Poradnik Przedsiębiorcy

Feedback – jak dawać pracownikom informację zwrotną

Wydawać się może, że najlepiej przekazać pracownikowi informację o tym, jak pracuje i czy jesteśmy zadowoleni z tego, jak wykonuje swoje obowiązki, przy okazji okresowych ocen. Musimy mieć jednak świadomość, że kiedy pracownicy wykonują swoje obowiązki i nikt nie ma do nich przez długi czas żadnych zastrzeżeń, mogą oni powtarzać popełniane błędy, zupełnie o nich nie wiedząc, a naprawa nie byłaby dla nich problemem, gdyby tylko ktoś im o tym powiedział. Mogą być oni naprawdę zaskoczeni, że nagle są oceniani negatywnie, bez słowa uprzedzenia. Dlatego zazwyczaj bardzo cenią sobie feedback, który możemy im dać. Jak to robić, by był on skuteczny?

Feedback, czyli co?

Zanim przejdziemy do dalszych rozważań, warto wyjaśnić, czym jest feedback. Otóż jest to informacja zwrotna, którą przekazujemy pracownikowi. Oceniamy jego pracę – pozytywnie lub negatywnie, wskazujemy co powinien poprawić, nad czym się skupić.

Dzięki feedbackowi możemy wskazać pracownikowi, jakie są jego mocne i słabe strony, aby mógł się rozwijać, wiedząc, co może mu pomóc w lepszym rozwiązywaniu problemów.

Dzięki takiej informacji zwrotnej pracownik na bieżąco wie, jak pracuje, czy dobrze wywiązuje się ze swoich obowiązków, jest dobry w tym, czym się zajmuje. Pomaga mu to skupić się na tym, co jest dla niego najważniejsze.

Można powiedzieć, że są to rady, które możemy przekazać naszym pracownikom, o których możemy z nimi dyskutować i przedstawiać nasze spojrzenie.

Feedback – dawać czy nie?

Zastanówmy się, co może myśleć pracownik, który nie dostaje informacji zwrotnej. Zazwyczaj mamy poczucie, że gdy robimy coś nie tak, ktoś nas upomni. Skoro więc spotykamy się w pracy na co dzień z pracownikiem, widzimy, że robi coś niepoprawnie, ale mimo wszystko milczymy, czekając na bardziej odpowiednią okazję, może się okazać, że będzie on pracował ze spokojem – w końcu nikt nie ma zastrzeżeń.

Nagle znajdzie się na rozmowie, w którym wypunktujemy mu wszystko, co robi źle. Jak może zareagować? Był przekonany, że wszystko jest w porządku, nikt go nie upomniał, nie wskazał żadnego błędu, choć przyglądał się jego pracy, widział raporty itd. Może to spowodować złość, rozczarowanie, zmniejszyć jego zaangażowanie i motywację. Może on bowiem pomyśleć sobie, że jego praca i tak nie ma sensu, bo za pół roku dowie się, że wszystko jest do poprawy.

Patrząc na to z tej perspektywy, można zrozumieć, jak ważny jest feedback dla pracowników i zdecydowanie warto go dawać. Najlepiej robić to na bieżąco, by każdy mógł pracować nad sobą i swoimi umiejętnościami.

Poza tym feedback to nie tylko wieści o tym, co pracownik robi źle. Pozytywna informacja może sprawić, że pracownik stanie się o wiele bardziej zmotywowany, jego działania nabiorą sensu i będzie wiedział, że pracuje po coś. Posiadanie celu zwiększa zaangażowanie i sprawia, że pracownik może bardziej identyfikować się z firmą. Pozytywny feedback może być po prostu elementem motywującym, który jest prosty i często bardzo skuteczny.

Brak feedbacku może zostać odebrany w taki sposób, że pracownik poczuje się niepotrzebny, może mieć wrażenie, że po prostu pracuje, ale dla nikogo nie ma to większego znaczenia.

Jak dawać informację zwrotną?

Wiemy już, że dla pracowników feedback jest ważny i potrzebny. Jednak jak przekazywać informację zwrotną, by była skuteczna? Podpowiadamy!

Rozmawiaj na osobności

Jeśli zauważyłeś, że pracownik robi coś bardzo dobrze lub nieprawidłowo i chcesz się tym z nim podzielić, nie rób tego w biegu, na korytarzu, w pokoju pełnym ludzi. Postaraj się zorganizować spotkanie, na którym będziecie mogli spokojnie porozmawiać. Dzięki temu dyskusja będzie bardziej szczera, a pracownik z całą pewnością mniej skrępowany.

Krytykuj pracę, nie osobę

To bardzo ważne, by – jeśli już musimy krytykować – nie krytykować pracownika, ale jego pracę. Powiedzmy, które obowiązki wykonuje nieprawidłowo i dlaczego, ale nie róbmy personalnych wycieczek. Oprócz tego, że to bardzo stresujące dla pracownika, nie działa motywująco, to najzwyczajniej w feedbacku nie chodzi o to, co myślimy o kimś, tylko o jego pracy. Takie działania są nieprofesjonalne.

Pomagaj

Jeśli wiesz, dlaczego pracownik popełnia błędy, pomóż mu je naprawić. Daj wskazówki, pokaż, co może zrobić inaczej, gdzie się pomylił. Dzięki temu nie będzie błądził we mgle. Możemy zostawić pracownika samego sobie, mówiąc po prostu: to zadanie było wykonane źle. Ale co nam to da? Jaka jest tak naprawdę informacja, którą chcemy przekazać? Co musi zrobić pracownik, by nad tym pracować? Podpowiedzmy mu, szczególnie kiedy prosi nas o więcej informacji.

Na bieżąco

Tak jak wspominaliśmy, nie jest najlepszym pomysłem zwlekanie z feedbackiem. Pracownik będzie wykonywał swoje zadania jak gdyby nigdy nic, aż tu nagle dostanie długą listę tego, co pół roku temu zrobił źle. Po pierwsze może po prostu nie pamiętać, o co chodzi, po drugie, być zaskoczonym, że nikt mu nic wcześniej nie powiedział. Jak tylko zauważamy, że coś jest nie tak (lub bardzo dobrze), nie zwlekajmy, by powiadomić o tym pracownika!

Feedback jest bardzo ważny i nie powinniśmy o nim zapominać. To, że pracownik wykonuje swoją pracę nieprawidłowo, działa negatywnie na całą firmę. Jeśli więc o tym wiemy, pomóżmy mu uczyć się na swoich błędach. Poza tym chwalmy, ponieważ jest to często najlepsza motywacja!