W spółce z o.o., mimo że to wspólnicy są właścicielami przedsiębiorstwa, najważniejszym organem jest zarząd. On prowadzi wszystkie sprawy spółki, a także reprezentuje ją na zewnątrz. Przy czym jak już dobrze wiemy, nie zawsze osoby wpisane w KRS realnie mają wpływ na rozwój firmy. Często to inni „z drugiego siedzenia” decydują o tym, w jakim kierunku spółka będzie zmierzała. Wydaje się, że dla podmiotów trzecich nie powinno to mieć znaczenia, w końcu dla nich ważna powinna być sama spółka jako taka, będąca przecież odrębnym podmiotem praw i obowiązków. Nie do końca tak jest. Zostaje bowiem jeszcze odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki. W sytuacji, gdy egzekucja z majątku firmy okaże się niemożliwa, to właśnie zarząd odpowiada swoim majątkiem prywatnym. Co zatem w sytuacji, gdy w spółce funkcjonuje zarządca faktyczny, który nie został powołany do zarządu na podstawie potrzebnej uchwały?
Zarząd jako organ prowadzący sprawy spółki
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zarząd jest organem obligatoryjnym. To właśnie jego członkowie podejmują decyzje dotyczące bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa, zawierają umowy, odpowiadają za prawidłowe prowadzenie jej spraw, a także reprezentują spółkę przed kontrahentami, organami publicznymi i sądami.
Zgodnie z przepisami Kodeks spółek handlowych członkowie zarządu powoływani są uchwałą zgromadzenia wspólników, chyba że umowa spółki przewiduje inny sposób powołania. Oznacza to, że podstawowym trybem obsadzania wspomnianego organu jest formalna decyzja wspólników spółki.
Jednocześnie przepisy określają również zasady wygaśnięcia mandatu członka zarządu. W typowej sytuacji mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Umowa spółki może jednak zmieniać tę regułę.
Zarządca faktyczny – brak formalnego powołania
Co do zasady dana osoba staje się członkiem zarządu w chwili jej powołania, na podstawie stosownej uchwały. Następnie informację o powołaniu zgłasza się do KRS. Jednakże w wielu firmach to nie członkowie zarządu prowadzą jej sprawy, a tzw. zarządca faktyczny, czyli osoba, która nigdy nie została powołana do zarządu, została „powołana” na podstawie nieważnej uchwały lub jej mandat wygasł i nie został przedłużony.
W praktyce na rynku istnieją takie firmy, które do spraw formalnych, w tym do dokumentacji korporacyjnej, podchodzą raczej w sposób mocno „swobodny”. Dotyczy to przede wszystkim mniejszych spółek, w których wspólnicy i członkowie zarządu często są tymi samymi osobami. Zdarza się, że kadencja zarządu formalnie wygasła, lecz spółka nadal funkcjonuje w tym samym składzie osobowym. Dotychczasowi członkowie zarządu podpisują umowy, reprezentują spółkę w relacjach z kontrahentami, składają sprawozdania finansowe czy dokonują zgłoszeń do rejestru przedsiębiorców. Może się również zdarzyć, że zarząd zostaje prawidłowo powołany, a zarządca faktyczny działa „zza kulis”. Jest nim np. większościowy wspólnik. Wydaje on polecenia formalnym członkom zarządu lub bezpośrednio pracownikom, wpływa na treść podpisywanych umów, a także decyduje o przepływach finansowych.
Warto jednak sobie uświadomić, że taki zarządca nie działa w próżni. Po pierwsze jego wybory oddziałują nie tylko na spółkę, ale również na inne podmioty gospodarcze oraz organy administracyjne, a po drugie – siłą rzeczy – o jego funkcji kierowniczej muszą wiedzieć członkowie zarządu oraz wspólnicy. Co zatem w sytuacji, gdy firma narobi sobie długów i do zarządu zgłoszą się wierzyciele? Czy odpowiedzialne będą wyłącznie osoby widniejące w KRS, czy również zarządcy faktyczni?
Czy można zostać członkiem zarządu bez uchwały?
W prawie cywilnym, a więc również w prawie handlowym, funkcjonuje pojęcie czynności dokonanych „per facta concludentia”. Chodzi tu o dorozumiane oświadczenia woli, w których wola osoby dokonującej daną czynność prawną nie jest wyrażona wprost (słowami czy też na piśmie), ale wynika w sposób jednoznaczny z jej zachowania.
Koncepcja ta oznacza, że zamiar dokonania określonej czynności może wynikać nie tylko z wyraźnego oświadczenia woli, lecz także z zachowania stron, które wyraźnie wskazuje na ich wolę wywołania określonych skutków prawnych. Powyższe można odnieść do modelu funkcjonowania spółek kapitałowych – może mieć miejsce powołanie do zarządu spółki z o.o. przez fakt dokonany. Potwierdził to Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 12 września 2025 roku (sygn. akt: VII AGa 7/25). Sąd ten wskazał, że brak formalnej uchwały o powołaniu nie musi automatycznie oznaczać, że dana osoba nie pełniła funkcji członka zarządu.
Sąd podkreślił, że jeżeli określona osoba faktycznie prowadziła sprawy spółki, reprezentowała ją wobec kontrahentów oraz była akceptowana przez wspólników jako członek zarządu, to w pewnych sytuacjach można przyjąć, że doszło do dorozumianego powołania do pełnienia tej funkcji. Brak dowodu na to, aby istniały w formie pisemnej uchwały o odnowieniu członkom zarządu mandatu na kolejne kadencje (o powołaniu na kolejne kadencje), nie stoi na przeszkodzie ocenie, że byli oni powoływani w formie uchwał podejmowanych per facta concludentia. Przepisy ksh nie sprzeciwiają się takiej konstrukcji prawnej, w szczególności, gdy chodzi o dochowanie określonej formy czynności prawnej. Choć uchwały zgromadzenia wspólników spółki z o.o. powinny mieć formę pisemną, to wymóg ten nie stanowi warunku ich ważności. Wniosek taki jest uzasadniony zwłaszcza wtedy, gdy niesporne okoliczności faktyczne jednoznacznie wskazują na dorozumianą wolę wspólników utrzymywania składu zarządu w jego pierwotnym składzie i odnawiania mu mandatu.
Powyższy wyrok ma szczególne znaczenie w sprawach dotyczących odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania spółki, o której mowa w art. 299 ksh. Przepis ten przewiduje, że w przypadku bezskuteczności egzekucji z majątku spółki jej zobowiązania mogą obciążać członków zarządu. W praktyce oznacza to, że osoba faktycznie zarządzająca spółką nie może uniknąć odpowiedzialności jedynie poprzez wskazanie braku formalnej uchwały o powołaniu.
Zarządca faktyczny, czyli osoba faktycznie wykonująca funkcję członka zarządu
Jednym z kluczowych argumentów przemawiających za uznaniem dorozumianego powołania zarządcy faktycznego jako członka zarządu jest fakt rzeczywistego dokonywania przez niego czynności właściwych dla zarządu spółki. Do takich czynności należą w szczególności:
- reprezentowanie spółki przy zawieraniu umów,
- prowadzenie negocjacji handlowych,
- podpisywanie dokumentów finansowych,
- składanie sprawozdań finansowych do rejestru przedsiębiorców,
- podejmowanie decyzji dotyczących działalności gospodarczej spółki.
Jeżeli działania te są podejmowane w sposób jawny i akceptowany przez wspólników, mogą one świadczyć o „dorozumianym” składzie zarządu.
Istotną rolę odgrywa również wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Krajowy Rejestr Sądowy. Wpis członka zarządu do rejestru jest ważnym elementem potwierdzającym sposób reprezentacji spółki. Jeżeli dana osoba przez długi czas figuruje w KRS jako członek zarządu i faktycznie wykonuje związane z tym funkcje, trudno uznać, że nie pełniła tej funkcji jedynie z powodu braku formalnej uchwały.
Ponadto ważne dla oceny działania, jako zarządca faktyczny, jest także struktura własnościowa spółki. W szczególności dotyczy to podmiotów, w których wspólnicy są jednocześnie członkami zarządu. W takich przypadkach decyzje dotyczące funkcjonowania spółki często podejmowane są w sposób mniej sformalizowany. Jeżeli wspólnicy – mający większość udziałów – akceptują określony skład zarządu i pozwalają mu prowadzić sprawy spółki, można przyjąć, że w sposób dorozumiany wyrazili zgodę na dalsze pełnienie funkcji przez te osoby.
Zarządca faktyczny a odpowiedzialność
Dorozumiane powołanie do zarządu łączy się nierozerwalnie z kwestią odpowiedzialności zarządcy faktycznego. Z punktu widzenia ochrony wierzycieli spółki istotne jest, aby osoby faktycznie zarządzające przedsiębiorstwem ponosiły odpowiedzialność za swoje działania. W przeciwnym razie łatwo byłoby uniknąć odpowiedzialności poprzez celowe zaniedbania w dokumentacji korporacyjnej.
Największe znaczenie ma odpowiedzialność za zobowiązania spółki w sytuacji, gdy egzekucja z jej majątku okazuje się bezskuteczna. Odpowiedzialność taka została przewidziana w art. 299 ksh, który stanowi jeden z najważniejszych mechanizmów ochrony wierzycieli spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Zgodnie z tym przepisem członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za zobowiązania spółki, jeżeli egzekucja przeciwko niej okaże się bezskuteczna. W praktyce oznacza to, że wierzyciel może dochodzić swojej należności bezpośrednio od członków zarządu.
Jednocześnie sądy gospodarcze nie mają wątpliwości, że odpowiedzialność ta nie może być uchylona wyłącznie poprzez powoływanie się na brak formalnego powołania do zarządu. Jeżeli bowiem określona osoba faktycznie kierowała działalnością spółki i podejmowała decyzje zarządcze, trudno uznać, że powinna być całkowicie zwolniona z odpowiedzialności.
Analogiczne zasady obowiązują w przypadku odpowiedzialności podatkowej. Zgodnie z art. 116 Ordynacji podatkowej zarządca faktyczny może odpowiadać za zaległości podatkowe spółki, jeżeli z jej majątku nie da się ich wyegzekwować. Tutaj również za długi odpowiada nie tylko formalny zarząd, ale też osoba, która faktycznie zarządzała sprawami spółki.
W omawianych okolicznościach może mieć również miejsce instytucja „przebicia zasłony korporacyjnej”. W sytuacjach nadużyć sądy mogą ignorować formalną strukturę spółki i pociągnąć do odpowiedzialności osobę, która faktycznie za nią stoi i wykorzystuje ją do celów prywatnych lub przestępczych. Przebicie najczęściej następuje w przypadku nadużyć, oszustw lub wykorzystania spółki do celów nielegalnych.
