwiązań dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oferty otrzymywane przez spółkę w tym zakresie obejmują wynagrodzenie dla zewnętrznych wykonawców za analizy przedwdrożeniowe, samo wdrożenie, a także, w zależności od danego dostawcy, wynagrodzenie za udzielenie licencji na wdrażane rozwiązanie albo opłatę abonamentową za możliwość korzystania z udostępnianego rozwiązania. W związku z tymi pracami spółka poniesie kolejne koszty szacowane na kilkadziesiąt tysięcy złotych. Zewnętrzny wykonawca powyższych prac nie jest właścicielem systemu.
Zadano następujące pytania:
- Czy spółka zasadnie uznała poniesione już koszty, związane z wdrożeniem w systemie nowych rozwiązań dotyczących JPK, jako koszty inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie)?
- Czy koszty, które zostaną poniesione przez spółkę w przyszłości, a dotyczące modyfikacji rozwiązań, o których mowa w pytaniu 1., a także wdrażanie nowych rozwiązań informatycznych w systemie (dotyczących KSeF), stanowić będą dla spółki koszty inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie)?
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem Wnioskodawcy (odstępując od uzasadnienia prawnego tej oceny), że:
Ad. 1. Dokonane przez spółkę wydatki na wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych w użytkowanym przez nią systemie (który nie stanowi jej własności ani nie przysługują jej do niego prawa wynikające z licencji), a służące do generowania JPK, zostały prawidłowo zakwalifikowane jako koszty inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie) w okresach, w których zostały poniesione.
Ad. 2.Przyszłe wydatki na aktualizowanie istniejących (opisanych w pytaniu 1.) i wdrażanie nowych rozwiązań informatycznych w użytkowanym przez nią systemie (który nie stanowi jej własności ani nie przysługują jej do niej prawa wynikające z licencji), a służące do generowania JPK i wdrożenia rozwiązań związanych z KSeF, powinny zostać zakwalifikowane jako koszty inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie) w okresach, w których zostaną poniesione.
Wydatki poniesione uprzednio przez Wnioskodawcę na wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych oraz przyszłe wydatki na aktualizowanie istniejących i wdrażanie nowych rozwiązań informatycznych w użytkowanym przez Wnioskodawcę systemie powinny zostać zakwalifikowane jako koszty inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie) w okresach, w których zostaną poniesione. Wydatków tych nie należy kwalifikować jako nakładów na wytworzenie nowych lub ulepszenie istniejących wartości niematerialnych i prawnych. W uzasadnieniu swojego stanowiska Wnioskodawca odniósł się do art. 16b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zawierającym zamknięty katalog składników majątku stanowiących wartości niematerialne i prawne podlegające amortyzacji na gruncie przepisów podatkowych. Na mocy tego przepisu amortyzacji podlegają co do zasady nabyte od innego podmiotu i nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania m.in. autorskie lub pokrewne prawa majątkowe i licencje. Spółka podkreśliła, że nie jest właścicielem systemu (spółce nie przysługują autorskie prawa majątkowe do systemu), a umowa zawarta przez spółkę z właścicielem systemu nie jest umową licencyjną, lecz umową o świadczenie usług o korzystanie z systemu. Skoro tak, to uprawnienia przysługujące spółce w odniesieniu do systemu ograniczają się wyłącznie do możliwości korzystania z tego oprogramowania. W konsekwencji sam system nie stanowi dla spółki wartości niematerialnej i prawnej. Wnioskodawca zaznaczył także, że wprowadzone lub planowane do wprowadzenia nowe funkcjonalności systemu nie mogą działać bez tego systemu – nie stanowią odrębnego, samodzielnego oprogramowania, które nadaje się do gospodarczego wykorzystania. Funkcjonalności te stanowią nierozłączny element systemu i mogą być wykorzystywane tylko razem z nim.
W związku z tym zarówno te wydatki, które spółka już poniosła na wdrożenie nowych funkcjonalności systemu, jak i te, które zamierza dopiero zrealizować w przyszłości, są / będą dla niej kosztami uzyskania przychodu innymi niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie) w okresach, w których zostały już lub dopiero zostaną poniesione. Nie ma podstaw, aby kwalifikować je jako nakłady na wytworzenie nowych lub ulepszenie istniejących wartości niematerialnych i prawnych.
Wydatki na wdrożenie obowiązków sprawozdawczych w PKPiR
Wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na wdrożenie obowiązków sprawozdawczych są kwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów w jednoosobowej działalności gospodarczej. Należy je ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13. „Pozostałe wydatki” w dacie ich poniesienia.
Przykład
Pani Jolanta prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną według skali podatkowej i rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W związku z planowanym przez Ministerstwo Finansów wprowadzeniem obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pani Jolanta poniosła wydatki na przystosowanie użytkowanego przez nią w ramach prowadzonej działalności gospodarczej systemu do nowych obowiązków sprawozdawczych. Czy wydatki te stanowią koszty uzyskania przychodów?
Wydatki na przystosowanie systemu użytkowanego przez przedsiębiorcę do nowych obowiązków sprawozdawczych podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Należy je ująć w PKPiR w kolumnie 13. „Pozostałe wydatki” w dacie ich poniesienia.
