Prowadzę firmę tworzącą aplikacje komputerowe, w której zatrudniam programistów. Wykorzystują oni swój sprzęt elektroniczny. Z tego tytułu wypłacam im ekwiwalenty. Czy wypłacone ekwiwalenty dla pracowników korzystają ze zwolnienia z PIT?
Tomasz, Białystok
Co do zasady wypłacone ekwiwalenty będą korzystały ze zwolnienia od podatku PIT.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, wypłacone ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Z definicji tej wynika zatem, że do przychodów pracownika zalicza się nie tylko otrzymane pieniądze, ale również otrzymane świadczenia rzeczowe, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień, zawartym w art. 21 ustawy o PIT.
Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są wypłacone ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
Mając na uwadze powyższe uregulowania, stwierdzić należy, że aby skorzystać ze wskazanego zwolnienia, należy spełnić określone warunki:
- ekwiwalent powinien być wypłacony w pieniądzu,
- kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać wydatkom poniesionym przez pracownika, oznacza to, że wypłacona kwota musi odpowiadać wartości używanej rzeczy i być związana ze stopniem jej zużycia,
- narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
- narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
Niewątpliwie w opisanej w pytaniu sytuacji miał Pan prawo przyznać ekwiwalent, który będzie korzystał ze zwolnienia.
Formalną podstawę do ustalania wysokości oraz wypłacania takich ekwiwalentów pieniężnych stanowić powinna cywilna umowa zawarta między pracownikiem a pracodawcą na piśmie. W umowie pracownik powinien zaświadczyć, że narzędzia, materiały lub sprzęt, które będą przez niego wykorzystywane w pracy na rzecz pracodawcy, stanowią jego własność.
Warto dodać, iż nie ma żadnych ograniczeń co do wysokości ekwiwalentu. Jeśli jednak wypłacone ekwiwalenty będą zawyżone, urząd skarbowy może potraktować je jako ukrytą formę wynagrodzenia i opodatkować.
Takie stanowisko prezentują również organy podatkowe, tytułem przykładu można wskazać pismo Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, nr 1471/DPF/415/49/06/PP, z 1 sierpnia 2006 r., gdzie czytamy:
Aby wypłacona pracownikowi kwota stanowiła ekwiwalent korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego musi odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom tzn. musi zachodzić związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi tytułem ekwiwalentu a wartością używanych dla celów zakładu pracy rzeczy stanowiących własność pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy, dokonanego w trakcie ich używania. Wydatek nie uwzględniający tego kryterium nie może być uznawany za ekwiwalent i nie będzie korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego (...).
Dlatego też ustalając wysokość ekwiwalentu pieniężnego, Pan, jako pracodawca, powinien uwzględnić koszt sprzętu komputerowego. Na kwotę ekwiwalentu składa się również wartość zużycia poszczególnych sprzętów. Dla określenia wysokości ekwiwalentu istotny jest więc rodzaj sprzętu, jego wartość, stopień zużycia w przebiegu pracy, częstotliwość wykorzystywania na potrzeby pracodawcy.
Dlatego miesięczne wypłacone ekwiwalenty mogą różnić się kwotowo w zależności od nakładów poniesionych przez pracownika. Przedmiotem umowy powinno być też ubezpieczenie sprzętu, w tym zakres ochrony ubezpieczeniowej (pracodawca może mieć wpływ na rodzaj polisy). Pracodawca powinien pokryć – zgodnie z umową – koszty serwisu i ubezpieczenia, wliczając je w kwotę ekwiwalentu, chyba że ponosi te koszty we własnym zakresie.
Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 12 listopada 2013 r., sygn. IBPBII/1/415-791/13/ASz, gdzie możemy przeczytać:
Z używaniem sprzętu w postaci telefonu czy komputera nierozerwalnie związane są również opłaty abonamentowe. Zatem, by przedmiotowe zwolnienie miało zastosowanie warunkiem jest, aby wysokość ekwiwalentu odzwierciedlała wydatki poniesione na ten cel. Podstawą wypłaty ekwiwalentu będą dowody potwierdzające i dokumentujące wykorzystywanie prywatnych urządzeń na rzecz pracodawcy. Natomiast sposób ustalenia i wysokości ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych urządzeń pracownika powinny być określone w zawartym porozumieniu, regulaminie lub umowie. W konsekwencji przedmiotowy ekwiwalent nie podlegał będzie opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Biorąc pod uwagę przedstawiony we wniosku stan faktyczny oraz powołane powyżej przepisy, stwierdzić należy, że wypłacony pracownikowi ekwiwalent w wysokości określonej w przedstawianych przez pracownika fakturach VAT za używanie telefonu komórkowego, telefonu stacjonarnego oraz komputera wraz z urządzeniami peryferyjnymi do komunikowania się za pośrednictwem internetu, stanowił będzie przychód ze stosunku pracy pracownika, który jednocześnie korzystał będzie ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (…).
