Poradnik Przedsiębiorcy

Firma w mieszkaniu – kiedy wydatki stanowią koszty przedsiębiorcy?

Podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą prowadzą ją we własnym mieszkaniu. Taka sytuacja dotyczy zazwyczaj jednoosobowych działalności gospodarczych. Firma w mieszkaniu powoduje wzrost wydatków, na przykład za prąd. Tym samym podatnicy chcą zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

Koszty uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 22 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa o PIT), kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, kosztem uzyskania przychodów będzie taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z jego zasobów majątkowych;

  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

  • poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

  • został właściwie udokumentowany;

  • nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 cyt. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy jednak pamiętać, że związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła, należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że może on przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zatem kosztami uzyskania przychodów będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w tym celu, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty. Należy więc przyjąć, że koszty związane z zachowaniem źródła przychodów to takie, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła w dalszym ciągu uzyskiwano, oraz aby takie źródło w ogóle dalej mogło istnieć.

Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać te, które zostały poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne jego funkcjonowanie. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodów w przyszłości.

Jednocześnie należy zauważyć, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Wspomniany wcześniej katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, zawarty w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w ww. przepisie, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Jakie wydatki związane z mieszkaniem stanowią koszt uzyskania przychodu?

Zauważyć należy, że istnieje grupa wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej, gdyż ponoszą je osoby fizyczne, niezależnie od tego, czy prowadzą działalność gospodarczą, czy też nie. Są to typowe wydatki osobiste i konsumpcyjne, na przykład dotyczące zapewnienia sobie odpowiednich warunków mieszkaniowych. Wydatki o charakterze osobistym w szczególności mogą dotyczyć funkcjonowania, eksploatacji i utrzymania własnego mieszkania na cele prywatne. Prywatnego charakteru tego rodzaju wydatków nie zmienia również fakt, że podatnik może korzystać z pomieszczenia (lub znajdujących się w nim rzeczy) przeznaczonego na zaspokojenie własnych potrzeb mieszkaniowych, prowadząc równocześnie w tym pomieszczeniu działalność gospodarczą. Wydatki o charakterze osobistym są bowiem ponoszone przede wszystkim w celu zaspokojenia własnych potrzeb mieszkaniowych, a nie wyłącznie w celu osiągnięcia przychodów, czy też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie mają one ścisłego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie występuje więc ścisłe i nie budzące wątpliwości powiązanie kosztów ponoszonych przez podatnika z celem osiągnięcia przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Firma w mieszkaniu - zmiana stanowiska organów podatkowych w zasadach naliczania podatku

Do tej pory organy podatkowe uważały, że podatnik winien wyodrębnić pomieszczenie, w którym prowadzi działalność gospodarczą. Uważano, że tylko w takim przypadku można stwierdzić związek przyczynowo - skutkowy pomiędzy wydatkami związanymi z utrzymaniem mieszkania a prowadzoną działalnością i mogą one stanowić koszt uzyskania przychodów (tylko w takim jednak zakresie, w jakim nieruchomość była wykorzystywana na potrzeby działalności).

Obecnie powyższe stanowisko uległo zmianie. Podatnicy nie będą już musieli wyodrębniać części mieszkania (np. pokoju), w którym prowadzona jest działalność.Zmieniona interpretacja indywidualna z 3 kwietnia 2015 roku (nr IBPBI/1/415-1512/14/ŚS), wydana w imieniu Ministra Finansów przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach:
Jednocześnie należy podkreślić, że przepisy ustawy PIT nie uzależniają możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów od wyodrębnienia – w dosłownym (fizycznym) sensie – pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Podatnik powinien określić, jaka część nieruchomości faktycznie służy prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, i wówczas może w odpowiedniej proporcji zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych.

Podsumowując, zmieniona interpretacja jest korzystna, w sytuacji gdy prowadzona jest firma w mieszkaniu. Powyższe stanowisko odpowiada obecnym realiom gospodarczym, bowiem nowe rodzaje działalności, szczególnie usługowych, nie wymagają już osobnego pomieszczenia. Nowe przepisy ułatwiają także prowadzenie działalności gospodarczej w kawalerce, z której trudno wyodrębnić osobną część.