Przystąpienie do wspólnoty, jaką jest Unia Europejska, wiąże się z możliwością rozszerzenia działalności firmy o kontakty z zagranicznymi kontrahentami. W transakcjach wewnątrzwspólnotowych ich uczestnicy, co do zasady, są zobowiązani do używania swojego numeru VAT UE.
Przed rozpoczęciem transakcji z kontrahentami z innych państw członkowskich UE, podatnik ma obowiązek wypełnić wniosek VAT-R, w którym rejestruje się do wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Po dokonaniu zgłoszenia przedsiębiorca będzie mógł posługiwać się unijnym numerem NIP (czyli numerem VAT UE). Każde z państw członkowskich przyznaje własny numer VAT UE, który składa się z dwuliterowego prefiksu charakterystycznego dla każdego kraju. Przykładowo, w Polsce numer VAT UE tworzy się poprzez wykorzystanie numeru NIP przedsiębiorstwa poprzedzonego prefiksem PL. Całość zapisuje się następująco PL 777-777-77-77.
Weryfikacja statusu podatkowego zagranicznych firm jest bardzo istotna dla podatników, którzy dokonują transakcji w ramach obrotu z zagranicą. Status podatkowy każdej ze stron decyduje o miejscu opodatkowania większości usług i wysokości stawki VAT. Dokładne przepisy o sposobie weryfikacji zagranicznych kontrahentów znajdują się w rozporządzeniu wykonawczym Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15.03.2011 roku, ustanawiającym środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L nr 77/1 ze zm.).
Aby każdy miał możliwość sprawdzić, czy zagraniczny kontrahent jest podmiotem zarejestrowanym jako podatnik VAT UE stworzono system VIES (VAT Information Exchange System). Kluczowym zadaniem systemu jest weryfikacja baz danych numerów identyfikacyjnych podatników VAT- UE innych państw członkowskich i upewnienie się, że szukany kontrahent taki posiada. Baza daje ponadto możliwość zweryfikowania jego statusu podatkowego. W ten sposób system VIES przeciwdziała unikaniu opodatkowania transakcji przez podmioty nieuprawnione oraz wszelkim oszustwom podatkowym. System VIES udostępnia również nazwę i adres podmiotu, którego dotyczy zapytanie. Informacje te nie są tutaj jednak najistotniejsze, dlatego ich aktualizacja w bazie nie jest prowadzona na bieżąco. Najważniejsze dla systemu VIES jest potwierdzenie lub nie, ważności numeru VAT UE podanego przez podatnika. Należy pamiętać, że przepisy podatkowe wymagają jedynie pozytywnej identyfikacji aktualnego numeru VAT UE kontrahenta. Nie jest konieczne weryfikowanie jego nazwy czy adresu. W związku z tym informacja z systemu VIES potwierdzająca aktywność numeru VAT UE zagranicznego kontrahenta jest wystarczającym dowodem uznania go za podatnika zidentyfikowanego na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Każde państwo członkowskie zobowiązane jest prowadzić bazę podatników oraz przyznanych im numerów VAT UE. W Polsce jednostką odpowiedzialną, której powierzono to zadanie, jest Izba Skarbowa w Poznaniu. Do jej głównych zadań należy koordynacja działań związanych z wymianą informacji o podatnikach i dokonywanych przez nich transakcjach wewnątrzwspólnotowych, a także udostępnianie tych informacji odpowiednim jednostkom poszczególnych państw członkowskich. Wnioski o potwierdzenie obecności zagranicznego kontrahenta w rejestrze i potwierdzenie jego numeru identyfikacyjnego VAT UE można składać telefonicznie lub za pomocą faxu, elektronicznie drogą mailową lub listownie, za pośrednictwem poczty. Na stronie internetowej Izby Skarbowej w Poznaniu (www.is.poznan.pl) są dostępne nieobligatoryjne wzory wniosków, które mogą być wykorzystywane w celu ułatwienia i przyśpieszenia weryfikacji numeru VAT UE kontrahenta.
Numer identyfikacyjny VAT UE można również zweryfikować korzystając ze strony internetowej Komisji Europejskiej (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/). W rezultacie przeprowadzonej weryfikacji otrzymuje się potwierdzenie lub zaprzeczenie, czy wskazany w zapytaniu numer jest prawidłowy i aktualnie ważny. Należy jednak mieć świadomość, że otrzymana odpowiedź ma charakter jedynie poglądowy i informacyjny, i nie stanowi potwierdzenia ważności numeru VAT UE dla organów podatkowych. Ważne i wiarygodne w świetle prawa informacje można uzyskać jedynie od krajowych organów podatkowych.
