Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiana urzędu skarbowego – jak przeprowadzić i gdzie składać deklaracje?

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą zobowiązany jest do składania deklaracji podatkowych oraz rozliczania podatków, które musi odprowadzać we właściwym urzędzie skarbowym. W przypadku zmiany miejsca zamieszkania może nastąpić również zmiana urzędu skarbowego. Jak określić właściwość miejscową urzędu skarbowego oraz w jaki sposób przeprowadzić jego zmianę? Czy osoba fizyczna przeprowadza zmianę urzędu skarbowego w taki sam sposób jak przedsiębiorca? Wyjaśniamy w niniejszym artykule.

Właściwość urzędu skarbowego, czyli gdzie rozliczać podatki

Określenie właściwości urzędu skarbowego oznacza wskazanie, do którego urzędu podatnik jest zobowiązany składać deklaracje podatkowe oraz opłacać podatki, jeżeli wyjdą one do zapłaty. Zgodnie z przepisami art. 17 § 1 Ordynacji podatkowej właściwość miejscową urzędu skarbowego określa się według miejsca zamieszkania albo siedziby podatnika. W przypadku osoby fizycznej ustalane to zostaje według miejsca zamieszkania podatnika. Natomiast w przypadku pozostałych osób, innych niż osoby fizyczne, np. spółek cywilnych, urząd właściwy określany jest według adresu siedziby firmy.Art. 17 § 1 Ordynacji podatkowej
„Jeżeli ustawy podatkowe nie stanowią inaczej, właściwość miejscową organów podatkowych ustala się według miejsca zamieszkania albo adresu siedziby podatnika, płatnika, inkasenta lub podmiotu wymienionego w art. 133 § 2”.
Wypełniając deklaracje podatkowe (np. zeznanie roczne, deklaracja VAT), dla których z góry ustawowo nie jest wskazany właściwy urząd skarbowy, z reguły na pierwszej stronie określa się urząd skarbowy właściwy podatnikowi. Do niego następnie składana jest sporządzona deklaracja.

Zmiana miejsca zamieszkania a zmiana urzędu skarbowego

Przedsiębiorca zmienia adres

Zmianę miejsca zamieszkania podatnika prowadzącego działalność gospodarczą należy zgłosić za pomocą wniosku aktualizacyjnego CEIDG- 1, który należy złożyć w urzędzie miasta lub gminy w ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany. Można go złożyć elektronicznie za pomocą profilu zaufanego ePUAP bądź własnego podpisu kwalifikowanego. Na podstawie złożonego CEIDG-1 o zmianie adresu zamieszkania zostanie powiadomiony urząd skarbowy, ZUS oraz GUS. Z uwagi na to, że miejsce zamieszkania dla większości podatników związane jest z właściwością urzędu skarbowego, zmiana adresu zamieszkania może wpłynąć również na zmianę urzędu, któremu będzie podlegał podatnik.

W przypadku spółek wpisanych do KRS wpływ na ustalenie właściwości urzędu skarbowego ma miejsce siedziby firmy. Jeżeli dochodzi do zmiany adresu siedziby spółki, zgłasza się ją na formularzu NIP-8. Natomiast w przypadku spółki cywilnej z uwagi na to, że podatek dochodowy rozliczany jest osobno przez każdego wspólnika, deklaracje roczne oraz wpłatę na poczet podatku dochodowego należy dokonywać do urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres zamieszkania wspólnika. Wspólnicy spółki cywilnej zgłaszają zmianę miejsca prowadzenia działalności na formularzu CEIDG-1.Czynny podatnik VAT oprócz aktualizacji CEIDG-1 musi zgłosić zmianę urzędu skarbowego na formularzu VAT-R, wskazująć nowy urząd skarbowy, któremu podlega.

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności zmienia urząd skarbowy

Gdy osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, zmienia urząd skarbowy w wyniku przeprowadzki, dokonuje zgłoszenia tej zmiany za pomocą formularza ZAP-3, gdy potrzebuje powiadomić urząd o zmianie w trakcie roku. Natomiast w przypadku braku takiej konieczności, gdy zmiana urzędu nastąpi w trakcie roku, podatnik może powiadomić o niej w składanym zeznaniu rocznym PIT-37 w części B formularza.

Zmiana urzędu skarbowego w trakcie okresu rozliczeniowego

Gdy zmiana zamieszkania nastąpi w trakcie okresu rozliczeniowego (miesiąca, kwartału lub roku) i wpłynie równocześnie na zmianę urzędu skarbowego, konieczne będzie ustalenie, do którego urzędu podatnik powinien złożyć deklaracje podatkowe i zapłacić podatek za okres, w którym zmiana nastąpi. Zgodnie z przepisami właściwość urzędu skarbowego określa się na ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego. Zatem zmieniając urząd skarbowy w trakcie miesiąca lub kwartału, należy złożyć deklaracje podatkowe i opłacić podatek do nowego urzędu skarbowego, który będzie właściwy na ostatni dzień danego okresu.

Przykład 1.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT (rozliczający VAT miesięcznie) zmienia miejsce zamieszkania 16 października, co wpłynie na zmianę właściwości urzędu skarbowego. W związku z tym:

  • deklarację VAT-7 i plik JPK_VAT za październik (składane do 25 listopada) powinien przesłać elektronicznie do nowego urzędu skarbowego;
  • zaliczkę na podatek dochodowy za październik (płatną do 20 listopada) wpłaca do nowego urzędu skarbowego;
  • natomiast złożenie deklaracji VAT-7 i JPK_VAT za wrzesień (składane do 25 października) oraz zapłata podatku dochodowego za wrzesień (płatna do 20 października) powinny być dokonane do poprzedniego urzędu skarbowego, gdyż on był właściwy na ostatni dzień miesiąca (czyli 30 września).

Może się zdarzyć, że z przyzwyczajenia podatnik prześle deklarację podatkową do „starego” urzędu skarbowego. Nie oznacza to jednak, że nie wywiązał się z obowiązku podatkowego. Jeżeli podatnik pomyli się i złożył deklarację do niewłaściwego urzędu, wystarczy, że powiadomi o tym urząd skarbowy, któremu obecnie podlega. W takiej sytuacji w praktyce przyjęło się, że urzędy skarbowego przesyłają elektronicznie między sobą deklarację podatnika i nie jest konieczne składanie jej ponownie.

Natomiast w przypadku, gdy podatnik po zmianie urzędu skarbowego będzie musiał skorygować deklaracje podatkowe czy JPK za poprzednie okresy, to mimo że deklaracje pierwotne składał do innego urzędu skarbowego, te korekty składa już do nowego urzędu skarbowego.
Od 2020 roku wraz z wprowadzeniem indywidualnych rachunków podatkowych zmiana urzędu skarbowego nie będzie miała wpływu na opłacanie zobowiązań podatkowych. Zapłata nie będzie już dokonywana na właściwy rachunek podatkowy urzędu skarbowego, któremu podatnik podlega, lecz na indywidualny rachunek bankowy podatnika, który utworzył dla niego urząd. Podatnik zapłaci więc za każdy podatek (VAT, PIT, CIT) oraz inne należności podatkowe na indywidualny rachunek podatkowy, który nie podlega zmianie ze względu na zmianę urzędu skarbowego.