Poradnik Przedsiębiorcy

Carsharing – czym jest i jak go rozliczyć?

Carsharing, czyli usługa samoobsługowego wypożyczania samochodów, funkcjonuje na rynku już od kilkunastu lat. W Polsce pojawiła się stosunkowo niedawno i zdobywa coraz większą popularność. Przedsiębiorcy, którzy posiadają działalność gospodarczą w większych miastach, coraz częściej korzystają z udogodnień w postaci carsharingu. Sprawdź, na czym polega carsharing i jak dokonać jego rozliczenia w KPiR oraz dla celów podatku VAT.

Carsharing – czym dokładnie jest?

Carsharing polega na samoobsługowym wypożyczeniu pojazdu na określony czas, np. na godzinę, pół godziny itd., od firmy posiadającej flotę pojazdów w danym mieście. Carsharing odbywa się poprzez aplikację mobilną, do której należy uprzednio się zarejestrować. Następnie wyświetla ona dostępny, najbliżej zaparkowany pojazd. W większych miastach znajdują się specjalne strefy parkowania, skąd można go zabrać i zwrócić. Samochód otwiera się przy pomocy aplikacji zainstalowanej na telefonie i przeważnie jest już zatankowany. W sytuacji, kiedy zabraknie paliwa, użytkownik może zatankować samochód przy użyciu karty flotowej, która co do zasady powinna znajdować się w pojeździe. Oznacza to, że przedsiębiorca nie ponosi bezpośrednio kosztów związanych z zakupem paliwa do takiego pojazdu.

Rozliczenie faktury za carsharing z tytułu podatku dochodowego

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, aby wydatek mógł zostać zaksięgowany w kosztach, powinien spełniać definicję kosztu uzyskania przychodu – czyli zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. 

Przepisy wskazują, że samochód wykorzystywany w działalności gospodarczej, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, należy rozliczać w ramach ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki.Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Przy czym usługa wypożyczenia pojazdu stanowi tutaj wyjątek, ponieważ nie można jej uznać za wydatek eksploatacyjny. Carsharing ma charakter czynszowy, gdzie przedsiębiorca ponosi opłatę w wysokości adekwatnej do czasu użytkowania samochodu. Dlatego też fakturę należy rozliczyć poza kilometrówką.

Stanowisko to potwierdza interpretacja indywidualna Ministra Finansów z 8 listopada 2013 r. nr DD2/033/55/MWJ/13/RD–111005:

(...) kierując się wykładnią językową art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy CIT uznać należy, że wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej nie są ograniczone limitem określonym w tych przepisach. Przedmiotowe wydatki nie mieszczą się bowiem w kategorii wydatków, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy CIT. Koszty związane z używaniem samochodu osobowego to koszty posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go. Koszty te nie obejmują kosztów związanych z uzyskaniem możliwości używania takiego samochodu. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne. Wydatkami o charakterze eksploatacyjnym nie są wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Są to wydatki na uzyskanie samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu, a zatem są kategorią odrębną od kosztów eksploatacji samochodu. (...)

Księgowaniu w kosztach podlega zatem kwota netto z faktury oraz podatek VAT niepodlegający odliczeniu w rejestrze VAT. Usługę kwalifikujemy jako pozostałe wydatki i księgujemy w kolumnie 13 KPiR.

Faktura za carsharing a odliczenie VAT

Rozliczenie podatku VAT z faktury za carsharing zależy od okresu wykorzystywania pojazdu dla celów działalności. Podatek można odliczyć w całości, pod warunkiem że zostaną spełnione następujące warunki:

  • usługę nabyto wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej,
  • pojazd zgłoszono na druku VAT-26 w urzędzie skarbowym,
  • prowadzona jest szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdu dla celu podatku VAT,
  • sporządzono regulamin wykorzystywania pojazdu w działalności.

Przy czym należy mieć na względzie, że wszystkie wyżej wymienione warunki są fizycznie możliwe do spełnienia w sytuacji, kiedy pojazd w ramach carsharingu jest wykorzystywany w firmie przez dłuższy czas.

W innym wypadku można odliczyć z faktury 50% podatku VAT. Pozostałe 50% podatku stanowi koszt uzyskania przychodu i jest on ujęty wraz z kwotą netto w KPiR.

Carsharing – dla kogo?

Carsharing jest dedykowany w szczególności osobom incydentalnie korzystającym z samochodu. Możliwość wypożyczenia pojazdu przydaje się także w nagłych sytuacjach losowych. Jest to dobra opcja szczególnie dla przedsiębiorców, którzy potrzebują szybkiego i wygodnego środka transportu do poruszania się po mieście lub np. posiadają własny samochód w naprawie. Zdecydowanym plusem carsharingu jest brak obowiązku prowadzenie kilometrówki dla celów podatku dochodowego oraz brak dodatkowych opłat za usługę, tj. opłaty za paliwo, przegląd czy polisę ubezpieczeniową. Stąd też staje się atrakcyjną usługą na rynku, w tym również dla przedsiębiorców.

Jak zaksięgować fakturę za carsharing w wFirma.pl?

Po zalogowaniu do systemu wFirma.pl,przed wprowadzeniem pierwszego wydatku dotyczącego pojazdu należy samochód dodać do ewidencji pojazdów w systemie schematem: EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD. Ważne aby właściwie zdefiniować sposób użytkowania samochodu, o czym więcej w artykule: Dodawanie pojazdu do systemu.

Następnie należy skorzystać z zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT » LEASING LUB DZIERŻAWA SAMOCHODU.

Carsharing, a odliczenie podatku VAT

Kolejnym krokiem jest przypisanie faktury do konkretnego pojazdu, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami system automatycznie odliczy 50% lub 100% podatku VAT, w zależności od przeznaczenia pojazdu (tylko do działalności lub w użytku mieszanym) oraz dokona ujęcia właściwej kwoty wydatku w kosztach uzyskania przychodu - jeśli wartość samochodu ustalona na podstawie wartości przyjętej dla celów ubezpieczenia przekracza limit 150 tys. zł. wówczas opłata za wynajem krótkoterminowy samochodu osobowego zostanie ujęta w kosztach uzyskania przychodu w proporcji do limitu (150 tys. zł).

Sposób księgowania faktury dotyczącej carsharingu szczegółowo omówiono w artykule: Wynajem/dzierżawa krótkoterminowa samochodu osobowego.