Koszty pracy zdalnej - jak zaksięgować w ewidencji podatkowej?

Pandemia koronawirusa spowodowała wzrost znaczenia pracy zdalnej wykonywanej przez pracowników. To z kolei wiąże się z wydatkami ponoszonymi przez pracodawców w celu umożliwienia prowadzenia tej formy pracy przez pracowników. W związku z tym warto przeanalizować kwestie kwalifikowania wydatków ponoszonych na pracę zdalną do kosztów podatkowych u pracodawcy. Sprawdź, jak zaksięgować koszty pracy zdalnej u pracodawcy!

Czy koszty pracy zdalnej podlegają księgowaniu u pracodawcy?

Kosztami uzyskania przychodów w rozumieniu CIT oraz PIT są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, z wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Zatem, aby koszty pracy zdalnej poniesione przez podatnika mogły stanowić koszty uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

• został poniesiony przez podatnika;
• jest definitywny, a więc bezzwrotny;
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
• nie jest kosztem wymienionym w art. 23 ustawy PIT lub art. 16 ustawy CIT;
• został właściwie udokumentowany.

Podkreślić również należy, że wśród kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów są także tzw. koszty pracownicze. Pracodawca może zaliczyć do nich również wydatki związane z pracą zdalną obejmujące zakup narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz wydatki związane z jej obsługą logistyczną.

Zapewnienie ww. stanowi obowiązek pracodawcy, przy czym ma on swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy. Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

Jak możemy przeczytać w interpretacji Dyrektora KIS z 3 stycznia 2023 roku (nr 0111-KDIB1-2.4010.701.2022.6.DP), kosztem uzyskania przychodów mogą być również koszty, które przedsiębiorca będący pracodawcą ponosi w związku z zatrudnianiem pracownika w prowadzonej działalności gospodarczej. Pracodawca ma prawo do zaliczenia racjonalnie uzasadnionych i pozostających w związku z prowadzoną działalnością kosztów wynikających z zatrudnienia pracownika do kosztów uzyskania przychodów.

Biorąc pod uwagę powyższe, stwierdzić należy, że wydatki ponoszone na zakup narzędzi i materiałów mających na celu przygotowanie stanowiska potrzebnego do wykonywania pracy zdalnej mogą mieć pośredni związek z osiąganymi przez pracodawcę przychodami, a ponoszenie tych wydatków będzie działaniem mającym na celu zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodów. 

W odniesieniu do powyższych wydatków należy stwierdzić, że pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów i mogą mieć pośredni wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Takie świadczenia na rzecz pracowników mają działanie wpływające na jakość, wydajność i efektywność pracy. 

Wydatki ponoszone w związku z pracą zdalną stanowią zatem koszt pośredni. W przypadku pracodawców prowadzących pełną księgowość ujmuje się je w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych, obciążając koszty działalności operacyjnej jednostki (pracodawcy). Ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych odbywa się na podstawie faktury potwierdzającej zakup materiałów lub wyposażenia. Wartość brutto faktury: 

• Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
• Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.

Następnie jako zarachowanie kosztu:

• Wn konto 40-1 „Zużycie materiałów”,
• Ma konto 30.

W tym miejscu warto także zwrócić uwagę na treść art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy PIT, który podaje, że nie uważa się za koszt uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa. Identycznie też stanowi art. 16 ust. 1 pkt 52 ustawy CIT.

Przepis ten ma zapobiegać odliczeniu od przychodu wydatków na zakup składników majątkowych podatnika, które nie zostały zaliczone do środków trwałych, w dwóch przypadkach:

• rzeczowe składniki majątkowe podatnika nie są wykorzystywane dla celów działalności gospodarczej, lecz służą osobistym celom pracowników i innych osób, albo
• zakupione składniki majątku podatnika bez uzasadnienia znajdują się poza jego siedzibą.

W przypadku nabytych składników majątkowych i przekazanych pracownikom w celu wykonania pracy zdalnej – a więc poza siedzibą pracodawcy – nie można jednak twierdzić, że takie przekazanie jest nieuzasadnione.

W rezultacie ww. przepis nie znajdzie zastosowania.

Końcowo dodajmy też, że zgodnie z art. 22d ust. 1 ustawy PIT podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku stanowiących środki trwałe, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g, nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania. 

Przykład 1.

Pan Tomasz prowadzi przedsiębiorstwo zajmujące się projektowaniem wnętrz. Zatrudnia pracownika, który swoją pracę wykonuje zdalnie. Pan Tomasz zakupił dla niego laptop do pracy w domu o wartości 5500 zł. Czy zakupiony sprzęt może stanowić koszt uzyskania przychodu?

Pan Tomasz ma prawo do zaliczenia wydatku jednorazowo w koszty podatkowe w dacie oddania laptopa do użytku pracownikowi. Wydatek wykazuje związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i dodatkowo nie znajdzie zastosowania wyłączenie określone w art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy PIT.

Przekazanie pracownikowi sprzętu do pracy zdalnej wolne od PIT

Jeżeli na przedstawiony problem popatrzymy z perspektywy pracownika, to należy wskazać, że zapewnienie narzędzi i materiałów do pracy zdalnej nie stanowi dla niego przychodu ze stosunku pracy podlegającego opodatkowaniu.

Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. 

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 29 grudnia 2022 roku (nr 0113-KDIPT2-3.4011.771.2022.7.NM), niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy. Analogicznie jak ekwiwalent wypłacany za zwiększone zużycie energii elektrycznej, wody czy drukowanie, co jest naturalną konsekwencją pracy w domu. 

Natomiast w przypadku, gdy pracownik otrzymuje określony ekwiwalent, zastosowanie znajdzie zwolnienie od podatku określone w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy, gdzie czytamy, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika, że kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku po spełnieniu łącznie następujących warunków:

1. ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu;
2. kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania;
3. narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika;
4. narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Przechodząc do podsumowania, należy wskazać, że wydatki związane z pracą zdalną stanowią koszt podatkowy dla pracodawcy i jednocześnie dla samego pracownika zapewnienie materiałów i wyposażenia jest neutralne podatkowo.