Poradnik Przedsiębiorcy

Praca zdalna - regulacje prawne i zmiany w 2021 roku

Pandemia koronawirusa sprawiła, że w pewnym okresie większość pracowników świadczyła pracę z domu, zdalnie. Było to spowodowane obostrzeniami związanymi z możliwością wychodzenia z domów i mieszkań tylko w pilnych sprawach oraz szerokimi zaleceniami pozostania w domach i świadczenia z nich pracy. Czy aktualnie praca zdalna jest uregulowana w Kodeksie pracy? Czy telepraca jest tym samym co praca zdalna? Jakie są problemy i zagadnienia, które należy podjąć w związku z uregulowaniem pracy zdalnej? Jak będzie to wyglądało w roku 2021? Na te i inne pytanie odpowiedzi zostaną zawarte w artykule.

Podstawa prawna

Praca zdalna, tak popularna ostatnimi czasy, nie ma swojej definicji w Kodeksie pracy, co więcej, nie jest tam nawet uregulowana. Istnieje dopiero projekt w tym zakresie.

To Tarcza antykryzysowa 4.0 wprowadziła przepisy dotyczące pracy zdalnej, które są uregulowane aktualnie w Ustawie z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Zgodnie z art. 3 tej ustawy, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.

Taka praca może być zatem zlecona przez pracodawcę, ale wyłącznie na czas określony, nie bezterminowo, tylko w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, a także 3 miesiące po odwołaniu takiego stanu. Poza stanem pandemii, zgodnie z ustawą, pracodawca nie może zlecać pracownikowi pracy zdalnej. Jest ona wówczas wykonywania poza miejscem jej stałego wykonywania. Wątpliwości pojawiają się w zakresie ustalenia tego miejsca – czy może być to miejsce dowolne, zmienne, czy też jedno, ustalone. Kwestia ta wymaga doprecyzowania przepisów.

Praca zdalna, zgodnie z projektem, zostanie jednak wprowadzona do Kodeksu pracy. W świetle projektowanych przepisów ustalenie pracy zdalnej będzie możliwe w porozumieniu pracownika z pracodawcą albo w samej umowie o pracę.

Wykonywanie pracy zdalnej będzie mogło zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj obowiązków.

Przykład 1.

Pracownik, który nie zna się na obsłudze komputera, nie może otrzymać polecenia pracy zdalnej. Również osoba, która mieszka w kawalerce wraz z rodziną – w szczególności z dziećmi, które uczą się w formie zdalnej – nie może wykonywać pracy w formie zdalnej, nie ma bowiem możliwości lokalowych ku temu. Pracownik, który mieszka w miejscu,  w którym brak jest połączenia z internetem, telefonem, nie może w ten sposób pracować – nie ma bowiem możliwości technicznych.

Praca zdalna może być wykonywana, w szczególności, przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Aktualnie na podstawie ustawy covidowej pracodawca może w każdej chwili cofnąć polecenie pracy zdalnej!

Telepraca a praca zdalna

Telepraca to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych powyżej oraz przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Ta definicja i kwestie związane z telepracą są określone w Rozdziale IIb Kodeksu pracy.

Wskazuje ona jednak na to, że praca jest wykonywana regularnie poza zakładem pracy, przez co należy rozumieć, że jest w ten sposób wykonywana systematycznie, w terminach i okresach uzgodnionych z pracodawcą. Równocześnie regularność nie oznacza tego, że praca taka będzie wykonywana wyłącznie w takiej formie. Zgodnie z definicją telepracownik systematycznie, regularnie, świadczy pracę z zakładu pracy, a nie wyłącznie z innego miejsca, np. z domu.

Telepraca jest rodzajem lub sposobem wykonywania pracy przy użyciu środków technologii informatycznej, w ramach umowy lub stosunku pracy, w którym praca, która mogłaby być wykonywana na terenie zakładu pracodawcy, jest przeniesiona do regularnego wykonywania poza ten teren. Dotyczy to więc takich prac, których wykonywanie jest możliwe na terenie zakładu pracodawcy oraz gdy możliwe jest przekazywanie jej wyników przy użyciu technologii informatycznej.

Do telepracy nie można jednak zaliczyć prac, które nie mogą być wykonywane w zakładzie pracy, na przykład wykonywania pomiarów w terenie i przekazywania ich wyników środkami komunikacji elektronicznej. Nie jest to telepraca – nie można jej wykonywać w zakładzie pracy.

Przykład 2.

Pan Paweł jest zatrudniony w przedsiębiorstwie meblowym Kolaż Sp. z o.o. Przez 30 godzin w tygodniu projektuje wzory kanap i sof, które przesyła pracodawcy w formie zdalnej, natomiast przez 10 godzin tygodniowo pracuje w siedzibie przedsiębiorstwa i nadzoruje wykonywanie tych projektów. Jest to telepraca, ponieważ te projekty mógłby wykonywać stacjonarnie, w pracy, a wszystko jest uregulowane w jego umowie o pracę oraz regulaminie pracy.

Telepraca ma zatem znacznie węższy zakres działania, wymaga tego, by pracownik, choćby w minimalnym zakresie, ale pojawiał się w pracy, stacjonarnie. Praca zdalna zakłada natomiast, że pracownik może całą swoją pracę przenieść „do domu”, zatem te przepisy nie mogą być stosowane ani odpowiednio, ani w drodze analogii, brak bowiem przepisów, które by to ewentualnie umożliwiały.

Według projektu zmian do Kodeksu pracy, które miałyby wejść w życie w 2021 roku, praca zdalna miałaby zastąpić telepracę, całkowicie usuwając ją z kodeksu. W tym zakresie trwają jednak nadal konsultacje społeczne z przedstawicielami pracodawców i pracowników, zatem ostateczny kształt nie jest jeszcze znany.

Sprzęt w pracy

Co do zasady narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. To na nim spoczywa, zgodnie z ustawą covidową oraz projektem zmian w Kodeksie pracy, obowiązek zapewnienia pracownikowi odpowiedniego komputera, łącza internetowego, ryczałtu za prąd, inne media, z których korzysta w pracy, a nawet biurka, krzesła.

Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik będzie mógł używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Używanie przez pracownika własnego komputera bez dodatkowych zapór czy programów antywirusowych, może narazić pracodawcę na szkodę. Jeśli pracownik wie, że nie jest w stanie ich zapewnić, musi poinformować o tym pracodawcę, który powinien zorganizować pracownikowi odpowiednie zabezpieczenia danych, informacji poufnych lub tajemnicy przedsiębiorstwa.

Jeżeli pracownik zgadza się na używanie własnego sprzętu, niejako zapewnia o jego niewadliwości i że będzie działał bez problemów. W przypadku awarii odpowiadałby za to pracownik, dlatego wydaje się, że dla niego korzystniejsze jest korzystanie ze sprzętu zapewnionego przez pracodawcę. 

Kontrola sposobu i warunków wykonywania pracy, BHP

Jednym z istotnych elementów pracy zdalnej, zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, jest możliwość kontrolowania sposobu oraz warunków wykonywania pracy. Projektowane zapisy dają pracodawcy możliwość kontrolowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Związki zawodowe wskazują niebezpieczeństwo przerzucania obowiązku zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z pracodawców na pracowników, co jest sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy. Kwestie te wymagają szerokich konsultacji. O ile proste będzie to dla dużych pracodawców, którzy mają wystarczające środki finansowe do zorganizowania „biur” w domach swoich pracowników, mają też służbę BHP, o tyle małe przedsiębiorstwa mogą mieć z tym problem. Co do zasady to pracodawca ma zapewnić pracownikowi odpowiedni sprzęt oraz BHP.

W projekcie nowelizacji wskazano, że w przypadku wykonywania pracy w miejscu zamieszkania pracodawca będzie miał prawo przeprowadzić kontrolę. Może się to jednak odbyć:

  • wyłącznie w godzinach pracy oraz
  • na podstawie wcześniejszego uzgodnienia z pracownikiem,
  • nie naruszając przy tym zasad prywatności i możliwości korzystania z pomieszczeń przez innych domowników.

Wypadek przy pracy zdalnej

Kwestią, która wymaga zainteresowania, jest uregulowanie wypadków przy pracy zdalnej osób, które świadczą ją z domu czy innego miejsca.

Wypadek przy pracy to zdarzenie nagłe, związane z wykonywaną pracą, wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące uraz lub śmierć.

Zagadnienie to będzie musiało zostać dookreślone w zmienionej ustawie, gdyż na pewno pracodawcy będą kwestionowali fakt, że zdarzenie było związane z wykonywaną pracą, wskazując na przykład, że miało to miejsce bez takiego związku.

W przypadku, gdy dojdzie do wypadku przy pracy zdalnej, podobnie jak w normalnych warunkach niezbędne będzie sporządzenie protokołu powypadkowego, ustalenie okoliczności związanych z wypadkiem, na podstawie których pracownikowi przysługiwać będzie odszkodowanie. W domu może być to trudniejsze, gdy brak jest świadków zdarzenia.

Podsumowując, wskazać należy, że większość kwestii związanych z pracą zdalną, mimo że mają wejść w życie w 2021 roku, jest jeszcze nieznana. Projekty są konsultowane z organizacjami reprezentującymi pracowników oraz pracodawców, dlatego precyzyjne wskazanie kształtu regulacji jest znacznie utrudnione. Na pewno główne wytyczne stanowi aktualna ustawa covidowa, która wymaga jednak doprecyzowania i rozszerzenia.