Faktury dokumentujące wydatki mają dla podatników duże znaczenie, ponieważ obniżają podstawę opodatkowania. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy z różnych przyczyn faktura zakupu z poprzedniego roku podatkowego nie została ujęta w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Co zrobić w takiej sytuacji, aby wydatek nie przepadł? Sprawdźmy!
Ujmowanie kosztów w KPiR - podstawa prawna
Kwestia wydatków, które podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej została uregulowana na podstawie Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a dokładnie w rozdziale 4 - koszty uzyskania przychodów. W art. 22 ust. 4 tej ustawy znajduje się zapis, zgodnie z którym koszty należy zewidencjować w KPiR w roku podatkowym, którego one dotyczą.
Natomiast sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów został sprecyzowany w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W myśl § 16 tego aktu prawnego zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do KPiR niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Natomiast zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Faktura zakupu z poprzedniego roku podatkowego - Metody ujmowania kosztów
W ustawie przewidziane są dwie metody ujmowania kosztów w KPiR - memoriałowa i kasowa (uproszczona). Podatnik ma prawo wyboru jednej z nich, przy czym należy trzymać się tego wyboru konsekwentnie przez cały rok podatkowy.
Metoda memoriałowa
Daje ona prawo do ujmowania kosztów, dzieląc je na koszty bezpośrednie i pośrednie. Pierwsze z nich należy rozliczyć w dacie osiągnięcia przychodu, natomiast koszty pośrednie należy rozliczyć w dacie poniesienia wydatku. Za dzień poniesienia wydatku należy uznać dzień wystawienia faktury lub innego dokumentu stanowiącego podstawę do księgowania. Inaczej będzie w przypadku kosztów pośrednich, które obejmują więcej niż jeden rok podatkowy. Co do zasady taki wydatek należy ująć w księdze podatkowej w podziale na lata, których dotyczy. Jeżeli taki podział nie jest możliwy, wówczas wartość wydatku należy podzielić proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy.
Metoda kasowa (uproszczona)
Nakazuje zewidencjonować koszty w dacie ich poniesienia, bez względu na to, którego okresu dotyczą. Tak więc faktura zakupu z poprzedniego roku dotycząca bieżącego roku podatkowego powinna być ujęta w KPiR zgodnie z datą jej wystawienia.
Trzeba jednak mieć na uwadze fakt, że niezależnie od wybranej metody ujmowania kosztów w KPiR zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych ewidencjonuje się w dacie ich otrzymania (§ 16 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR). Na koniec roku podlegają obowiązkowo inwentaryzacji, a różnice remanentowe uwzględnia się w wyliczeniu dochodu w zeznaniu rocznym.
Faktura zakupu z poprzedniego roku podatkowego - ujmowanie towarów handlowych i materiałów podstawowych w KPiR
Zgodnie z § 16 wspomnianego wyżej rozporządzenia faktury na zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych należy ujmować w KPiR natychmiast po ich otrzymaniu. W praktyce oznacza to księgowanie wydatku pod datą wystawienia faktury, którą przedsiębiorca otrzymuje wraz z towarem. Zasada ta ma zapewnić prawidłowe rozliczenie podatku. Zatem, jeżeli faktura z jakichś powodów nie została ujęta w KPiR, to należy ją zewidencjonować w księdze w roku podatkowym, w który miała miejsce dostawa tego towaru.
Faktura zakupu z poprzedniego roku - ujmowanie pozostałych wydatków związanych z działalnością gospodarczą w KPiR
W sytuacji, kiedy podatnik otrzyma fakturę w innym miesiącu niż ten, w którym została wystawiona, wówczas wydatek należy zaksięgować z datą otrzymania faktury, by nie burzyć wcześniejszej numeracji. Wyjątek stanowi jednak rozliczenie kosztów na przełomie roku podatkowego, ponieważ co do zasady koszty te należy rozliczyć w odniesieniu do roku, w którym zostały poniesione. W takiej sytuacji wydatek można zaksięgować na dzień 31 grudnia roku którego dotyczy.
Kiedy jest konieczna korekta podatku dochodowego?
Faktura zakupu z poprzedniego roku co do zasady musi być zaksięgowana w roku podatkowym, którego dotyczy. Wynika to bezpośrednio z z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT w którym ustawodawca stwierdza wprost, że koszty muszą być potrącane wyłącznie w roku podatkowym którego dotyczą. Oznacza to, że podatnik ma prawo ująć w kosztach podatkowych za 2023 rok poniesiony wydatek dotyczący roku 2023 w sytuacji gdy otrzymał fakturę dopiero w 2023 roku.
Przykład 1.
Przedsiębiorca w styczniu 2023 r. otrzymał fakturę kosztową, która została wystawiona w dniu 20 grudnia 2022 r. Pod jaką datą powinien wprowadzić wydatek do KPiR?
Zgodnie z przepisami podatnik powinien wykazać wydatek w KPiR w grudniu 2022, dla celów porządkowych, by nie burzyć wcześniejszej numeracji - pod datą 31.12.2022. Natomiast odliczenie podatku VAT powinno nastąpić w miesiącu otrzymania faktury, czyli w styczniu 2023.
W związku z powyższym, rozliczenie takiego wydatku może rodzić obowiązek korekty na gruncie podatku dochodowego. Jeżeli bowiem zostało już złożone zeznanie roczne, to konieczne będzie dokonanie jego korekty oraz przygotowanie wyjaśnienia zaistniałej sytuacji.
Aby zaksięgować w systemie wFirma.pl fakturę kosztową dotyczącą poprzedniego roku podatkowego należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT następnie w wyświetlonym oknie należy wybrać odpowiedni rodzaj wydatku oraz wypełnić wymagane pola:
- Data wystawienia faktury - faktyczna data kiedy faktura została wystawiona,
- Data księgowania do KPiR - 1 dzień bieżącego miesiąca (w ramach roku podatkowego w którym faktura została wystawiona) jeżeli faktura została odnaleziona przed końcem roku, lub 31 grudnia jeżeli faktura została odnaleziona po zakończonym roku,
- Data księgowania do VAT - 1 dzień miesiąca w którym chcemy odliczyć VAT (z uwzględnieniem zasad ograniczających prawo do odliczenia VAT).
Po zapisaniu faktura zostanie ujęta automatycznie w KPiR w dacie księgowania do KPiR oraz w Rejestrze VAT Zakupu w dacie księgowania do VAT, a w w przypadku czynnych podatników VAT, w pliku JPK_V7 zostanie ujęta faktyczna data wystawienia faktury.
Podsumowując, faktura zakupu z poprzedniego roku podatkowego może zostać ujęta przez podatnika w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Należy jednak mieć na uwadze obowiązki wynikające z tego czynu. Mianowicie podatnik musi dokonać korekty zapisów KPiR oraz może zostać zobowiązany do sporządzenia korekty zeznania rocznego.
