Poradnik Przedsiębiorcy

Leasing i najem samochodu - rozliczenie kosztów

Poza kupnem samochodu przedsiębiorcy mają możliwość używania pojazdu w działalności gospodarczej na podstawie innych form finansowania – do najpopularniejszych należą leasing i najem samochodu. Jednak w zależności od wybranej formy finansowania sposób rozliczania kosztów z nim związanych jest inny. Sprawdźmy, która forma jest korzystniejsza.

Leasing samochodu osobowego w firmie – jak rozliczyć opłaty?

Obecnie istnieją 2 formy leasingu: finansowy i operacyjny. Obie formy finansowania różnią się od siebie m.in. czasem trwania umowy, sposobem ujmowania kosztów czy formą własności pojazdu (w którym momencie następuje jego wykup na własność).

Leasing operacyjny – jak przebiega?

W okresie trwania umowy leasingowej przedmiot leasingu stanowi majątek leasingodawcy, przez co leasingobiorca nie ujmuje go w swojej ewidencji środków trwałych ani nie dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Ze względów podatkowych umowy leasingu muszą być sporządzane na określonych zasadach określonych w art. 23b. ust 1. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

  • musi być ona zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne, albo musi zostać zawarta na okres co najmniej 10 lat, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym nieruchomości;
  • suma ustalonych w niej opłat, pomniejszona o należny VAT, musi odpowiadać co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.

Jeżeli zawarta umowa spełnia wskazane powyżej warunki, należy ją uznać za leasing operacyjny. W takiej sytuacji zarówno koszt rat leasingowych, jak i opłaty eksploatacyjne związane z użytkowaniem samochodu stanowią koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem związku z prowadzoną działalnością.Powyższe warunki odnoszą się do ustawowej definicji umowy leasingu operacyjnego. W praktyce umowy zawarte na okres krótszy niż 10 lat również uprawniają do ujmowania w kosztach uzyskania przychodu rat leasingowych i opłat eksploatacyjnych związanych z użytkowaniem samochodu.Zaznaczyć należy, że od 2019 roku występuje limit 150 000 zł dotyczący ujmowania rat leasingu operacyjnego samochodu osobowego w kosztach uzyskania przychodu. W praktyce oznacza to, że comiesięczna rata leasingowa może stanowić koszt uzyskania przychodu jedynie w proporcji do powyższego limitu. Jeśli do faktury dokumentującej opłatę leasingową zostaną doliczone opłaty eksploatacyjne, to od 2019 podlegają one limitowi 75% dla samochodów użytkowanych w działalności oraz prywatnie.

Odliczenie 100% kosztów eksploatacyjnych możliwe jest dla samochodów wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej po spełnieniu określonych warunków, w przypadku czynnych podatników VAT tj. prowadzenie szczegółowej kilometrówki, sporządzenie regulaminu pojazdu w firmie oraz zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego.Dla umów leasingowych zawartych przed 1 stycznia 2019 roku nie występuje limit ujęcia w kosztach podatkowych rat leasingowych do 150 000 zł. Jednakże ograniczenie kosztów eksploatacyjnych od 2019 roku dotyczy wszystkich samochodów osobowych bez względu na datę ich nabycia lub zawarcia umowy leasingowej.Przykład 1.

Przedsiębiorca Michał, który jest podatnikiem VAT zwolnionym, w styczniu 2019 roku zawarł umowę leasingu operacyjnego na samochód o wartości 500 000 zł. Miesięczna rata leasingu operacyjnego wynosi 10 000 zł brutto.

Ze względu na to, że wartość pojazdu wynosi powyżej 150 000 zł do kosztów uzyskania przychodu, przedsiębiorca zaliczy jedynie 30% całej raty leasingowej czyli 3000 zł (150 000/500 000 * 10 000).

Leasing finansowy – ujęcie podatkowe

W przeciwieństwie do leasingu operacyjnego w przypadku leasingu finansowego na mocy art. 23f. ust. 1 pkt. 3a ustawy o PIT, to na leasingobiorcy spoczywa obowiązek wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych oraz dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Dodatkowo, w koszty podatkowe przedsiębiorca będzie mógł ująć część odsetkową raty leasingowej (część kapitałowa nie stanowi kosztu), pod warunkiem związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Należy podkreślić, iż od 2019 roku obowiązuje nowy limit amortyzacji dla samochodów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych, który wynosi 150 000. zł. W związku z tym, gdy wartość początkowa pojazdu przekracza wskazany limit, odpis amortyzacyjny może być księgowany do kosztów podatkowych w proporcji do ustawowego limitu.

Przykład. 2

Przedsiębiorca Stanisław zawarł umowę leasingu finansowego w lutym 2019 roku na samochód osobowy o wartości 300 000 zł. Jaka część odpisów amortyzacyjnych będzie stanowiła u niego koszt uzyskania przychodu?

Z racji tego, że wartość samochodu przekracza ustawowy limit przedsiębiorca do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć może jedynie połowę odpisów amortyzacyjnych, tj. 150 000 zł (300 000/150 000).

Najem samochodu osobowego – czy koszty najmu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Często zdarza się, iż podatnicy zamiast leasingu podpisują umowy najmu samochodów. Do końca 2018 roku czynsz najmu mógł w całości stanowić koszt uzyskania przychodu, a wydatki eksploatacyjne rozliczane były do limitu kilometrówki dla celów PIT. W określonych przypadkach, kiedy umowa najmu długoterminowego opierała się na takich samych zasadach co umowa leasingowa, samochód mógł być rozliczany w ten sam sposób, co samochód w leasingu operacyjnym.

W 2019 roku zmiany w rozliczaniu samochodów osobowych w działalności dotknęły także wynajmowane samochody. Zgodnie z art. 23. ust. 1. pkt. 47a ustawy o PIT wysokość opłat z tytułu najmu samochodu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jedynie do limitu 150 000 zł, analogicznie jak w przypadku leasingu operacyjnego. Wartość samochodu do limitu ustalana jest w oparciu o sporządzoną umowę, w związku z czym podpisując umowę z wynajmującym pojazd, warto dopilnować, aby zawarta została w niej informacja o wartości pojazdu.Art. 23. ust. 1. pkt. 47a ustawy o PIT
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.
Podkreślić należy, iż istnieją także sytuacje, w których samochód wynajmowany jest na krótki okres, gdzie umowa najmu nie jest sporządzana w tak szczegółowy sposób lub nie występuje wcale (np. w przypadku najmu samochodów na minuty). W takim przypadku zgodnie z art. 23 ust. 5d ustawy o PIT dla wynajmu krótkoterminowego samochodu osobowego na okres poniżej 12 miesięcy do limitu opłat należy wziąć pod uwagę wartość pojazdu ustaloną dla celów ubezpieczenia.

Leasing i najem samochodu osobowego – jak wygląda w 2019 roku?

Wraz z wejściem w życie nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych 1 stycznia 2019 roku sposób rozliczania samochodów wynajmowanych oraz samochodów w leasingu operacyjnym został ujednolicony.

W obu przypadkach opłaty leasingowe oraz opłata za najem samochodu osobowego stanowią koszt uzyskania przychodu w proporcji do limitu 150 000 zł. Natomiast koszty eksploatacyjne (np. paliwo, myjnia) rozliczane są na takich samych zasadach, a sposób księgowania uzależniony jest od sposobu wykorzystywania pojazdu w działalności:

  • prywatnie i służbowo – 75% odliczenia kosztów i 50% odliczenia VAT,
  • wyłącznie w działalności – 100% odliczenia kosztów i 100% odliczenia VAT.

Warunkiem odliczenia 100% kosztów i podatku VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, zgłoszenie samochodu do urzędu skarbowego na druku VAT-26 oraz stworzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie. W przypadku podatników zwolnionych z VAT ustawodawca nie doprecyzował, w jaki sposób nastąpić ma udowodnienie wykorzystywania pojazdu tylko do działalności.

Podsumowując, leasing i najem samochodu osobowego są alternatywnym rozwiązaniem dla wielu przedsiębiorców. Należy jednak pamiętać, że w zależności od wybranej formy finansowania pojazdu w działalności gospodarczej - sposób rozliczenia ponoszonych kosztów jest inny.