Księga przychodów i rozchodów służy do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych przedsiębiorcy. Prawidłowo udokumentowany wydatek stanowi w takich okolicznościach koszt podatkowy, który może zostać ujęty w rozliczeniu podatku dochodowego. W niniejszym artykule zajmiemy się przypadkiem ewidencjonowania wydatków w KPiR na podstawie opisu.
Zasady ujmowania wydatków w KPiR
Większość przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą zobowiązana jest do korzystania z podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu. Wtedy to księgi są przez nie przechowywane.
Należy również pamiętać, że księgi muszą być prowadzone w sposób rzetelny i niewadliwy. Aspekt ten przejawia się również w zakresie ewidencjonowania wydatków, ponieważ podlegają one ewidencjonowaniu w oparciu na pełnych i zrozumiałych dowodach księgowych, które muszą być sporządzone w języku polskim.
Naturalnie podstawowym dowodem księgowym jest faktura, jednakże rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR dopuszcza również księgowanie na podstawie innych dokumentów, które stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierają co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty;
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Zapisy w KPiR na podstawie opisu - kiedy to możliwe?
Kwestie związane z ewidencjonowaniem wydatków na podstawie opisu sporządzonego przez samego podatnika zostały uregulowane w § 15 rozporządzenia.
W przepisie tym czytamy, że otrzymanie materiałów podstawowych, materiałów pomocniczych i towarów handlowych jest potwierdzane na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła.
Wskazanym dowodem zakupu będzie przeważnie faktura.
Dalej przepis podaje, że jeżeli materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup – zgodnie z przepisami rozporządzenia – jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału podstawowego, materiału pomocniczego lub towaru handlowego, podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału podstawowego, materiału pomocniczego, towaru handlowego oraz dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu.
Zwróćmy zatem uwagę, że księgowanie na podstawie opisu może mieć miejsce wyłącznie w jednym przypadku. Chodzi mianowicie o sytuację, w której zakupione dobro przedsiębiorca otrzymuje jeszcze przed chwilą otrzymania faktury dokumentującej nabycie.
W rezultacie tylko w tym jednym przypadku dopuszczalne jest księgowanie zakupu, opierając się na sporządzonym opisie.
Przykład 1.
Przedsiębiorca z Polski zakupił towar handlowy z Niemiec. Otrzymał go w listopadzie, natomiast fakturę w grudniu. W takim przypadku podatnik sporządza opis w listopadzie i na tej podstawie księguje wydatek w KPiR. Otrzymaną w grudniu fakturę podpina pod sporządzony opis.
Przykład 2.
Przedsiębiorca z Polski zakupił towar handlowy z Niemiec. Otrzymał go 3 listopada, natomiast faktura od kontrahenta została odebrana 28 listopada. W takim przypadku księgowanie odbywa się na podstawie faktury, do której dołącza się sporządzony opis.
W zakresie sporządzania opisu rozporządzenie przewiduje jeden wyjątek. Mianowicie podatnik może nie sporządzać opisu, jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy, pod warunkiem że spełnia ona wymogi określone dla opisu.
W rezultacie, jeżeli otrzymana specyfikacja dostawy określa imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość otrzymanego dobra, to przedsiębiorca nie musi sporządzać opisu. W takim przypadku księgowanie odbywa się na podstawie specyfikacji dostawy.
Księgowanie innych wydatków na podstawie opisu
Jak wskazaliśmy, treść rozporządzenia dopuszcza możliwość korzystania z opisu w ściśle określonym wypadku.
To zatem powoduje, że opis nie może być swobodnie wykorzystywany do innych sytuacji. Tytułem przykładu, gdy podatnik nie posiada w ogóle faktury ani też żadnego innego dowodu zakupu, to nie jest możliwe dokonanie zapisów w KPiR na podstawie opisu.
Należy bowiem pamiętać, że inne dowody niż faktura mogą być podstawą zapisów w KPiR, wyłącznie gdy spełniają kryteria określone w rozporządzeniu.
Stanowi o tym wprost § 23 rozporządzenia w sprawie KPiR, gdzie czytamy, że zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11–15, a więc ściśle według zasad określonych w rozporządzeniu.
Z przedstawionych przepisów w sposób jasny i wyraźny wynika, że dokonywanie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie opisu jest zjawiskiem wyjątkowym i może dotyczyć wyłącznie wyjątkowej sytuacji otrzymania dobra materialnego przed otrzymaniem faktury.
