Poradnik Przedsiębiorcy

Doradztwo z zakresu IT – rozliczenie gruncie podatkowym

Wydatki na wszelkiego rodzaju usługi informatyczne, takie jak bieżące wsparcie IT dla użytkowników, administrowanie systemami IT czy doradztwo z zakresu IT mogą ponosić zarówno osoby prowadzące działalność gospodarczą, jak i spółki. Czy ma znaczenie – w odniesieniu do kosztów uzyskania przychodów – jaki dokładnie rodzaj usługi informatycznej jest nabywany? Jak rozliczać koszty na gruncie ustaw o podatku dochodowym PIT i CIT?

Doradztwo z zakresu IT a koszty uzyskania przychodów  – ustawa o PIT

Na wstępie przypomnijmy, czym są koszty uzyskania przychodów. Na podstawie art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) kosztami uzyskania przychodów są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, poza wyszczególnionymi w art. 23 tej ustawy. Każdy koszt uwzględniony w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów musi być ponadto właściwie udokumentowany – w większości przypadków na podstawie faktury lub rachunku.

Wydatki na usługi doradcze nie zostały zawarte w katalogu wydatków wykluczonych z kosztów podatkowych, czyli w art. 23 ustawy o PIT. Jeżeli poniesiony wydatek na doradztwo z zakresu IT pozostaje zatem w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą i osiąganymi w niej przychodami, może wówczas zostać – o ile jest odpowiednio udokumentowany – zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

W razie ewentualnej kontroli przedsiębiorca ma obowiązek wykazać związek danego wydatku zaliczonego do kosztów podatkowych z działalnością gospodarczą.
Co do zasady wydatki na usługi doradcze IT należy ewidencjonować w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w dacie poniesienia kosztu, który jest jednoznaczny z dniem wystawienia faktury bądź rachunku lub innego dowodu będącego podstawą do księgowania kosztów.

Przykład 1.

Pani Aneta prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W październiku 2019 roku korzystała z usług doradztwa w zakresie IT. Firma świadcząca usługi wystawiła jej fakturę w listopadzie 2019 roku. Czy istnieją jakieś przeciwwskazania, aby pani Aneta ujęła wydatek w kosztach podatkowych? W jaki sposób należy zaksięgować koszt?

Pani Aneta może zaliczyć wydatek poniesiony na usługi doradztwa w zakresie IT do kosztów uzyskania przychodów, o ile łącznie spełnione zostały warunki: 

  • wydatek jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą;
  • poniesiony koszt ma wpływ na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów;
  • przedsiębiorca będzie mógł wykazać ten związek w razie ewentualnej kontroli.

Koszt powinien zostać zaksięgowany zgodnie z datą wystawienia faktury, czyli w październiku, w kolumnie 13. – Pozostałe wydatki PKPiR.

Ograniczenie możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych usług doradczych – podatek dochodowy od osób prawnych

Wraz z 1 stycznia 2018 roku wprowadzono nową regulację prawną (art. 15e ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), na podstawie której obowiązuje ograniczenie możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na zakup usług niematerialnych ponoszonych bezpośrednio lub pośrednio na rzecz podmiotów powiązanych do koszów uzyskania przychodów. Wyszczególnione w ustawie wydatki można zakwalifikować bez ograniczeń do kosztów uzyskania przychodów do wysokości 3 000 000 zł rocznie. Nadwyżka ponad tę kwotę jest limitowana w zaliczaniu do kosztów podatkowych.

W art. 15e ust. 1 pkt. 1 ustawy o CIT wyszczególnione zostały usługi doradcze, badania rynku, usługi reklamowe, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, ubezpieczeń, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze.

Art. 15e ust. 1 pkt. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych:
Podatnicy są obowiązani wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów koszty:
- usług doradczych, badania rynku, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, ubezpieczeń, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze;
- poniesione bezpośrednio lub pośrednio na rzecz podmiotów powiązanych w rozumieniu art. 11a ust. 1 pkt 4 lub podmiotów mających miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju wymienionym w przepisach wydanych na podstawie art. 11j ust. 2, w części, w jakiej koszty te łącznie w roku podatkowym przekraczają 5% kwoty odpowiadającej nadwyżce sumy przychodów ze wszystkich źródeł przychodów pomniejszonych o przychody z tytułu odsetek nad sumą kosztów uzyskania przychodów pomniejszonych o wartość zaliczonych w roku podatkowym do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 16a–16m, i odsetek”.
Przeanalizujmy zatem wprowadzone ograniczenie zaliczenia wydatków do kosztów w odniesieniu do usług IT.

Czy doradztwo z zakresu IT można zaliczyć do kosztów podatkowych na gruncie ustawy o CIT?

Bieżące wsparcie informatyczne, usługi administrowania systemami oraz infrastrukturą IT oraz usługi wdrożeniowe programów IT nie stanowią usług doradczych, usług zarządzania i kontroli, ani usług przetwarzania danych, co oznacza, że nie są objęte limitowaniem w koszty podatkowe.

W przypadku usług doradczych z zakresu IT podatnicy muszą mieć na uwadze art. 15e ust. 1 pkt. 1 ustawy o CIT. Wydatki poniesione przez firmę na nabycie tego typu usług będą podlegać ograniczeniu w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów. Potwierdzenie takiego stanowiska znajdziemy m.in. w interpretacji indywidualnej z 5 marca 2018 roku, 0111-KDIB2-1.4010.357.2017.2.MJ, wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Podsumowanie

Zakres usług IT jest bardzo rozległy i w wielu przypadkach trudno jednoznacznie stwierdzić, czy dany rodzaj świadczonej usługi podlega pod uregulowania zawarte w art. 15e ust. 1 pkt. 1 ustawy o CIT. Każdy przypadek powinien być rozpatrzony oddzielnie, a w razie wątpliwości warto wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.