KPiR - czym jest księga przychodów i rozchodów oraz jak ją prowadzić?

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) to jedna z form opodatkowania działalności gospodarczej w Polsce. Czym jest księga przychodów i rozchodów i jak ją prowadzić? Kto może skorzystać z tej formy rozliczania podatków? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Czym jest księga przychodów i rozchodów?

KPiR, czyli księga przychodów i rozchodów to narzędzie przeznaczone do bieżącej ewidencji księgowej obejmującej wszelkie przychody oraz wydatki przedsiębiorstwa. Jest to jedna z prostszych form rozliczania się firmy z US. W KPiR uwzględnia się bowiem:

• przychody,
• zakupy towarów handlowych oraz materiałów podstawowych,
• poniesione wydatki (koszty) związane z prowadzeniem działalności gospodarczej,
• koszty prac badawczo rozwojowych.

Należy również pamiętać, że w księdze przychodów i rozchodów nie odnotowuje się:

• zaliczek na poczet dostaw, sprzedaży towarów bądź wykonywania usług, co wynika to z faktu, że nie jest to jeszcze przychód, ani koszt jego uzyskania,
• kosztów inwestycji do momentu ich ukończenia - dopiero zakończenie inwestycji można ująć w KPiR jako odpis amortyzacyjny,
• obrotu opakowaniami zwrotnymi - nie mogą one stanowić przychodu, ze względu na fakt, że są wydawane za kaucją i nie są własnością podatnika,
• jednorazowej pomocy na rozpoczęcie działalności gospodarczej - np. dotacji z Urzędu Pracy, czy dofinansowania z Unii Europejskiej.

Kto musi prowadzić KPiR?

• osoby fizyczne osiągające dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej, które nie są opodatkowane w formie ryczałtu ewidencjonowanego,
• spółki jawne,
• spółki cywilne,
• spółki partnerskie.

Warto jednak mieć świadomość, że wyżej wymienione podmioty zobowiązane są do prowadzenia KPiR jedynie w sytuacji, gdy osiągnięty przez nie przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczył równowartości 2 000 000 euro. W przypadku, gdy był on wyższy podatnik zobowiązany jest ustawowo do prowadzenia pełnej księgowości. 

Należy również wspomnieć o tym, że zwolnieni z obowiązku prowadzenia KPiR mogą być nie tylko przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na opodatkowanie w formie ryczałtu, ale także podatnicy, którzy złożyli w urzędzie skarbowym wniosek o takie zwolnienie i odpowiednio go udokumentowali. Uzasadnieniem może być:

• stan zdrowia oraz wiek przedsiębiorcy,
• rozmiar i rodzaj prowadzonej firmy.

Formy prowadzenia KPiR

Obecnie KPiR można prowadzić w dwóch formach, a mianowicie papierowej i elektronicznej. W tym pierwszym przypadku działanie polega na uzupełnianiu kolumn, których zawartość oraz kolejność jest ściśle określona przez przepisy podatkowe. Prowadzenie KPiR w formie elektronicznej polega na tym samym, jednak przy wykorzystaniu systemów teleinformatycznych. W tym przypadku prawidłowość rozliczeń warunkuje:

• określenie szczegółowej instrukcji programu komputerowego, w którym prowadzona jest KPiR,
• fakt, że dany program musi umożliwiać wgląd w treść oraz drukowanie wpisywanych danych zgodnie ze wzorem księgi,
• przechowywanie zapisanych danych na nośnikach, które są odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem lub zniekształceniem.

Zasady prowadzenia KPiR

Prowadzenie KPiR podobnie jak w przypadku jej założenia podlega ściśle określonym zasadom. Przede wszystkim osoby prowadzące uproszczoną księgowość dokonują wpisów w KPiR na bieżąco, czyli po zakończeniu danego dnia. W przypadku, gdy księgę prowadzi biuro rachunkowe wpisów należy dokonywać w ciągu 20 dni od daty zaistnienia zdarzenia, zachowując chronologię. Podatnika obowiązują również konkretne zasady księgowania poszczególnych operacji, a mianowicie:

• przychody - należy zapisywać w dniu ich powstania, czyli dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi lub częściowego jej wykonania, ale nie później niż w dniu wystawienia faktury lub uiszczenia należności,
• koszty - data zapisu uzależniona jest od rodzaju kosztu,
• zakup towarów i materiałów podstawowych - zgodnie z datą wystawienia faktury, ale pod warunkiem, że przedsiębiorca otrzymał ją wraz z dostawą towarów,
• koszty wynagrodzeń - księguje się je w zależności od rodzaju umowy: umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej i momentu wypłaty wynagrodzenia,
• pozostałe wydatki - w tym przypadku można wybrać metodę kasową (zgodnie z datą wystawienia faktury) lub memoriałową (koszty bezpośrednie księguje się w dacie ich poniesienia natomiast pośrednie w proporcjonalnie do okresu którego dotyczą).

Jak przechowywać KPiR?

Warto również mieć świadomość, że przepisy podatkowe określają także sposób przechowywania księgi przychodów i rozchodów. Co do zasady powinno się ją przechowywać w siedzibie firmy lub w miejscu wykonywania działalności. Odstępstwa od tej zasady obejmują:

• przedsiębiorstwa wielozakładowe, w przypadku których księga musi znajdować się w każdym z tych zakładów. Prawo dopuszcza prowadzenie wspólnej księgi dla wszystkich, ale pod warunkiem, że każdy zakład prowadzi ewidencję sprzedaży;
• prowadzenie księgi przychodów i rozchodów przez biuro rachunkowe, ponieważ wówczas miejscem jej przechowywania może być zarówno biuro rachunkowe, jak i miejsce wykonywania działalności, czy siedziba firmy. Należy jednak pamiętać o poinformowaniu US o faktycznym miejscu przechowywania księgi.  

KPiR - obowiązki

Każdy podatnik, który prowadzi KPiR zobowiązany jest do wykonywania tej czynności w sposób rzetelny i niewadliwy. Rzetelność oznacza w tym przypadku, że dokonywane wpisy są zgodne ze stanem faktycznym, a niewadliwość oznacza prowadzenie KPiR zgodnie z przepisami rozporządzenia o księdze przychodów i rozchodów oraz objaśnieniami do wzoru księgi.

Należy również pamiętać, że wpisy powinny być dokonywane w oparciu o prawidłowe dowody księgowe , a karty księgi ponumerowane i zbroszurowane. Wpisów dokonuje się w języku polskim, polskiej walucie oraz w sposób czytelny staranny i trwały. Popełnienie błędu dopuszcza możliwość dokonania korekty, której można dokonać na dwa sposoby, a mianowicie:

• poprzez skreślenie błędnie wpisanej treści oraz wpisanie nowej - obok należy się podpisać oraz postawić datę dokonania korekty;
• poprzez wpisanie do księgi dowodów na korektę błędów.

Księga przychodów i rozchodów to z pewnością najpopularniejsza forma opodatkowania działalności gospodarczej. Wiedza na temat tego, czym jest księga przychodów i rozchodów oraz jak ją prowadzić z pewnością przyda się nie tylko tym przedsiębiorcom, którzy samodzielnie zajmują się księgowością, ale również korzystającym z usług biura księgowego. W tym drugim przypadku pozwoli zrozumieć zasadność dokonywania wpisów oraz funkcjonowania niektórych mechanizmów.