Poradnik Przedsiębiorcy

Sprzęt służbowy używany przez pracownika do celów prywatnych

Pracownicy, którzy rozpoczynają pracę, zazwyczaj otrzymują od pracodawcy podstawowe narzędzia pracy oraz sprzęt służbowy – taki jak laptopy, telefony komórkowe czy samochody służbowe, które mają ułatwić im wykonywanie obowiązków. Najczęściej użytkowanie tych narzędzi przez pracowników nie jest uregulowane w wewnętrznych zasadach, regulacjach czy umowach. Kodeks pracy (kp) i inne przepisy dotyczące zatrudnienia nie zawierają szczegółowych uregulowań korzystania przez pracowników z telefonów, komputerów czy samochodów służbowych.

Jak uregulować zasady dotyczące użytkowania powierzonych narzędzi pracy?

Pracodawcy, którzy zatrudniają pracowników są zazwyczaj przygotowani na to, by wyposażyć ich w podstawowe sprzęty biurowe, takie jak:

  • telefon komórkowy,

  • komputer,

  • dostęp do ksero,

  • dostęp do drukarki. 

Pracownicy natomiast mają prawo oczekiwać, że zostaną wyposażeni w narzędzia i sprzęt służbowy niezbędny do wykonywania przez nich obowiązków pracowniczych. Zdarza się jednak, że pracownicy używają sprzęt służbowy czy narzędzia niezgodnie z ich przeznaczeniem i bez należytej staranności. Wobec tego pracodawcy powinni zadbać o bezpieczne i zgodne z instrukcją obsługi korzystanie przez pracowników z powierzonych sprzętów. Dlatego ważne jest, by w wewnętrznych regulaminach zostały zapisane zasady użytkowania telefonu komórkowego, auta służbowego czy laptopa. 

Najczęściej firmy kontrolują jak użytkowany jest powierzony pracownikom sprzęt służbowy poprzez określenie konkretnych limitów wysokości kosztów rozmów telefonicznych, wykonywanych ze służbowych telefonów komórkowych, monitorowanie działalności na komputerze firmowym czy sprawdzanie GPS w autach służbowych. W sytuacji, w której pracownik przekracza ustalone limity rozmów telefonicznych czy limity kilometrów przejechanych autem służbowym, powinien pokryć te koszty, jeśli wcześniej został poinformowany o powyższym w wewnątrzfirmowych zasadach lub regulaminach. Pracodawca może dokładnie określić, że płaci za rozmowy telefoniczne pracownika wykonywane w trakcie godzin pracy, czy kilometrówkę, jeśli ustalony limit kilometrów został przejechany autem służbowym zgodnie z co miesięcznym zestawieniem czasu i miejsca pracy.

Sprzęt służbowy do prywatnego użytkowania w świetle RODO

Warto dodać, że na podstawie nowych przepisów o RODO, pracodawcy powinni stworzyć regulacje lub uaktualnić już obowiązujące w firmie regulaminy dotyczące korzystania z laptopów czy telefonów komórkowych, w celach prywatnych i poza pracą, z uwagi na ochronę danych osobowych. Należy wskazać, że pracownicy, którzy użytkują sprzęt służbowy taki jak laptopy służbowe czy telefony otrzymane od pracodawcy poza pracą, powinni być świadomi tego, że dysponują zapisanymi na tych sprzętach danymi osobowymi, które muszą być chronione.

Posługiwanie się przez pracownika samochodem służbowym poza pracą również powinno być uregulowane np. w regulaminie użytkowania aut służbowych do celów prywatnych. Wobec powyższego warto dodać, że wewnętrzne regulacje dotyczące użytkowania narzędzi i sprzętów służbowych powinny być zgodne z prawem pracy. Należy pamiętać, że uregulowania mniej korzystne, niż wskazane w przepisach kodeksowych będą uznane za nieważne.

Przykład 1.

Pracownicy firmy deweloperskiej “Ładny dom” otrzymali do dyspozycji od pracodawcy samochody służbowe, laptopy oraz telefony komórkowe. Wszyscy pracownicy musieli jednak podpisać zobowiązania, że pokryją niesprecyzowane w tym momencie kwoty z tytułu ewentualnych szkód, które mogą zostać wyrządzone przez nich w przyszłości, w wyżej wymienionych sprzętach i narzędziach. Pracodawca nie określił wysokości konkretnych kwot, do których będą odpowiadać pracownicy za powstałe szkody. Wobec powyższego zapisy zobowiązania, które zostało przedstawione pracownikom, należy uznać za nieważne, ponieważ pracownicy nie mogą wyrażać zgody na to, że będą w przyszłości odpowiadać finansowo do nieokreślonej wysokości sumy pieniężnej.

Odpowiedzialność odszkodowawcza pracownika za szkodę wyrządzoną w mieniu pracodawcy wykorzystywanym do celów prywatnych

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 22 marca 2016 roku (sygn. II PK 31/15), pracownik nie zawsze może być pozbawiony możliwości incydentalnego posługiwania się niektórymi sprzętami służbowymi (np. telefonem czy komputerem) dla zaspokojenia istotnych potrzeb lub celów prywatnych, jeżeli takie działania nie wyrządzają pracodawcy szkody ani nie podważają istoty stosunku pracy oraz nie naruszają zakładowych lub powszechnych zasad współżycia społecznego (art. 100 § 2 pkt 6 Kodeksu pracy). Wyrządzenie pracodawcy szkody przez samowolne używanie telefonu służbowego dla celów lub potrzeb prywatnych nie wyłącza odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika na podstawie art. 117 § 2 Kodeksu pracy. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę, którą wyrządził pracodawcy, korzystając ze sprzętu służbowego do celów prywatnych (np. prowadząc prywatne rozmowy ze służbowego telefonu). Pracownik mógłby się uwolnić od odpowiedzialności, gdyby wykazał, że szkoda powstała w związku z używaniem sprzętu (np. telefonu) w celach służbowych.

W powyższym wyroku sąd wskazał, że pracownik może używać sprzęt służbowy do celów prywatnych, jednak użytkowanie tych sprzętów nie może powodować szkody, czy naruszać wewnętrznych regulacji obowiązujących u pracodawcy. Zatem pracodawca nie może powoływać się na zupełny zakaz korzystania przez pracowników z telefonu komórkowego czy auta służbowego do celów prywatnych. Pracownik powinien jednak liczyć się z ponoszeniem kosztów za użytkowanie tych sprzętów ponad wskazane w wewnątrzzakładowych regulacjach limity. Warto zadbać, by pracownik zapoznał się z obowiązującymi u pracodawcy zasadami użytkowania sprzętów i narzędzi służbowych oraz limitami rozmów telefonicznych czy kart paliwowych dołączonych do samochodów służbowych.

Pracodawca powinien pilnie poinformować pracownika, który podejmuje u niego zatrudnienie, o wszelkich zasadach i regulacjach obowiązujących w zakładzie pracy, które dotyczą odpowiedzialności materialnej. Pracownik jest zobowiązany do zapoznania się z przedstawionym mu regulaminem użytkowania laptopów, telefonów komórkowych, aut służbowych i innych narzędzi, które otrzymuje do dyspozycji od pracodawcy.

Przykład 2.

Pan Arkadiusz w czasie pracy wykorzystywał służbowego laptopa do celów prywatnych, ponieważ pisał pracę magisterską, w ramach odbywania przez niego studiów zaocznych. Pracownicy spółki jeszcze przed rozpoczęciem pracy w firmie zostali zapoznani z regulaminem użytkowania laptopów firmowych oraz podpisali oświadczenia o braku zgody na wykorzystywanie służbowych komputerów do celów prywatnych.

W okresie od stycznia do czerwca 2018 roku Pan Arkadiusz w godzinach pracy napisał znaczną część swojej pracy magisterskiej, którą następnie wydrukował na służbowej drukarce. Pracodawca, który dowiedział się o tym fakcie, postanowił rozwiązać w trybie dyscyplinarnym umowę o pracę z Panem Arkadiuszem, ze względu na ciężkie naruszenie przez niego podstawowych obowiązków pracowniczych. Pan Arkadiusz wniósł sprawę do Sądu. Wobec powyższego Sąd stwierdził, że zachowanie pracownika naruszyło obowiązek ochrony mienia pracodawcy i dbania o to dobro, a także obowiązek stosowania się do poleceń pracodawcy. Pracownik samowolnie rozporządził mieniem pracodawcy wbrew jego woli, co powodowało niematerialną szkodę pracodawcy.

Czym skutkuje zniszczenie służbowego sprzętu używanego do celów prywatnych?

Pracownicy powinni być świadomi, że stałe korzystanie ze służbowego laptopa, drukarki, auta służbowego w celach prywatnych oraz zniszczenie tych sprzętów lub ich zepsucie poprzez niewłaściwe użytkowanie, będzie stanowiło ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, mogące skutkować rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia. W powyższej sytuacji pracodawca musi wykazać, że pracownik znał wewnętrzne regulacje użytkowania sprzętów, jednak regularnie nie stosował się do ich instrukcji czy naruszał zakaz korzystania z nich do celów prywatnych.

Konkludując warto podkreślić, że w kwestii korzystania przez pracowników ze sprzętu służbowego i innych narzędzi, pracodawcy powinni wprowadzić w swoich zakładach pracy regulaminy, bądź zasady, z którymi zapoznają się podwładni. Pracodawcy mogą wprowadzać limity korzystania z telefonów komórkowych, laptopów czy aut służbowych użytkowanych do celów prywatnych. Należy pamiętać, że zobowiązanie pracownika do podpisania oświadczenia, w którym godzi się na potrącenie przyszłej, niesprecyzowanej jeszcze co do wysokości kwoty z tytułu przyszłych, ewentualnych szkód w mieniu służbowym, jest nieważne. Pracodawcy nie mogą zupełnie zakazywać pracownikom wykorzystania sprzętów służbowych do celów prywatnych, jeśli swoim działaniem nie wyrządzają oni szkody w mieniu firmowym. Warto dodać, że incydentalne skorzystanie przez pracownika z telefonu komórkowego czy laptopa nie narusza zasad współżycia społecznego.