Udział w zgromadzeniu wspólników w formie online a KSH

3 września 2019 roku weszły w życie nowe regulacje Kodeksu spółek handlowych, które wprowadzają możliwość przeprowadzenia i udziału w zgromadzeniu wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Jakie ułatwienia wprowadza nowy przepis? Czy spółka nadal będzie zobligowana do zwoływania fizycznych zgromadzeń? Sprawdźmy, czy udział w zgromadzeniu wspólników w formie online jest możliwy.

Zwoływanie walnych zgromadzeń

Nie ulega wątpliwości, iż prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością związane jest z szeregiem obowiązków ciążących na wspólnikach.

Jednym z nich jest konieczność przeprowadzenia walnego zgromadzenia. Zgromadzenie wspólników, jako organ o charakterze uchwałodawczym, decyduje o najważniejszych sprawach spółki.

Z praktycznego punktu widzenia zwoływanie przedmiotowych zgromadzeń wiąże się niejednokrotnie z szeregiem problemów natury logistycznej. Wspólnikami spółek są bowiem nierzadko osoby bądź podmioty zamieszkujące lub posiadające siedzibę w różnych miejscach w kraju, jak również za granicą.

Rozwiązanie tego problemu umożliwił ustawodawca, który dokonując nowelizacji przepisów Kodeksu spółek handlowych (dalej jako KSH), wprowadził znaczne ułatwienie w zakresie uczestnictwa wspólników spółki w walnym zgromadzeniu, wzorując się przy tym na regulacjach dotyczących spółek akcyjnych, gdzie zgodnie z art. 406⁵ KSH statut spółki może dopuszczać udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Stan przed nowelizacją

Dla przypomnienia warto wskazać, iż przed wprowadzeniem w życie przedmiotowej nowelizacji, zgodnie z przepisami KSH, zgromadzenia wspólników odbywały się w siedzibie spółki, a jedynie wyjątkowo w innym miejscu na terenie kraju, jeżeli taką możliwość przewidywała umowa spółki bądź wszyscy wspólnicy wyrazili zgodę na odbycie zgromadzenia poza siedzibą spółki.

Co nowego?

3 września 2019 roku weszły w życie przepisy ustawy nowelizującej dotychczasowe regulacje kodeksowe. Wśród wprowadzonych zmian ustawodawca dodał art. 234¹ KSH, zgodnie z którym „umowa spółki może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej”.

Nie ulega wątpliwości, iż sposobność wprowadzenia do umowy spółki zapisu umożliwiającego udział w zgromadzeniu wspólników w formie online pozwala odformalizować dotychczasowe wymogi uczestnictwa wspólników spółki w zgromadzeniu. Przedmiotowy przepis wprowadza możliwość wykorzystania środków komunikacji elektronicznej, w szczególności w zakresie:

1. Transmisji obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym. Transmisja taka może polegać na przekazywaniu „na żywo” obrazu oraz dźwięku w miejscu obrad za pomocą przekazu internetowego, telewizyjnego, przy użyciu monitora komputerowego, telefonu lub telebimu.

Przykład 1.

W ramach transmisji wspólnik, który nie jest obecny fizycznie na zgromadzeniu, ale ustanowił pełnomocnika upoważnionego do udziału w zebraniu, może monitorować przebieg obrad, a następnie przekazywać instrukcje dotyczące głosowania.

2. Dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników.

Przykład 2.

Wspólnik przebywający poza miejscem, w którym odbywa się zgromadzenie, ma możliwość faktycznego wypowiadania się w sprawach na nim poruszanych, może w szczególności przedstawiać swoje stanowisko w dyskusji, zgłaszać wnioski porządkowe czy prezentować projekty uchwał. Należy jednak pamiętać, że wspólnik, który zdecydował się na tę formę komunikacji, nie posiada prawa do oddania głosu.

3. Wykonywaniu osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników. Ostatnia przewidziana przez ustawodawcę forma gwarantuje wspólnikowi udział w zgromadzeniu wraz z pełnią praw z tym związanych. W szczególności wspólnik może wykonywać prawo głosu zarówno osobiście, jak również przez pełnomocnika. 

Umożliwienie skorzystania przez wspólników z tego sposobu uczestnictwa w zgromadzeniu jest jednoznaczne z zapewnieniem przez spółkę transmisji obrad zgromadzenia oraz dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, co jest oczywiście podyktowane koniecznością zagwarantowania wspólnikowi dostępu do śledzenie obrad oraz do zabierania prawa głosu. W tym miejscu należy wskazać, iż zgodnie z art. 234¹ § 2 KSH w sytuacji, w której umowa spółki dopuszcza udział w zgromadzeniu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, udział wspólników w zgromadzeniu podlega jedynie wymaganiom oraz ograniczeniom, które są konieczne do identyfikacji wspólników oraz zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Analiza omawianej regulacji prowadzi do jednoznacznego wniosku, iż dopuszczalność wykorzystania środków komunikacji elektronicznej przy przeprowadzeniu zgromadzenia wspólników musi zostać wyraźnie zastrzeżona w umowie spółki. Niewątpliwie katalog sposobów komunikacji elektronicznej, który został zawarty w treści art. 234¹ KSH, ma charakter otwarty. W konsekwencji powyższego postanowienia umowy dopuszczające możliwość udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków elektronicznych powinny jednoznacznie wskazywać sposoby uczestnictwa, które dozwolone są w danej spółce, jak również określać uprawnienia, które mogą być w związku z tym wykonane.

Pierwszym z wymienionych przez ustawodawcę przykładowych środków komunikacji elektronicznej jest transmisja obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym. W uzasadnieniu projektu wprowadzonej regulacji ustawodawca wskazał, iż telezgromadzenie może polegać w szczególności na transmitowaniu drogą elektroniczną obrad zgromadzenia, które odbywa się w miejscu wskazanym w umowie spółki do innych miejsc, w których znajdują się wspólnicy spółki. Dodatkowo należy pamiętać, iż w przypadku skorzystania z uprawnienia do przeprowadzenia transmisji obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym, jedna z lokalizacji, w której prowadzone jest zgromadzenie, powinna znajdować się w siedzibie spółki bądź innym miejscu na terenie Rzeczypospolitej, na które wszyscy wspólnicy wyrazili zgodę. Ponadto miejsce, w którym zebrała się część wspólników, ale niebędące jednocześnie siedzibą spółki, musi zostać uprzednio przez spółkę określone. Telezgromadzenie może zatem zostać przeprowadzone jedynie w przypadku, gdy miejsca, w których przebywają wspólnicy, zostały wcześniej wyznaczone przez spółkę. Analogicznie sytuacja wygląda w przypadku wideokonferencji, gdzie oprócz emisji dźwięku oraz obrazu wspólnicy uzyskują dodatkowo możliwość wypowiadania się w toku zgromadzenia. Tego rodzaju spotkania będą miały miejsce, gdy stosowne oprogramowanie zapewni transmisję audio oraz wideo w czasie rzeczywistym. W takiej sytuacji również konieczne jest, aby miejsce, w którym będą fizycznie przebywali prowadzący zgromadzenie oraz protokolant, zostały wskazane przez spółkę.

Należy wyraźnie zaznaczyć, iż wprowadzenie możliwości przeprowadzenia zgromadzenia wspólników przy użyciu środków komunikacji elektronicznej nie wyłącza możliwości udziału w takim zgromadzeniu pełnomocnika wspólnika. Przed odbyciem spotkania wspólnik jest jednak zobligowany do dostarczenia do spółki pełnomocnictwa udzielonego swojemu pełnomocnikowi, które przekazuje spółce w formie pisemnej. W przeciwnym wypadku zarząd może odmówić pełnomocnikowi udziału w zgromadzeniu wspólników.

Protokół oraz uchwały podjęte na zgromadzeniu przeprowadzonym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Przeprowadzenie zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia z konieczności jego protokołowania. Do protokołu konieczne jest załączenie listy obecności z podpisami osób uczestniczących w zgromadzeniu oraz listę wspólników, którzy głosowali na zasadach przewidzianych w trybie art. 234¹ KSH. Wskazać przy tym należy, iż zgodnie z art. 248 § 2 KSH podpisy osób, które uczestniczyły w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, nie są w takim przypadku wymagane.

Również w zakresie uchwał podejmowanych przez zgromadzenie odbywające się na zasadach przewidzianych w art. 234¹ KSH ustawodawca nie przewiduje znacznych odstępstw od zasad ogólnych. W szczególności uchwały takiego zgromadzenia powinny zostać wpisane do księgi protokołów, a następnie podpisane przez osoby obecne na zgromadzeniu bądź przynajmniej przewodniczącego i osobę, która w świetle art. 248 § 1 KSH jest upoważniona do sporządzania protokołów.

Udział w zgromadzeniu wspólników w formie online a charakter regulacji art. 234¹ KSH

W tym miejscu należy wyraźnie zaznaczyć, iż wprowadzona ustawą nowelizującą regulacja umożliwiająca udział w zgromadzeniu wspólników w formie online ma charakter fakultatywny. W konsekwencji powyższego spółka nie ma obowiązku wprowadzenia przedmiotowych regulacji do umowy spółki. Jedynym skutkiem nieuregulowania omawianej kwestii w treści umowy jest zatem brak możliwości skorzystania przez wspólników z tej formy uczestnictwa w zgromadzeniu.