Praca zdalna stała się powszechnie stosowanym rozwiązaniem przez pracodawców, począwszy od marca 2020 roku, kiedy wprowadzono stan zagrożenia epidemicznego w Polsce. Wiele firm zdecydowało wówczas o wprowadzeniu jej dla osób, których obowiązki świadczone w ramach zawartej umowy na to pozwalają. Wydłużająca się pandemia COVID-19 sprawia, że powrót do tradycyjnego systemu wykonywania pracy się opóźnia, a część pracowników doceniła zalety pracy zdalnej i nawet wtedy, gdy stan zagrożenia epidemicznego zostanie opanowany, w dalszym ciągu będą wykonywać swoje obowiązki z domu. Pracownicy skierowani do wykonywania pracy zdalnej mogą otrzymywać od pracodawców zwrot kosztów za prąd i internet. W związku ze świadczeniem pracy z domu pracownicy ponoszą dodatkowe koszty, które pracodawcy chcą im zrekompensować. Czy zwrot za prąd i internet podczas pracy zdalnej jest opodatkowany?
Czy pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów ponoszonych przez pracownika związanych z pracą zdalną?
W ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, wprowadzającej pracę zdalną i regulującej jej warunki, ustawodawcy nie odnieśli się do kwestii dodatkowych kosztów ponoszonych przez pracownika z tytułu wykonywania pracy zdalnej. W art. 3 ust. 4 ustawy o przeciwdziałaniu COVID-19 znajduje się jedynie następujący zapis: „narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca”.
Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami pracodawca nie ma zatem obowiązku pokrycia dodatkowych kosztów ponoszonych przez pracownika z uwagi na pracę zdalną, takich jak wydatki na prąd czy internet. Pracodawca nie powinien jednak wykorzystywać możliwości skierowania pracownika do pracy zdalnej w celu przerzucenia na niego kosztów prowadzonej przez siebie działalności.
Mimo że z pandemią COVID-19 zmagamy się już prawie 2 lata, w dalszym ciągu ustawodawcy nie dostosowali przepisów do nowych standardów pracy. Brak regulacji odnośnie do pracy zdalnej w Kodeksie pracy może powodować spory między pracodawcą a pracownikiem w kontekście dodatkowych wydatków ponoszonych przez pracownika podczas pracy zdalnej i ewentualnej rekompensaty z tego tytułu udzielonej przez pracodawcę. Powstał projekt zmian, na podstawie których pracodawca będzie miał obowiązek pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych oraz innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników, regulaminie pracy, poleceniu wykonywania pracy zdalnie albo porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Wielu pracodawców, zanim przepisy wejdą w życie, zdecydowało się na zwrot kosztów za prąd i internet, aby zrekompensować pracownikom wyższe wydatki podczas pracy zdalnej. Decydując się na zwrot kosztów w tym zakresie, zaleca się zawarcie z pracownikiem odpowiedniego porozumienia, na podstawie którego dokonywana będzie wypłata środków pieniężnych z tego tytułu.
Zwrot kosztów za prąd i internet w związku z pracą zdalną na gruncie podatku dochodowego
Z uwagi na brak szczegółowych uregulowań prawnych pojawiają się wątpliwości odnośnie do rozliczenia zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych wypłata na rzecz pracownika dodatkowych świadczeń w postaci ekwiwalentu za internet oraz zwiększone zużycia energii elektrycznej nie stanowi przysporzenia majątkowego ze stosunku pracy.
Wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
Aby móc zastosować zwolnienie z podatku dochodowego, ekwiwalent musi być wypłacony w formie środków pieniężnych, a jego kwota powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom.
Ekwiwalent za prąd i internet podczas pracy zdalnej w związku z pandemią COVID-19
W przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną w związku z pandemią COVID-19 otrzymany zwrot kosztów za prąd i internet nie skutkuje powstaniem po ich stronie przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Interpretacja indywidualna (sygn. 0115-KDIT2.4011.739.2020.1.RS) z 15 grudnia 2020 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w zakresie kwot ekwiwalentu za zużycie internetu i energii elektrycznej pracownikom wykonującym pracę zdalną w czasie epidemii koronawirusa potwierdza, że ekwiwalent z tego tytułu nie stanowi przychodu ze stosunku pracy.
Wnioskodawca będący pracodawcą, który ze względu na wprowadzenie w Polsce stanu zagrożenia epidemicznego, a następnie stanu epidemii wywołanego przez wirus SARS-CoV-2, zdecydował się skierować pracowników do wykonywania pracy zdalnej. Rozważa on wypłatę dodatkowych świadczeń dla pracowników w postaci ekwiwalentu za korzystanie z prywatnego łącza internetowego oraz zwiększonego zużycia energii elektrycznej i ogrzewania. Ekwiwalent wypłacany będzie w formie zryczałtowanej, uśrednionej kwoty, w przedziale 100–150 zł miesięcznie, pod warunkiem, że pracownik co najmniej 60% swojego wymiaru czasu pracy będzie pracował zdalnie. Pracownicy nie będą zobligowani do przedstawiania faktur od zewnętrznych dostawców internetu oraz prądu, a także kalkulacji faktycznego zużycia energii elektrycznej. Organizacja pracy zdalnej w opisanym powyżej trybie oraz wypłata ekwiwalentu będzie trwała maksymalnie do 3 miesięcy po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii w Polsce.
Wnioskodawca zadał pytanie, czy w odniesieniu do przedstawionego powyżej zdarzenia przyszłego jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych będzie on zobligowany do kalkulacji oraz poboru i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych do właściwego urzędu skarbowego od kwot wypłacanego ekwiwalentu za zużycie internetu oraz energii elektrycznej.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, co następuje:
„[…] narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca. Przy czym przepis ten pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy. Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy, poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.
Niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia, nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy. Analogicznie jak ekwiwalent wypłacany za zwiększone zużycie energii elektrycznej czy wody, co jest naturalną konsekwencją pracy w domu.
[…] wypłacone przez Wnioskodawcę kwoty ekwiwalentu za zużycie Internetu i energii elektrycznej pracownikom wykonującym pracę zdalną nie będą stanowiły przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tej sytuacji, bezprzedmiotowa pozostaje kwestia zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy w zakresie braku obowiązku poboru i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych od wypłacanych kwot, należało uznać za prawidłowe”.
Kto decyduje o wprowadzeniu pracy zdalnej?
W zależności od preferencji danej osoby, jej przyzwyczajeń, warunków domowych do wykonywania pracy zdalnej i różnego rodzaju okoliczności, dla niektórych pracowników skierowanie do wykonywania pracy zdalnie jest ułatwieniem, a dla innych przeszkodą w starannym wykonywaniu obowiązków pracowniczych i pogodzeniu życia zawodowego z życiem prywatnym.
Stroną podejmującą decyzję o wprowadzeniu pracy zdalnej jest pracodawca. Jeżeli charakter pracy danego pracownika na to pozwala, a ma on umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania pracy zdalnej, to nie ma formalnych przeszkód, aby pracodawca polecił mu rozpoczęcie wykonywania pracy w tej formie.
Art. 3 ust. 1
W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Art. 3 ust. 3
Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
Polecenie pracy zdalnej nie wymaga zgody pracownika, podobnie nie wymaga też jego zgody polecenie powrotu do wykonywania pracy w tradycyjnej formie. Forma wykonywania pracy zależy zatem od pracodawcy, a pracownik co do zasady nie może kwestionować jego decyzji w tym zakresie. Może jednak odmówić wykonywania pracy zdalnej, w razie gdy nie ma ku temu możliwości technicznych lub lokalowych.
