Czy i kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

W trakcie pandemii koronawirusa do porządku prawnego niemal przymusowo została włączona instytucja pracy zdalnej. W związku z rozprzestrzenianiem się wirusa ograniczano obecność osób w przestrzeni, w tym w zakładach pracy. Pracownicy wykonywali swoje obowiązki albo na stałe poza biurem, albo czasowo, przebywając w pracy w wybrane dni. Stan zagrożenia epidemicznego został odwołany, ale przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały włączone do Kodeksu pracy. W niniejszym artykule zostanie przedstawiona idea pracy zdalnej, jej główne zasady, a także to, czy i kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej pracownikowi, który zgłosi się z wnioskiem o świadczenie pracy w owej formie. W artykule zostaną przedstawione odpowiednie przykłady pokazujące problem, który zostanie poruszony w opracowaniu.

Przepisy prawa pracy

Nowelizacją kp, która weszła w życie 7 kwietnia 2023 roku, wprowadza regulacje dotyczące pracy zdalnej. Do tej pory funkcjonowały one na podstawie przepisów tzw. ustawy covidowej, jednak były one niezupełne, czasami niejednoznaczne, wiele kwestii nie było uregulowanych i wymagały kompleksowego unormowania. 

Zgodnie z art. 67¹⁸ kp praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Przykład 1.

Pan Wojciech jest pracownikiem administracyjnym w dużej spółce. Jego praca polega na analizie dokumentów. Część z nich nie może być udostępniana zdalnie, może się znajdować jedynie w biurze. Dlatego też pracodawca wraz z pracownikiem zdecydowali, że przez 2 dni w tygodniu będzie on mógł świadczyć pracę zdalnie – z domu, natomiast w pozostałe dni będzie obecny w zakładzie pracy.

W tym zakresie regulacja jest elastyczna – nie wymaga ani stałej pracy zdalnej, ani by było to tylko w jednym, określonym miejscu.

Obecnie, gdy wiele osób podróżuje i pracuje, można ustalić, że pracownik będzie wykonywał swoją pracę w dowolnym miejscu, równocześnie ustalając zasady kontaktu z pracodawcą.

Strony mogą umówić się na pracę zdalną już w momencie zawierania umowy albo w czasie jej trwania, zawierając stosowne porozumienie.

Przepisy zakładają, że pracodawca może cofnąć polecenie pracy zdalnej z 2-dniowym wyprzedzeniem, jeżeli polecenie wiąże się ze stanem nadzwyczajnym, epidemii, zagrożenia epidemicznego czy niemożliwością zapewnienia w miejscu pracy bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z uwagi na siłę wyższą.

Przykład 2.

Pani Małgorzata prowadząca działalność w zakresie produkcji mebli poleciła pracownikom wykonywanie pracy zdalnej w związku z powodzią, jaka miała miejsce na terenie zakładu. Była to siła wyższa, nie było wiadomo, kiedy skutki zdarzenia zostaną usunięte. Udało się je usunąć po tygodniu i już w przeddzień zakończenia prac usuwających zniszczenia pani Małgorzata wskazała pracownikom, że cofa polecenie pracy zdalnej w związku z przywróceniem w zakładzie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

 W poleceniu lub porozumieniu dotyczącym wykonywania pracy zdalnej należy ustalić jej warunki, tj.:

• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Jeżeli pracodawca formułuje regulamin pracy zdalnej lub zawiera porozumienie z organizacją związkową w tym przedmiocie, musi tam dodatkowo zawrzeć:

1. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 67²⁴ § 1 pkt 2 lub 3 kp;
3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 67²⁴ § 3, lub ryczałtu, o którym mowa w art. 67²⁴ § 4.

Kto może złożyć wiążący wniosek o wykonywanie pracy w formie zdalnej?

Zgodnie z art. 67¹⁹ § 6 kp pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy, w tym w formie zdalnej, jeżeli składa go:

• pracownik-małżonek albo pracownik-rodzic dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej;
• pracownik-rodzic dziecka mającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 Ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia;
• pracownik-rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz dziecka mającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 roku – Prawo oświatowe, o wykonywanie pracy w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 139, lub rozkładzie czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ albo w art. 142, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia;
• pracownica w ciąży;
• pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, mającą orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W przypadku takiego wniosku co do zasady występuje sytuacja, kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej i jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika. 

Przykład 3.

Pan Karol jest pracownikiem, który ma dziecko w wieku 2 lat. Jego żona jest ogrodnikiem, zatem nie ma możliwości wykonywania pracy w formie zdalnej, a zależało jej na powrocie do zawodu. Z uwagi na to, że dziecko nie zaadaptowało się w żłobku, rodzice podjęli decyzję o tym, że jedno z nich zostanie w domu. Pan Karol ma pracę biurową, która może być wykonywana z domu. Wobec tego złożył on wniosek o wykonywanie pracy z miejsca zamieszkania i zachodzi sytuacja, kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej i ma obowiązek uwzględnić owy wniosek.

Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

We wskazanym powyżej przepisie jest zawarty obowiązek pracodawcy uwzględnienia wniosku o świadczenie pracy w formie zdalnej. Od tej zasady ustawodawca przewidział jednak wyjątki wskazujące, że pracodawca ma obowiązek uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy w formie zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na:

• organizację pracy, lub
• rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. 

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Przykład 4.

Pan Wiktor jest ogrodnikiem i wykonuje prace w ogrodach klientów swojego pracodawcy. Prace polegają na przycinaniu drzew, wykonywaniu nasadzeń, pielęgnacji roślin, krzewów, zabezpieczaniu ich. W okresie zimowym pracownicy jeżdżą do hurtowni celem zakupu sprzętu i konserwacji urządzeń. Pracownik złożył wniosek o pracę zdalną z uwagi na to, że jego żona ma tzw. ciążę powikłaną. Pracodawca nie ma jednak możliwości uwzględnienia takiego wniosku z uwagi na rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Podany przykład obrazuje, jak rodzaj pracy może wykluczyć możliwość jej wykonywania w formie zdalnej. Analogicznie będzie przedstawiała się sytuacja pracowników sprzątających czy konserwatorów, którzy mogą świadczyć pracę jedynie w zakładzie pracy. 

Przykład 5.

Pani Regina jest pracownikiem działu kadr w podmiocie zatrudniającym ponad 100 pracowników. Nie ma możliwości wynoszenia poza zakład pracy czy udostępniania, nawet w formie zdalnej, akt osobowych pracownika. W zakładzie, zgodnie z zaleceniami inspektora ochrony danych osobowych, nie ma takiej możliwości. Jeżeli pani Regina złoży wniosek o pracę zdalną, pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia go z uwagi na organizację pracy. 

Analogicznie będzie w przypadku pracowników, którzy pracują na dokumentach, które nie mogą być udostępniane elektronicznie czy wynoszone z zakładu pracy, np. pracownicy merytoryczni w sądach.

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej? Podsumowanie

Odpowiadając na zadane w tytule pytanie czy i kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej, należy wskazać, że ma on prawo do odmówienia uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, nawet w sytuacji, gdy pracownik ma prawo do złożenia wiążącego pracodawcę wniosku.

Musi być to jednak uzasadnione tym, że praca nie może być świadczona w formie zdalnej z uwagi na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub organizację pracy.

Każda odmowa musi być przedstawiona pracownikowi w formie pisemnej, aby mógł się z nią zapoznać. Termin na odpowiedź na wniosek pracownika to 7 dni od daty jego złożenia, a należy jej udzielić w formie pisemnej lub elektronicznej.