Poradnik Przedsiębiorcy

Rezygnacja z funkcji członka zarządu w spółce z o.o. - jak ją złożyć?

Wygaśnięcie mandatu członka zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może nastąpić w sposób zwykły tzn. po upływie okresu pełnienia funkcji, na jaką członek zarządu został powołany, jak również na skutek nagłego przerwania okresu pełnienia funkcji, w tym rezygnacji z pełnienia tej funkcji. Z art. 202 § 5 Kodeksu spółek handlowych (ksh) w zw. z art. 746 § 2 Kodeksu cywilnego (kc) wynika, że rezygnacja z funkcji członka zarządu może nastąpić w każdej chwili.

Czym jest rezygnacja z funkcji członka zarządu?

Rezygnacja z funkcji członka zarządu jest jednostronną czynnością prawną skuteczną z chwilą dojścia oświadczenia o rezygnacji do spółki. Jest to oświadczenie woli w rozumieniu art. 61 kc. Z tego względu uważa się, że oświadczenie woli członka zarządu stanowiące rezygnację z pełnionej funkcji jest złożone spółce (adresatowi oświadczenia) z chwilą, gdy doszło ono do wiadomości spółki w taki sposób, że mogła się ona zapoznać z jego treścią. Aby to było możliwe, należy przesłać pisemne oświadczenie na adres siedziby spółki. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy siedziba zarządu i siedziba spółki nie są tożsame – wówczas oświadczenie należy doręczyć na adres siedziby zarządu spółki.

Rezygnacja nie wymaga zgody spółki ani jej przyjęcia, ponieważ jest to jednostronna decyzja członka zarządu. W przypadku złożenia rezygnacji nie jest konieczne odwoływanie członka zarządu ze składu zarządu odrębnym aktem. Wygaśnięcie mandatu następuje przez skuteczne złożenie spółce oświadczenia o rezygnacji z udziału w zarządzie spółki.

Rezygnacja może nastąpić w trakcie trwania mandatu, a zatem nie dojdzie do rezygnacji, gdy oświadczenie zostanie złożone na zgromadzeniu wspólników zamykającym okres pełnienia funkcji członka zarządu, tzn. zatwierdzającym sprawozdanie za pierwszy lub ostatni rok urzędowania. Rezygnacja może jednak nastąpić na zgromadzeniu, na którym nie zostały podjęte uchwały dotyczące zakończenia pełnienia funkcji członka zarządu.

Rezygnacja z funkcji członka zarządu jest:
-jednostronną czynnością prawną,
-skuteczną z chwilą dojścia do spółki,
-oświadczeniem woli, które nie wymaga jego przyjęcia przez spółkę ani zgody spółki.

W jakiej formie powinno być złożone oświadczenie o rezygnacji?

Przepisy kc o oświadczeniach woli stanowią, że z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. Z uwagi na to, że brak – co do zasady – przepisów wymagających zachowania formy szczególnej dla oświadczenia woli członka zarządu spółki kapitałowej o rezygnacji z funkcji, oświadczenie to w  zasadzie może być wyrażone w dowolnej formie. Należy jednak mieć na uwadze, że za złożeniem powyższego oświadczenia w formie co najmniej pisemnej przemawiają względy praktyczne – potrzeba zapewnienia dowodu złożenia rezygnacji, a także konieczność dołączenia do wniosku o wpis zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego dokumentu potwierdzającego złożenie rezygnacji z funkcji.

Istnieje wyjątek od zasady, że oświadczenie o rezygnacji może być złożone w dowolnej formie. W sytuacji bowiem, gdy wspólnik, któremu przysługują wszystkie udziały lub który jest jedynym wspólnikiem, a udziały przysługują jemu i spółce, pełni jednocześnie funkcję jednoosobowego zarządu, czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga zachowania formy aktu notarialnego. Powyższy wymóg co do formy dotyczy każdej czynności, a zatem również rezygnacji z członkostwa w zarządzie spółki.

Wola złożenia rezygnacji musi być wyrażona w sposób, który umożliwia spółce zapoznanie się z treścią złożonej rezygnacji, tzn. poprzez wysłanie odpowiedniego oświadczenia na adres spółki w taki sposób, że osoby ją reprezentujące będą mogły się z nim zapoznać. Może to być adres fizyczny (np. siedziby spółki lub zarządu) – jeżeli oświadczenie składane jest w formie pisemnej lub adres elektroniczny – jeżeli jest ono składane w formie elektronicznej. Złożenie rezygnacji może polegać również na złożeniu oświadczenia w formie ustnej lub pisemnej (wręczenie) bezpośrednio osobom reprezentującym spółkę.

Oświadczenie woli skierowane do innej osoby dojdzie do skutku, gdy trafi pod właściwy adres, choćby osoba, do której jest skierowane, nie zapoznała się z jego treścią. Wystarczy, że osoba ta miała taką możliwość. Należy pamiętać, że dowód dojścia oświadczenia woli do adresata w taki sposób, że mógł się on zapoznać z jego treścią, obarcza członka zarządu składającego oświadczenie.

Komu należy złożyć oświadczenie o rezygnacji?

Uchwała 7 sędziów Sądu Najwyższego z dnia 31 marca 2016 roku (III CZP 89/15, opubl. OSNC 2016/9/97) rozstrzygnęła dotychczasowe istotne rozbieżności w orzecznictwie w kwestii adresata oświadczenia członka zarządu o rezygnacji z pełnionej funkcji. Sąd Najwyższy przyjął, że oświadczenie woli o rezygnacji jest składane spółce reprezentowanej zgodnie z art. 205 § 2 ksh, tj. wobec jednego członka zarządu lub prokurenta.

Zasadą jest, że zarząd nie tylko prowadzi sprawy spółki, ale i ją reprezentuje. W przypadkach składania rezygnacji przez część osób wchodzących w skład zarządu – jedną z nich lub więcej (ale nie wszystkie) – stosuje się powyższą zasadę reprezentacji spółki, a więc uprawnionym do odbioru oświadczenia jest jedyny pozostały członek zarządu lub też jeden z pozostałych członków czy też prokurent. W praktyce oznacza to, że oświadczenie o rezygnacji doręczone pod adres spółki dochodzi do skutku z chwilą uzyskania przez pozostałego członka zarządu lub prokurenta możliwości zapoznania się z treścią tego oświadczenia w zwykłym toku czynności.

Zdaniem Sądu Najwyższego powyższą zasadę należy zastosować również, gdy rezygnację składa członek zarządu jednoosobowego lub ostatni członek zarządu wieloosobowego albo gdy składają ją jednocześnie wszyscy członkowie zarządu wieloosobowego, a spółka nie ma prokurenta.  W tym wypadku oświadczenie członka zarządu jednoosobowego lub ostatniego członka zarządu wieloosobowego albo wszystkich członków zarządu wieloosobowego rezygnujących jednocześnie staje się skuteczne z chwilą doręczenia na adres spółki w sposób umożliwiający podjęcie niezbędnych działań związanych z rezygnacją. Ponadto Sąd Najwyższy wskazuje na możliwość złożenia rezygnacji przez jedynego członka zarządu  ustanowionemu przez siebie w celu złożenia rezygnacji pełnomocnikowi. Taka możliwość nie jest wykluczona, jednakże powołanie pełnomocnika nie jest konieczne.

Należy pamiętać o istotnym wyjątku, jakim jest sytuacja, gdy jedyny członek zarządu jest zarazem jedynym wspólnikiem spółki z o.o., ponieważ wówczas jego oświadczenie musi przybrać formę aktu notarialnego, a zatem nie jest ono wprost składane spółce. Wypis tego aktu notariusz przesyła do sądu rejestrowego, a członek zarządu powinien zawiadomić spółkę w dowolnej formie o złożeniu oświadczenia o rezygnacji w formie aktu notarialnego.

Jakie są skutki rezygnacji z funkcji?

Rezygnacja z pełnienia funkcji członka zarządu w spółce z o.o. prowadzi do wygaśnięcia z mocy prawa korporacyjnego stosunku członkostwa w zarządzie spółki z chwilą zakomunikowania woli rezygnacji odpowiedniemu organowi spółki.

Złożenie rezygnacji przez członka zarządu wywołuje zatem – co do zasady – skutek z upływem dnia,  w którym ta rezygnacja jest składana. Istnieje jednak możliwość oznaczenia w treści oświadczenia o rezygnacji innego terminu w przyszłości, od którego rezygnacja wywoła skutki prawne, np. rezygnacja ze skutkiem od pierwszego dnia następnego miesiąca.

Odpowiedzialność odszkodowawcza członka zarządu w przypadku rezygnacji z pełnionej funkcji – kiedy występuje?

Członek zarządu spółki z o.o. może zrezygnować z pełnionej funkcji w każdym czasie bez podawania przyczyny. Interes członka zarządu w rezygnacji ma pierwszeństwo przed interesem spółki. Jeśli pełnienie funkcji w zarządzie jest odpłatne, co jest regułą w spółkach kapitałowych, a członek zarządu składa rezygnację bez ważnego powodu, odpowiada za szkodę wyrządzoną spółce z powodu takiej „nieuzasadnionej” rezygnacji.

Członek zarządu, który pełni swoją funkcję odpłatnie, powinien uzasadnić swoją rezygnację i wskazać jej powody, aby nie narazić się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki za nieuzasadnione złożenie rezygnacji. Nieodpłatne pełnienie funkcji w zarządzie nie wiąże się z kolei z powyższą odpowiedzialnością, dlatego też wskazywanie przyczyny rezygnacji nie jest konieczne.

Kodeks spółek handlowych stanowi, że do złożenia rezygnacji przez członka zarządu stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie. Z powyższych przepisów wynika, że nie jest możliwe ograniczenie możliwości złożenia rezygnacji z funkcji członka zarządu. Zabronione jest zastrzeżenie w umowie spółki lub też innym dokumencie, np. w kontrakcie menedżerskim łączącym spółkę z członkiem zarządu, że wyłączona jest dopuszczalność rezygnacji z funkcji członka zarządu z ważnych powodów. Takie zastrzeżenie umowne pozostanie nieważne.

Brak ważnego powodu do rezygnacji nie oznacza, że oświadczenie o rezygnacji staje się bezskuteczne, jednak może uzasadniać odpowiedzialność odszkodowawczą. Przyjmuje się, że w sytuacji, gdy zaistnieje ważny powód rezygnacji, nie istnieje podstawa do pociągnięcia członka zarządu do odpowiedzialności odszkodowawczej. Wśród ważnych powodów można wymienić:

  • chorobę,

  • trudną sytuację życiową,

  • zmianę miejsca zamieszkania,

  • utratę zaufania do innych członków zarządu, rady nadzorczej czy wspólników

  • zaległości spółki w realizacji zobowiązań wobec członka zarządu.

Jeżeli natomiast członek zarządu złoży rezygnację bez ważnego powodu (np. dla podjęcia działalności konkurencyjnej, lekkomyślnie, dla podjęcia lepiej wynagradzanej funkcji), spółka będzie mogła żądać odszkodowania. Podstawą prawną odpowiedzialności członka zarządu stanowią wówczas przepisy kc o umowie zlecenia (art. 746 § 2 kc) w zw. z art. 202 § 5 ksh.