Poradnik Przedsiębiorcy

Usługi hostingowe – w jaki sposób je rozliczyć

W dzisiejszych czasach trudno wyobrazić sobie prężnie rozwijającą się firmę bez własnej witryny internetowej. Promocja w internecie stała się obowiązkowym, a nawet podstawowym elementem strategii marketingowej. W tym celu wielu przedsiębiorców wykorzystuje usługi hostingowe. Na czym polega hosting i w jaki sposób go rozliczyć? Wyjaśniamy poniżej.

Na czym polegają usługi hostingowe?

Decydując się na własną stronę internetową, nie wystarczy sam projekt i wykupienie domeny (np. nazwatwojejfirmy.pl). Należy również pomyśleć o usługach hostingowych.

Hosting polega na udostępnieniu klientowi do dyspozycji określonej objętości dysku twardego serwera. Głównym zadaniem dostawcy usług internetowych jest zabezpieczenie stałego, poprawnego działania dysków i połączenia serwera z internetem. Bez tego witryna internetowa nie będzie działała. Umieszczając pliki swojej strony internetowej na dysku własnego komputera, sprawiamy, że po jego rozłączeniu z siecią internetową strona przestaje być dostępna dla innych użytkowników. Na pomoc przychodzą jednak dostawcy usług hostingowych oferujący przestrzeń dyskową na komputerach zwanych serwerami. Działają one całą dobę, dzięki czemu możliwe jest korzystanie ze strony internetowej o każdej porze.

Usługi hostingowe - czy ich zakup może stanowić koszt uzyskania przychodu?

Pojęcie kosztu uzyskania przychodów zostało zdefiniowane w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W przywołanym przepisie wskazano, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Przepis o identycznym brzmieniu znajduje się również w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (updop).

Usługi hostingowe umożliwiają funkcjonowanie witryny internetowej firmy, będącej jej wizytówką, ale nie tylko. Na wynajętym serwerze może również działać sklep internetowy oraz firmowe konta poczty elektronicznej. Posiadanie firmowej strony internetowej niewątpliwie przyczynia się do uzyskania lub zwiększenia przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. Usługi hostingowe nie zostały również wymienione przez ustawodawcę w katalogu, obejmującym wydatki niestanowiące kosztów podatkowych (art. 23 ust. 1 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 ustawy o pdop), w związku z czym nie sposób im odmówić miana kosztu uzyskania przychodu.

Czy usługi hostingowe należą do katalogu limitowanych kosztów uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 15e ust. 1 updop podatnicy są obowiązani wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów koszty:

  • „usług doradczych,
  • badania rynku,
  • usług reklamowych,
  • zarządzania i kontroli,
  • przetwarzania danych,
  • ubezpieczeń, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze,
  • wszelkiego rodzaju opłat i należności za korzystanie lub prawo do korzystania z praw lub wartości, o których mowa w art. 16b ust. 1 pkt 4-7,
  • przeniesienia ryzyka niewypłacalności dłużnika z tytułu pożyczek, innych niż udzielonych przez banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe, w tym w ramach zobowiązań wynikających z pochodnych instrumentów finansowych oraz świadczeń o podobnym charakterze

– poniesione bezpośrednio lub pośrednio na rzecz podmiotów powiązanych, o których mowa w art. 11a, lub podmiotów mających miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju wymienionym w przepisach wydanych na podstawie art. 11j ust. 2, w części, w jakiej koszty te łącznie w roku podatkowym przekraczają 5% kwoty odpowiadającej nadwyżce sumy przychodów ze wszystkich źródeł przychodów pomniejszonych o przychody z tytułu odsetek nad sumą kosztów uzyskania przychodów pomniejszonych o wartość zaliczonych w roku podatkowym do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 16a-16m, i odsetek”.

Hosting nie polega na świadczeniu usług doradczych lub związanych z zarządzaniem, lub kontrolą, badaniem rynku, reklamą, ubezpieczeniem, gwarancją, poręczeniem ani świadczeń o podobnym charakterze. Nie sposób również uznać, że usługa hostingowa stanowi przetwarzanie danych. Nie polega ona bowiem na ich przekształcaniu czy opracowywaniu. Należy zatem stwierdzić, iż usługi hostingu nie mieszczą się w katalogu usług wprowadzonym przez art. 15e ust. 1 pkt 1-3 updop.

Stanowisko takie podzielił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowe w interpretacji indywidualnej z dnia 12 lipca 2018 roku (znak sprawy: 0114-KDIP2-3.4010.101.2018.3.MSj), stwierdzając, iż

„(...)nie ma podstaw do uznania ww. usług (...) za usługi doradcze lub przetwarzania danych. (...) Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że usługi tworzenia, rozwoju, utrzymania aplikacji oraz hostingu aplikacji nie będą podlegały wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów ponieważ nie będą stanowić usług wymienionych w przepisie art. 15e ust. 1 pkt 1 updop”.

Wydatki na zakup usług hostingowych – jak rozliczać?

Podatnik może wybrać metodę ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać, że wybraną metodę powinno się stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy.Metoda ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodu nie podlega zgłoszeniu w urzędzie skarbowym.Podatnik może wybrać pomiędzy dwiema metodami ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodu: metodą kasową i metodą memoriałową.

Na czym polega metoda kasowa?

Przy zastosowaniu metody kasowej koszty ewidencjonowane są w księdze przychodów i rozchodów w dniu ich poniesienia.

Przykład 1.

Przedsiębiorcy – pan Jan i pan Zenon – działający jako wspólnicy spółki cywilnej, zlecili spółce XYZ Sp. z o. o. wykonanie strony internetowej wraz z usługą hostingu na okres 3 lat od 1 marca 2017 roku do 28 lutego 2020 roku. Faktura została wystawiona 1 marca 2017 roku, płatność nastąpiła 15 marca 2017 roku. Jeżeli przedsiębiorca stosuje metodę kasową, koszty usługi hostingowej należy ująć w dniu ich poniesienia, czyli 15 marca 2017 roku.

Na czym polega metoda memoriałowa?

Przy ewidencjonowaniu kosztów uzyskania przychodu metodą memoriałową – w przypadku kosztów pośrednich – decyduje data wystawienia faktury, natomiast przy kosztach bezpośrednich – data uzyskania przychodów, z jakimi związane są dane koszty.

W pierwszej kolejności należy ocenić, czy usługa hostingowa stanowi koszt bezpośredni, czy pośredni. Koszty bezpośrednie to takie, które można powiązać z konkretnym przychodem, ponieważ wpłynęły bezpośrednio na jego osiągnięcie. Natomiast koszty pośrednie to wydatki związane z prowadzoną działalnością, ale niemające bezpośredniego wpływu na osiągnięte przychody. Usługi hostingowe należą do kosztów pośrednich.

Przy rozliczaniu kosztów bezpośrednich należałoby wziąć pod uwagę, czy koszt dotyczy przychodów okresu bieżącego, czy też przychodów następnych okresów i rozliczyć je proporcjonalnie. W przypadku kosztów pośrednich nie ma to znaczenia. Przy ewidencjonowaniu kosztów uzyskania przychodu metodą memoriałową decyduje data wystawienia faktury.

Przykład 2.

Przedsiębiorca – pan Jan – zamówił od spółki XYZ Sp. z o. o. usługę hostingu na okres 2 lat od 1 marca 2017 roku do 28 lutego 2019 roku. Faktura została wystawiona 1 marca 2017 roku, a płatność nastąpiła 15 marca 2017 roku. Jeżeli koszty uzyskania przychodu są ewidencjonowane metodą memoriałową, wydatki na tego rodzaju usługi, jako koszt pośredni, należy ująć w dniu wystawienia faktury, tj. 1 marca 2017 roku.