Poradnik Przedsiębiorcy

Rejestr VAT - które zdarzenia należy w nim ujmować?

Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku od towarów i usług mają obowiązek prowadzenia właściwej ewidencji dla celów rozliczania VAT czyli rejestr VAT. Co ważne, nie wszystkie transakcje zakupowe dotyczące towarów, czy też materiałów, udokumentowane fakturami muszą zostać ujęte w rejestrze VAT. Przeczytaj artykuł i poznaj szczegóły.

Rejestr VAT - zakupu i sprzedaży

Ewidencje, które muszą prowadzić czynni podatnicy VAT dla tego podatku to rejestr zakupu oraz rejestr sprzedaży VAT. Co ważne, obowiązek ten nie dotyczy:

• podatników zwolnionych podmiotowo z VAT,

• przedsiębiorców wykonujących czynności wyłącznie zwolnione z podatku od towarów i usług.

W pozostałych przypadkach podatnik powinien prowadzić rejestr VAT, który będzie zawierał co najmniej:

  • kwoty, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, i te, które takiego prawa nie dają (odrębnie określa kwoty podatku naliczonego i kwoty netto),
  • dane do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
  • wysokość podatku należnego,
  • kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu.

W jakim celu prowadzi się rejestr VAT?

Rejestr VAT prowadzi się dla celów rozliczenia podatku od towarów i usług, powinien zatem umożliwić prawidłowe sporządzenie deklaracji VAT. W związku z powyższym podatnicy, którzy dokonują sprzedaży opodatkowanej, by móc odliczyć VAT naliczony, powinni w ewidencji tej ujmować wszystkie faktury zakupowe, które uprawniają ich do odliczenia tego podatku.

Co jednak w sytuacji, gdy podatnik korzysta ze zwolnienia lub dokonuje sprzedaży mieszanej?

Jakich wydatków nie ujmuje się w rejestrze VAT zakupu?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami w rejestrze zakupu VAT nie trzeba ewidencjonować zakupów związanych:

  • wyłącznie z czynnościami zwolnionymi,
  • z czynnościami nieopodatkowanymi,
  • z czynnościami, od których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Oznacza to, że jeżeli podatnik dokonuje zakupów związanych ze sprzedażą nieopodatkowaną lub gdy zakupy te nie uprawniają do odliczenia VAT naliczonego, wówczas nie musi ujmować ich w rejestrze VAT (nawet jeżeli musi taki rejestr prowadzić). Wydatki te nie mają bowiem wpływu na prawidłowość rozliczenia podatku od towarów i usług oraz ostateczną wysokość zobowiązania podatkowego. W tym miejscu warto jednak zaznaczyć, iż ujmowanie takich zakupów w rejestrze VAT w osobnych rubrykach, jako nieuprawniające do odliczenia VAT, nie będzie uznawane za błąd.

Rejestry VAT w systemie wFirma.pl

W przypadku czynnych podatników VAT przy wprowadzaniu wydatków według schematu WYDATKI » WYDATKI » DODAJ » FAKTURA VAT oraz sprzedaży dodawanej według schematu PRZYCHODY » WYSTAW » WYSTAW FAKTURĘ faktury automatycznie są ujmowane w rejestrze VAT zakupów lub sprzedaży

Dodatkowo system umożliwia dodawanie bezpośrednich wpisów do rejestrów VAT w wymagającyh tego sytuacjach. 

W celu dodania bezpośredniego wpisu do rejestru VAT sprzedaży należy przejść do zakładki EWIDENCJE » REJESTRY VAT » REJESTR SPRZEDAŻY » DODAJ WPIS. 

Rejestr VAT - bezpośredni wpis

Pozycje wprowadzone w ten sposób nie zostaną przeniesione do Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów (w przypadku ryczałtowców) i nie zostaną uwzględnione w podatku dochodowym czy zryczałtowanym podatku dochodowym. Wpisy te zostaną uwzględnione wyłącznie w deklaracji VAT.

W celu dodania bezpośredniego wpisu do rejestru VAT zakupów należy przejść do zakładki EWIDENCJE » REJESTR ZAKUPU VAT » DODAJ WPIS. 

Rejestr VAT - dodawanie wpisu

Pozycje wprowadzone w ten sposób nie zostaną przeniesione do Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów (w przypadku ryczałtowców) i nie zostaną uwzględnione w podatku dochodowym czy zryczałtowanym podatku dochodowym. Wpisy te zostaną uwzględnione wyłącznie w deklaracji VAT.