Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki w ramach kilometrówki prowadzonej dla celów PIT

Przedsiębiorca, który wykorzystuje do prowadzenia działalności gospodarczej samochód osobowy, niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, w celu rozliczenia kosztów ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, zwanej potocznie kilometrówką. Sprawdź, jakie wydatki w ramach kilometrówki można ująć w kosztach firmowych!

Wydatki w ramach kilometrówki jako koszty uzyskania przychodu

Na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, podatnicy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione w związku z użytkowaniem samochodu w celach służbowych. Wydatki te jednak mogą być ujęte w kosztach jedynie do wysokości limitu wynikającego z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu.

Kwestię tę reguluje dokładnie art. 23 ust.1 pkt 46 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu określone zostały w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury i wynoszą odpowiednio:

  • dla samochodu o pojemności do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  • dla samochodu o pojemności od 900 cm3 - 0,8358 zł,
  • dla motocyklu - 0,2302 zł,
  • dla motoroweru - 0,1382 zł.

Zgodnie z ustawą warunkiem zaliczenia do kosztów wydatków dotyczących samochodu nie stanowiącego majątku firmy jest konieczność aby pojazd stanowił własność:

  • przedsiębiorcy,
  • pracowników firmy,
  • osoby trzeciej, użytkowany na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia itp.

Jak prowadzić kilometrówkę?

Ewidencja przebiegu pojazdu konieczna jest, aby ustalić liczbę faktycznie przejechanych kilometrów przez podatnika. Ewidencja taka powinna być prowadzona oddzielnie dla każdego pojazdu oraz powinna zawierać:

  • nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,
  • jej adres zamieszkania,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę,
  • cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd–dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Jakie wydatki zalicza się do kilometrówki?

W ramach kilometrówki osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą rozliczać wszelkie wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego na cele działalności gospodarczej, niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych. Do wydatków takich zaliczamy:

  • zakup paliwa,
  • koszty najmu pojazdu,
  • opłaty parkingowe,
  • opłaty za przejazd autostradą,
  • usługi myjni i konserwacji,
  • naprawy i części zamienne,
  • przeglądy i usługi serwisowe.
  • składki na ubezpieczenie samochodu.