Poradnik Przedsiębiorcy

Samochód wykorzystywany w działalności gospodarczej - warto wiedzieć!

W dzisiejszych czasach wielu przedsiębiorców nie wyobraża sobie prowadzenia działalności gospodarczej bez wykorzystania samochodu. Część podatników decyduje się skorzystać z ofert leasingodawców, inni zaś wprowadzają samochód do środków trwałych. Prawidłowe określenie rodzaju oraz sposobu używania samochodu ma ogromny wpływ na rozliczanie wydatków związanych z tymi pojazdami. Jak zatem rozliczać samochód wykorzystywany w działalności gospodarczej? Odpowiadamy!

Czym jest środek trwały?

Zgodnie art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za środki trwałe uznaje się te składniki majątku, które:

  • stanowią własność lub współwłasność podatnika;
  • zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie;
  • są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania;
  • będą wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą lub oddane do użytku na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu;
  • będą wykorzystywane w prowadzonej działalności dłużej niż rok.

Samochód wykorzystywany w działalności gospodarczej – czy jest środkiem trwałym?

W przypadku, gdy zakupiony przez podatnika pojazd spełnia definicję środka trwałego, a jego wartość przekracza kwotę 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT), należy ustalić wartość początkową środka trwałego, a następnie wprowadzić go do ewidencji środków trwałych oraz poddać amortyzacji. Wówczas odpisów amortyzacyjnych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym samochód został wprowadzony do ewidencji.W przypadku, gdy wartość zakupionego samochodu osobowego nie przekracza 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT), wówczas nie jest konieczne wprowadzanie go do środków trwałych. Poniesiony wydatek można ująć bezpośrednio w kosztach podatkowych bez konieczności dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

Przykład 1.

Przedsiębiorca wykorzystujący w działalności opodatkowanej samochód osobowy stanowiący środek trwały, kupił paliwo oraz płyn do spryskiwaczy za łączną kwotę brutto wynikającą z faktury 344,35 zł (VAT – 64,39; netto – 279,96). Jak wygląda rozliczenie wydatku w KPiR, gdy samochód jest wykorzystywany w sposób mieszany (tj. w działalności i prywatnie)?

W przypadku wykorzystywania samochodu w sposób mieszany, podatnikom przysługuje odliczenie 50% podatku VAT z faktur zakupu oraz ujęcie 75% (kwota netto powiększona o podatek VAT niepodlegający odliczeniu) wydatku w kosztach. Zatem w ewidencjach zostaną ujęte kwoty:

  • w rejestrze VAT zakupu – 32,20 zł
  • w księdze przychodów i rozchodów – 75% x (32,19 zł + 279,96 zł) = 234,11 zł

Jak rozliczać prywatny samochód wykorzystywany w działalności gospodarczej?

Wykorzystując w działalności gospodarczej prywatny samochód, który nie stanowi środka trwałego firmy, przedsiębiorcy nie muszą już prowadzić ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego.

Zgodnie z wprowadzoną nowelizacją przepisów, od 1 stycznia 2019 roku zniesiony został obowiązek prowadzenia kilometrówki PIT, a wydatki związane z eksploatacją pojazdu (np. myjnia, części samochodowe, przeglądy, wymiana opon) ujmowane są w kosztach podatkowych w wysokości 20% wydatku (wartość rozumiana jest jako kwota netto powiększona o podatek VAT niepodlegający odliczeniu).

Przedsiębiorcom, którzy wykorzystują prywatny samochód w sposób mieszany – tj. w działalności i prywatnie – przysługuje prawo do odliczenia 50% naliczonego podatku VAT z faktur zakupu.

W przypadku, gdy przedsiębiorca zdecyduje się użytkować prywatny pojazd wyłącznie w działalności gospodarczej oraz złoży oświadczenie VAT-26 w urzędzie skarbowym, będzie prowadził kilometrówkę dla celów VAT i określi regulamin użytkowania pojazdu w firmie, wówczas będzie przysługiwało odliczenie 100% VAT. Z prowadzonej kilometrówki powinno jasno wynikać, że wprowadzony do składników majątku firmy samochód osobowy jest użytkowany jedynie do celów służbowych. W przeciwnym razie US może zakwestionować prawo do pełnego odliczenia VAT.Należy pamiętać, że prowadzenie kilometrówki dla celów VAT nie uprawnia podatników do ujęcia w kosztach 100% kwoty netto wydatków związanych z użytkowaniem prywatnego pojazdu w działalności. W dalszym ciągu będą mogli ująć w KPiR wyłącznie 20% wartości netto wydatku eksploatacyjnego.

Jak wnieść prywatny samochód do środków trwałych przedsiębiorstwa?

Przedsiębiorcy mają możliwość przekazania na potrzeby prowadzonej działalności prywatne składniki majątku np. samochód osobowy. Powinni oni przygotować stosowne oświadczenie o przekazaniu prywatnego majątku do firmy, które w swojej treści wskazywać będzie co i od kiedy będzie wykorzystywane dla potrzeb prowadzonej działalności.Bezpłatny wzór oświadczenia wraz z szerokim omówieniem znajduje się w artykule: Oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalnościJeżeli zatem prywatny samochód osobowy jest kompletny i zdatny do użytku, stanowi własność lub współwłasność podatnika, a przewidywany okres użytkowania do celów prowadzonej działalności jest dłuższy niż rok, wówczas można go wprowadzić do ewidencji środków trwałych i amortyzować w czasie.

Co istotne, przy ustalaniu wartości początkowej wprowadzanego składnika, podstawowym wyznacznikiem jest dokument zakupu (np. umowa kupna – sprzedaży, rachunek, faktura).
W przypadku braku dowodu zakupu, wartość początkową ustala się w oparciu o ceny rynkowe z grudnia poprzedzającego rok wprowadzenia pojazdu do środków trwałych.

Kolejnym krokiem przy wprowadzaniu samochodu osobowego, jest wybór metody i stawki amortyzacji.

  • metoda liniowa ze stawką 20% w skali roku;
  • metoda indywidualna ze stawką max. 40% (jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji samochód był użytkowany przez okres min. 6 miesięcy);
  • metoda przyspieszona dostępna dla samochodów intensywnie użytkowanych w stosunku do warunków przeciętnych, albo wymagających szczególnej sprawności technicznej ze stawką podwyższoną o współczynnik nie większy niż 1,4 – maksymalna stawka wynosi 28% w skali roku;
  • metoda jednorazowa ze stawką 100% dostępna jedynie dla samochodów, których wartość początkowa nie przekracza kwoty 10 000 zł.

Przykład 2.

Podatnik wykorzystujący w działalności gospodarczej swój prywatny samochód w sposób mieszany (w działalności i prywatnie), kupił paliwo do pojazdu za kwotę 165 zł netto ( 37,95 zł VAT, zatem brutto – 202,95 zł). Jak wygląda rozliczenie zakupu paliwa do samochodu prywatnego wykorzystywanego w działalności?

Podatnikom, wykorzystującym samochód prywatny w działalności w sposób mieszany, przysługuje prawo do odliczenia 50% naliczonego podatku VAT z faktur zakupu oraz ujęcia 20% (kwota netto powiększona o podatek VAT niepodlegający odliczeniu) wydatku w kosztach. W ewidencjach zostaną ujęte kwoty:

  • rejestr VAT zakupu – 18,98 zł,
  • księga przychodów i rozchodów 20% x (165 zł + 18,97 zł) = 36,79 zł

Leasing operacyjny samochodu a środek trwały

Leasing operacyjny samochodów osobowych jest jedną z najpopularniejszych form finansowania tych składników majątku. Zgodnie z formą leasingu operacyjnego, składnik majątku nie stanowi własności przedsiębiorcy, tym samym nie można wprowadzić go do ewidencji środków trwałych ani dokonywać odpisów amortyzacyjnych.
Do końca trwania umowy leasingu przedmiot leasingu stanowi własność leasingodawcy, który dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Po zakończeniu okresu trwania umowy leasingobiorca ma prawo do wykupu użytkowanego przedmiotu.

Zgodnie ze zmianą przepisów od 1 stycznia 2019 roku, leasing operacyjny stał się niekorzystnym rozwiązaniem dla samochodów osobowych, których wartość początkowa przekracza 150 tys. zł. Limitem została objęta wysokość opłaty wstępnej oraz raty leasingowe.Limit 150 000 zł nie dotyczy umów leasingu zawartych przed 2019 rokiem.Art. 23 ust. 1 pkt. 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadził również ograniczenie w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym. Zgodnie ze zmianami, przedsiębiorcy do kosztów podatkowych mogą zaliczyć jedynie 75% kwoty poniesionego wydatku (zakup paliwa lub wydatki eksploatacyjne związane z użytkowaniem pojazdu).

Ograniczenie to dotyczy samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej w sposób mieszany, tj.prywatnie i w działalności. Wydatki związane z samochodami osobowymi, które będą użytkowane wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności, nie będą ograniczone limitem, a warunkiem jest prowadzenie obowiązkowej kilometrówki dla celów VAT, określenie regulaminu wykorzystywania pojazdu w działalności oraz złożenie w US formularza VAT-26.

Przykład 3.

Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT dokonał przeglądu okresowego samochodu z leasingu operacyjnego w kwocie 540 zł. Samochód wykorzystywany jest w sposób mieszany. Jaka kwota poniesionego wydatku zostanie ujęta w KPiR?

Zgodnie z wprowadzonymi ograniczeniami, w KPiR zostanie ujęte 75% poniesionego wydatku, a więc 405 zł.

Podsumowując, nie każdy samochód wykorzystywany w działalności gospodarczej musi być środkiem trwałym przedsiębiorcy. Podatnicy mają możliwość korzystać również z innych form finansowania składników majątku lub z prywatnych pojazdów. Warto jednak pamiętać, że rodzaj pojazdu, ale i sposób użytkowania, mają wpływ na wysokość kosztu uzyskania przychodu, jaki przedsiębiorcy mogą ująć w ewidencji.