Prowadzenie działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawsze wiąże się z koniecznością odbywania zgromadzeń wspólników. Okazuje się, że również zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników jest na tyle ważną kwestią, iż ustawodawca postanowił uregulować ją bardzo dokładnie w przepisach Kodeksu spółek handlowych.
Czym jest zgromadzenie wspólników?
Zgromadzenie wspólników występuje w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki komandytowej. Jest to organ władzy właścicielskiej, który podejmuje kluczowe decyzje związane z rozwojem danej spółki.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami zgromadzenie wspólników może prowadzić swoje obrady w dwóch formach:
- zwyczajnej, która odbywa się co do zasady raz w roku, nie później jednak niż w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia danego roku obrotowego;
- nadzwyczajnej, która odbywa się, gdy zaistnieje taka potrzeba (np. w związku z koniecznością wprowadzenia zmian do umowy spółki, zmian osobowych w organach spółki, przekształcenia lub likwidacji spółki). Ten rodzaj zgromadzenia wspólników charakteryzuje się dowolną ilością – nadzwyczajne zgromadzenia powoływane są z reguły w bardzo istotnych sprawach dla spółki.
Na zgromadzeniu wspólników podejmowane są uchwały, które następnie podlegają odpowiedniemu wykonaniu. Dla ważności uchwał konieczne jest zebranie tzw. quorum, a więc minimalnej liczby wspólników potrzebnej do podjęcia ważnej i skutecznej uchwały. Jeśli quorum nie zostanie zebrane, to podjęta uchwała nie może być uznana za ważną. Ustawodawca wiąże z głosowaniem sposób zawiadamiania wspólników o planowanym zgromadzeniu.
Zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników
Spółki z o.o. mogą składać się tak naprawdę z nieograniczonej liczby wspólników. Im większa będzie ich liczba, tym trudniejsze może okazać się zwołanie wszystkich osób do jednego miejsca celem odbycia zwyczajnego lub nadzwyczajnego zgromadzenia.
Kwestia prawidłowego dokonywania zaproszeń wspólników została bardzo dokładnie uregulowana w treści art. 238 ksh, zgodnie z którym zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej 2 tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
W zaproszeniu należy oznaczyć:
- dzień;
- godzinę;
- miejsce zgromadzenia wspólników;
- szczegółowy porządek obrad;
- w przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać również istotne elementy treści proponowanych zmian;
- w przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.
Ustne zaproszenia na zgromadzenie wspólników nie jest prawidłowe, nawet gdy dana osoba wyraziła zgodę na taką formę komunikacji ze spółką. Pisemna forma istnieje po to, by w przypadku konfliktów pomiędzy wspólnikami można było z łatwością wykazać, czy wszyscy z nich otrzymali powiadomienie o dniu odbycia zwyczajnego lub nadzwyczajnego zgromadzenia.
Pamiętajmy, że przepis art. 238 ksh ma w charakter bezwzględnie obowiązujący i uregulowany w nim sposób zawiadamiania wspólników o zgromadzeniu nie może zostać zmieniony w umowie spółki z o.o. Dopuszczalne jest jednak określenie w niej dodatkowych sposobów poinformowania wspólników o zgromadzeniu, byleby tylko nie naruszało to pisemnej formy zaproszenia.
Przykład 1.
Czy spółka z o.o. może zadecydować o ustnym zapraszaniu wspólników na zwyczajne zgromadzenia wspólników za ich pełną zgodą i w sytuacji, gdy odbywają się one od wielu lat tego samego dnia każdego roku?
Nie, ponieważ bez względu na rodzaj zgromadzenia wspólników zaproszenie na obrady zawsze musi mieć formę pisemną. Znaczenia nie ma tutaj również zgoda wszystkich wspólników na to, by zaproszenia odbywały się w formie ustnej.
Przykład 2.
Czy spółka z o.o. może zadecydować o podwójnej formie zaproszeń na obrady zgromadzenia wspólników, tj. formie pisemnej i ustnej?
Tak, pod warunkiem że forma pisemna będzie stosowana zgodnie z przepisami zawartymi w ksh, tj. zaproszenie pisemne zostanie wystosowane zgodnie z obowiązującymi terminami. W takim przypadku zaproszenie ustne może poprzedzać zaproszenie pisemne albo następować już po nim.
Przykład 3.
Czy spółka z o.o. może samodzielnie zmienić zasady dokonywania zaproszeń na zgromadzenia wspólników?
Jeśli zasady te stałyby w sprzeczności z postanowieniami Kodeksu spółek handlowych (np. co do terminu wysyłania zaproszeń lub formy innej niż pisemna), to nie są one dozwolone. Jeżeli jednak nowe reguły uzupełniałyby regulacje kodeksowe, to są one dopuszczalne (np. stosowanie zaproszeń w formie aktu notarialnego, a nie zwykłej formie pisemnej).
Skutki wadliwego zawiadomienia o zgromadzeniu wspólników
Mimo że zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników wydaje się błahą czynnością, to jednak błędy w tym zakresie mogą wywoływać ważne skutki prawne. Jeśli zawiadomienie będzie wadliwe (np. nie zostanie sporządzone w formie pisemnej lub elektronicznej albo nie będzie zawierało wymaganych przez Kodeks spółek handlowych informacji) albo gdy chociażby jeden wspólnik nie zostanie w ogóle zawiadomiony o zgromadzeniu, wówczas przysługuje mu prawo do wytoczenia powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały na podstawie art. 252 § 1 ksh.
Warto jednak w tym miejscu zaznaczyć, że jeśli pomimo wadliwego zaproszenia wspólnik pojawił się na zgromadzeniu wspólników i brał udział w głosowaniu nad uchwałą, to wówczas złe zaproszenie nie wywołuje żadnych skutków prawnych – uważamy, że zostało ono doręczone w prawidłowy sposób. Jeżeli jednak wspólnik nie miał czasu przygotować się do zebrania, wówczas można przyjąć, że zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników było dokonane wadliwie.
Przykład 4.
Czy wspólnik sp. z o.o. zawiadomiony o zgromadzeniu wspólników na 2 dni przed terminem obrad może zakwestionować uchwały, które zostaną podjęte?
Tak, jeśli będzie w stanie wykazać, że dowiedział się o zgromadzeniu w zbyt krótkim czasie i nie mógł należycie przygotować się do obrad. W takim przypadku, nawet jeśli uchwała zostanie podjęta przez zgromadzenie, to wspólnik, który został wadliwie zawiadomiony o obradach, może wnieść pozew o stwierdzenie nieważności danej uchwały lub wszystkich uchwał, które zostały podjęte.
Przykład 5.
Czy wspólnik, który nie został zawiadomiony o zgromadzeniu wspólników, lecz pojawił się na nim, bo dowiedział się o jego terminie od innego wspólnika, ma prawo kwestionować zapadłe uchwały?
Tak, ale tylko w przypadku, gdy wykaże, że potrzebował czasu na przygotowanie się do obrad, a nie został mu on udzielony. Jeśli jednak wspólnik pojawił się na zgromadzeniu i nie sprawiało mu problemu głosowanie nad każdą uchwałą, to wtedy nie ma możliwości ich zaskarżania na drodze powództwa sądowego.
Przykład 6.
Czy wspólnik, który nie został zawiadomiony o odbyciu zgromadzenia wspólników, musi zaskarżyć zapadłe na nim uchwały?
Nie, ponieważ możliwość unieważnienia uchwał jest prawem, a nie obowiązkiem wspólnika. Jeśli więc wspólnik zgadza się z treścią podjętych uchwał, to nie musi ich zaskarżać do sądu.
Podsumowanie
Wszyscy wspólnicy sp. z o.o. muszą być zawiadomieni o zgromadzeniu wspólników na piśmie lub w formie elektronicznej na co najmniej 2 tygodnie przed planowanym terminem obrad. Jeśli zaproszenie nie będzie zawierało w sobie wymaganych ustawą elementów lub nie zostanie skutecznie doręczone wspólnikowi, to podjęte na zgromadzeniu uchwały mogą być skutecznie zakwestionowane przez nieobecnego. W tym celu należy wytoczyć powództwo przeciwko spółce na podstawie art. 252 § 1 ksh.
