W pierwszej części poruszono problematykę wypełnienia i szczegółowego określenia niezbędnych warunków w przypadku ubiegania się o dofinansowanie do części kosztów wynagrodzeń i składek ZUS od tych wynagrodzeń organizowane przez powiatowe urzędy pracy.
W drugiej części określono wiele praktycznych kwestii na temat etapu składania wniosku, dalszego oczekiwania na decyzję oraz obowiązków przedsiębiorcy już po otrzymaniu dofinansowania.
Dofinansowanie do części kosztów wynagrodzeń i składek ZUS - etap składania wniosku
Powiatowe urzędy pracy w całej Polsce umieszczają na swoich stronach internetowych informacje o organizowanych kolejnych naborach na dofinansowanie do części kosztów wynagrodzeń i składek ZUS od starosty.
Przedsiębiorca chcący złożyć wniosek o dofinansowanie ma obowiązek zrobić to w okresie ogłoszenia naboru wniosków do czasu ogłoszenia ich zakończenia przez dyrektora urzędu pracy.
Wniosek można złożyć:
- w formie papierowej, wysyłając go wraz z umową, wykazem pracowników, załącznikiem nr 1 (pomoc de minimis) na adres PUP, który swoim zasięgiem obejmuje adres siedziby firmy przedsiębiorcy;
- w formie elektronicznej dla mikro-, małego i średniego przedsiębiorcy (wybierając dofinansowanie PSZ-DKWP) pod adresem: https://www.praca.gov.pl/eurzad/index.eup#/inneSprawy/wyborUrzedu?dest=TARCZA;
- w formie elektronicznej dla organizacji rządowej (wybierając dofinansowanie PSZ-DKWO) pod adresem: https://www.praca.gov.pl/eurzad/index.eup#/inneSprawy/wyborUrzedu?dest=TARCZA
Do wniosku w formie elektronicznej przedsiębiorca dołącza wykaz pracowników (o nazwie DEFS_kalkulator w formacie XLSX) oraz skan umowy, w której należy wypełnić i podpisać oświadczenie o utrzymaniu zatrudnienia na pierwszy miesiąc. W przypadku formy papierowej przedsiębiorca wypełnia te same dokumenty, które zostały wymienione powyżej (nie wypełniając jeszcze umowy, pomimo jej załączenia).
W sytuacji, gdy przedsiębiorca składał wniosek do końca lipca 2020 r., wówczas mógł starać się o dofinansowanie do części kosztów wynagrodzeń i składek ZUS za lipiec 2020 r.
Przedsiębiorca może złożyć wniosek za jeden, dwa lub od razu trzy miesiące. Może też składać go co miesiąc, jednak musi brać pod uwagę to, czy akurat w tym czasie będzie ogłoszony przez PUP kolejny nabór.
Wnioski składane elektronicznie mogą być rozpatrywane szybciej niż wnioski składane w formie papierowej.
PUP może wezwać do uzupełnienia wniosku, wydać decyzję negatywną, wezwać już do podpisania umowy, po czym przekazać pierwszą transzę dopłaty do miesięcznego wynagrodzenia pracowników.
Ważne, aby we wniosku podać aktualny adres e-mail i telefon, gdyż w przypadku wysyłania maili przez PUP i braku odpowiedzi wniosek może zostać odrzucony. Firmy sygnalizują również, że część maili od PUP może znaleźć się w spamie. Dlatego należy co dzień sprawdzać zarówno skrzynkę e-mailową, jak i spam.
Istotnym aspektem składnia wniosku jest też to, że zanim przedsiębiorca go złoży, powinien przemyśleć decyzję, czy składać go obecnie na jeden miesiąc, dwa albo może od razu trzy. Dlaczego? Otóż może zdarzyć się np. sytuacja, w której:
- przedsiębiorca złożył wniosek za jeden miesiąc – wykazał 30-procentowy spadek obrotów, jednak wiedział, że w kolejnym miesiącu będzie on wynosił 50%, a zatem złożył drugi wniosek także na miesiąc albo na dwa, jeśli przypuszczał, jakie obroty będzie miał w kolejnym miesiącu;
- przedsiębiorca złożył wniosek na trzy miesiące z góry, gdyż wiedział, że zawarł aktualnie nowe zamówienia, które spowodują brak spadku 30% w kolejnych miesiącach w stosunku do tych samych miesięcy roku 2019.
Uwzględniając powyższe, przedsiębiorca może niejako zoptymalizować sposób składania wniosków w zależności od tego, jakie może wykazać spadki w kolejnych okresach. Jest to o tyle ważne, że jeżeli przykładowo złoży wniosek:
- na trzy miesiące z góry, wówczas wysokość spadku obrotów uwzględnia się jeden raz i wysokość dofinansowania przynależna do tego spadku będzie przyznawana w takiej samej wysokości przez trzy miesiące (w trakcie których nie można wykazywać kolejnych spadków);
- na jeden miesiąc, wówczas wysokość spadku obrotów i odpowiadająca jej kwota należnego dofinansowania ustalana jest tylko w odniesieniu do wynagrodzeń za ten jeden miesiąc (ujęty we wniosku) – zatem w przypadku składania za miesiąc kolejnego wniosku przedsiębiorca ma możliwość wykazania kolejnego, np. 50-procentowego spadku (jeżeli faktycznie miał miejsce) i otrzymać większe dofinansowanie zarówno do drugiego, jak i trzeciego miesiąca.
Otrzymanie dofinansowania
Przedsiębiorca, który otrzymał dofinansowanie, ma obowiązek dopełnić wielu obowiązków, aby nie wystąpiła sytuacja obligująca do zwrotu środków w części lub w całości do PUP. Jeżeli firma nie dotrzyma omawianych dalej warunków, wówczas może się okazać, że część lub całość dofinansowania będzie zwrotna wraz z odsetkami w ciągu 30 dni od dnia otrzymania decyzji starosty.
Przedsiębiorca, który podpisał umowę ze starostą o dofinansowanie do kosztów wynagrodzeń i składek ZUS od tych wynagrodzeń, ma obowiązek:
- utrzymać przez ujęty we wniosku okres wszystkich pracowników objętych dofinansowaniem;
- przeznaczyć otrzymane dofinansowanie zgodnie z zawartą ze starostą umową;
- powiadomić w terminie 7 dni PUP o każdej okoliczności skutkującej zmianą wynagrodzenia objętego dofinansowaniem (a także innymi zdarzeniami z tym powiązanymi) lub rozwiązaniem z nimi umów;
- zwrócić w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wezwania od starosty nadwyżkę pozostałych po wykorzystaniu środków, jeżeli takowe po rozliczeniu z PUP zostaną;
- zwrócić w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wezwania od starosty część środków, które zostały wykorzystanie niezgodnie z zawartą umową,
- w sytuacji nieutrzymania zatrudnienia pracowników objętych dofinansowaniem, zwrócić kwotę otrzymanego dofinansowania w wysokości sumy przypadającej proporcjonalnie do czasu nieutrzymania pracowników (przedsiębiorca ma na to 30 dni od dnia otrzymania wezwania od starosty).
Dokumentacja dofinansowania
Po zakończeniu każdego okresu (miesięcznego) rozliczeniowego wynagrodzeń przedsiębiorca ma nie więcej niż 30 dni na przekazanie w formie papierowej lub elektronicznej:
- oświadczenia o stanie zatrudnienia na ostatni dzień miesiąca rozliczanych wynagrodzeń;
- wykazu pracowników wraz z wypłaconymi wynagrodzeniami (plik XLSX);
- dokumentów stanowiących dowód wypłaty wynagrodzeń i zapłaty składek ZUS (karty wynagrodzeń, listy płac, deklaracje ZUS, potwierdzenia przelewów);
- formularz rozliczeniowy.
Kontrola wypełnienia zawartej ze starostą umowy
W § 3 umowy o wypłatę dofinansowania części kosztów wynagrodzeń pracowników oraz należnych od tych wynagrodzeń składek na ubezpieczenia społeczne w przypadku spadku obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 starosta zastrzega, że może przeprowadzić kontrolę:
- w czasie jedno-, dwu- lub trzymiesięcznego czasu pobierania dofinansowania albo przez trzy lata po upływie tego czasu,
- przeprowadzić kontrolę u przedsiębiorcy w zakresie przestrzegania postanowień umowy, wydatkowania środków zgodnie z warunkami określonymi w umowie lub we wniosku oraz w zakresie właściwego udokumentowania oraz wykorzystania tych środków.
Jeżeli przedsiębiorca odmówi poddania się kontroli albo nie będzie mógł się jej poddać, wówczas będzie zobligowany w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania od starosty do zwrotu całości dofinansowania na rachunek PUP, z którego otrzymał środki.
