Hulajnoga elektryczna w kosztach uzyskania przychodów - czy to możliwe?

Niektórzy przedsiębiorcy żyjący w zatłoczonych dużych i średnich miastach poszukują takich rozwiązań szybkiego przemieszczania się po mieście, które umożliwią szybkie dotarcie do klientów. Jednym z takich rozwiązań jest hulajnoga elektryczna zakupiona na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Czy ten wydatek będzie stanowił koszt uzyskania przychodów? Hulajnoga elektryczna w kosztach uzyskaniaprzychodu - czy to możliwe? W jaki sposób patrzy na ten wydatek fiskus? Na te i wiele innych pytań zaprezentowano odpowiedzi zawarte w niniejszej publikacji.

Wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej

Wydatki, które przedsiębiorca stale ponosi, a które mogą stanowić koszty pomniejszające podatek dochodowy z działalności do zapłaty, muszą spełniać kilka podstawowych cech:

• związek z prowadzoną działalnością gospodarczą;
• wykluczenie przeznaczenia prywatnego (wyjątek stanowią koszty użytkowania samochodu osobowego);
• poniesienie ich nie tylko w celu osiągnięcia teraźniejszych przychodów z działalności, ale i zabezpieczenia przyszłych przychodów;
• poniesienie ich nie będzie stanowić kosztów wyłączonych przez prawodawcę z kosztów pomniejszających podatek dochodowy z działalności.

Koszt uzyskania przychodu, czyli taki, który może być ujęty w kosztach podatkowych, musi być racjonalnie uzasadniony. Niejednokrotnie wydatki, jakie ponoszą przedsiębiorcy, mogą stanowić wątpliwość dla księgowych. Wszystko jednak zależy od specyfiki rodzaju prowadzonej działalności, od branży, ale także od konkretnych okoliczności, w jakich funkcjonował przedsiębiorca.

Nie można także zapomnieć o środowisku, w jakim funkcjonuje przedsiębiorca, czyli sprawności funkcjonowania państwowej administracji lokalnej, instytutów badawczych, uczelni oraz skuteczności oddziaływania konkurencji.

Wątpliwy wydatek w działalności jednego przedsiębiorcy nie oznacza tego samego u innego przedsiębiorcy. Jeżeli przedsiębiorca ponosi niestandardowy wydatek firmowy, który przyczynia się do utrzymania dotychczasowych klientów, i zdobycia nowych, to pomimo braku ewentualnego jednoznacznego charakteru przy logicznym i sensownym uzasadnieniu będzie u niego stanowić koszt uzyskania przychodów. Jest także duża szansa, że fiskus, widząc podejście podatnika do uzasadnienia kosztu, nie będzie doszukiwał się naciągnięcia przepisów ustawy o PIT.

Przedsiębiorca powinien jednak pamiętać, że o tym, jaki wydatek zostanie poniesiony w działalności gospodarczej, decyduje ostatecznie on sam, a nie urząd skarbowy. Zatem to na nim będzie spoczywać ciężar udowodnienia racjonalności jego poniesienia w aspekcie prowadzenia firmy.

Do tego wszystkiego należy dodać, że przedsiębiorca musi wystrzegać się wydatków, które zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki ustawowo wyłączone z kosztów uzyskania przychodów

Ustawodawca przewidział w art. 23 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej „ustawą o PIT”) wydatki, które, nawet jeżeli przedsiębiorca poniesie, to i tak nie będzie mógł za ich pomocą obniżyć wysokości podatku dochodowego z działalności.

Poniżej przedstawiono najpopularniejsze wydatki ustawowo wyłączone z kosztów uzyskania przychodów zawartych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT:

1. nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów (poza opłatami za wieczyste użytkowanie gruntów) oraz nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych miesięcznie amortyzowanych;
2. odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej samochodu osobowego ponad sumę 225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego (elektrycznego) oraz w przypadku samochodu osobowego napędzanego wodorem albo odpisy przewyższające wartość początkową 150 000 zł w przypadku pozostałych samochodów osobowych;
3. odpisy amortyzacyjne od nabycia (wytworzenia) środków trwałych w części sfinansowanych dotacją, subwencją itp.;
4. składki na ubezpieczenie zdrowotne, z wyjątkiem zapłaconej składki zdrowotnej przedsiębiorcy z tytułu działalności oraz osoby współpracującej z przedsiębiorcą stosującym dla swojej działalności podatek liniowy do rocznej wysokości 8700 zł;
5. spłata pożyczek (także utraconych), kredytów z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek (kredytów), (wyjątek stanowi pożyczka, kredyt waloryzowane kursem waluty obcej – różnica pomiędzy kwotą zwrotu kapitału a kwotą otrzymanej pożyczki – kredytu);
6. spłaty z tytułu udzielonych gwarancji i poręczeń;
7. wartość własna pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci (nie dotyczy wynagrodzenia małżonka podatnika i jego małoletnich dzieci);
8. darowizny i ofiary wszelkiego rodzaju, z wyjątkiem kosztów wytworzenia lub ceny nabycia produktów spożywczych na działalność wyłącznie charytatywną;
9. jednorazowe odszkodowanie z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych oraz dodatkowa składka ubezpieczeniowa w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy;
10. koszty egzekucyjne od niezrealizowanych zobowiązań w postępowaniach administracyjnych, w sprawach o wykroczenia, grzywny, kary, odszkodowania, odsetki od tych kosztów, a także odsetki od tych zobowiązań z tytułu nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska oraz BHP;
11. wierzytelności odpisane jako przedawnione, nieściągalne, umorzone z wyjątkiem wierzytelności lub ich części, które zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana;
12. naliczone, lecz niezapłacone albo umorzone odsetki od zobowiązań, w tym również od pożyczek (kredytów) oraz odsetki za zwłokę od należności budżetowych;
13. kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług;
14. koszty reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych;
15. wpłaty na PFRON i na rzecz innych organizacji o nie obowiązkowej przynależności oraz odpisy i wpłaty na fundusze tworzone przez podatnika, poza obowiązkowymi;
16. odsetki, prowizje i różnice kursowe od pożyczek (kredytów) zwiększających koszty inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji;
17. wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu;
18. amortyzacja środków trwałych nabytych nieodpłatnie, poza nabytymi w drodze spadku;
19. koszty używania prywatnego samochodu osobowego, niewprowadzonego do działalności i stanowiącego własność podatnika prowadzącego daną działalność (te wydatki i składki w wysokości 20% lub w pozostałych przypadkach 25% stanowią koszty firmowe pod warunkiem firmowego wykorzystywania samochodu);
20. składki na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia;
21. opłaty z umowy leasingu, najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przypadającej na wartość 150 000 zł do wartości samochodu osobowego;
22. wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Należy podkreślić, że do firmowych kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca nie zaliczy także kwoty podatku dochodowego, podatku od przychodów z budynków, daniny solidarnościowej, podatku od spadków i darowizn, podatku VAT naliczonego podlegającego odliczeniu, podatku VAT należnego, podatku VAT nieuwzględnionego w wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających amortyzacji (korekta VAT in minus).

Warto odnotować, że zakup hulajnogi elektrycznej na cele prowadzonej działalności gospodarczej nie został wymieniony w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Tak więc prawodawca nie zakazał tego wydatku w ustawie o PIT. Jednak z uwagi na to, że to nieco nietypowy firmowy wydatek fiskus wymaga od podatnika stosownego uzasadnienia jego poniesienia w razie wszczęcia postępowania wyjaśniającego albo standardowej kontroli podatnika.

Hulajnoga elektryczna w kosztach - racjonalność wydatku

Jak już wyżej wspomniano, to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia racjonalności poniesienia wydatku na hulajnogi jako wydatku firmowego. Zakup hulajnogi elektrycznej to przede wszystkim zakup środka transportu do różnych miejsc pobytu klienta albo do miejsc wykonywania działalności gospodarczej. Wydatek na hulajnogę elektryczną to nie wydatek na telefon czy komputer. Związek przyczynowo-skutkowy nie jest aż tak bezpośredni jak w przypadku powyższych narzędzi. Analizowany środek transportu z pewnością pozwoli przedsiębiorcy na sprawne i szybkie dotarcie do klientów, czego skutkiem będzie zmniejszenie potrzebnego czasu na ten właśnie transport. Z kolei dojeżdżanie z domu do miejsca prowadzenia działalności także może ograniczyć czas, koszty paliwa, przebywanie w korkach czy zmniejszenie zużycia posiadanych pojazdów samochodowych.

Warto uważnie prześledzić 2 spośród wielu stanowisk podatników w sprawie nabycia hulajnogi elektrycznej do firmy.

W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora KIS z 7 sierpnia 2019 roku (sygn. 0112-KDIL3-3.4011.242.2019.2.TW) przedsiębiorca w poniższy sposób uzasadnia nabycie hulajnogi elektrycznej do firmy: „[…] Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą o symbolu PKD 66.22.Z Działalność agentów i brokerów ubezpieczeniowych. W ramach działalności klienci prawie nigdy nie przychodzą do biura Wnioskodawcy, tylko on dojeżdża do nich z polisami ubezpieczeniowymi. Najczęściej do dojazdów do klienta Wnioskodawca używa samochodu. Ale Wnioskodawca ma też sporą grupę klientów, z którą spotyka się w centrum miasta, gdzie dojazd samochodem jest utrudniony, lub wręcz niemożliwy, a dodatkowo postój w centrum jest płatny, a w związku z planowanymi podwyżkami będzie jeszcze droższy. Czasami wtedy Wnioskodawca zostawia samochód w dalszej okolicy i idzie na piechotę lub dojeżdża komunikacją. Wnioskodawca nie kupuje biletów na komunikację miejską z uwagi na trudność w przewidzeniu, który przejazd będzie konieczny. Hulajnoga została zakupiona na działalność Wnioskodawcy, więc stanowi jego własność, nie jest przedmiotem leasingu. Przewidywany czas jej używania będzie dłuższy niż rok. Cena hulajnogi wyniosła 2199 zł, więc poniżej kwoty 10 000 zł. Hulajnoga jest używana jedynie do celów prowadzonej działalności i Wnioskodawca nie przewiduje korzystania z niej do celów prywatnych, ponieważ nie ma on potrzeby prywatnie korzystać z tego typu transportu. […]”.

W drugiej interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora KIS z 12 września 2019 roku (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.321.2019.2.KU.TW) przedsiębiorca w sposób przedstawiony poniżej udowadnia, że nabycie hulajnogi elektrycznej stanowi wydatek firmowy: „[…] Wnioskodawca kupił hulajnogę elektryczną, którą dojeżdża do miejsca wykonywania działalności gospodarczej (biuro, którego adres wskazał w CEIDG, oddalone jest około 2 km od Jego miejsca zamieszkania), redukując w ten sposób czas i koszty transportu. Hulajnoga elektryczna stanowi dla Niego alternatywny środek transportu, który wybiera w sytuacji, gdy nie musi korzystać z samochodu i gdy okoliczności na to pozwalają. Tak jest taniej, szybciej i zdrowiej (gdy pogoda na to nie pozwala, tj. jesienią i zimą porusza się głównie samochodem). Rzadziej wykorzystuje hulajnogę elektryczną na potrzeby dojazdu do klienta (np. w celu dotarcia na dworzec kolejowy, a następnie z dworca kolejowego do najbliższej stacji metra, bądź siedziby klienta/kontrahentów klienta, z którymi się kontaktuje). Od dnia 1 sierpnia 2011 r. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie tworzenia projektów graficznych, specyfikacji technicznych, prowadzenia projektów informatycznych. Przychody z ww. działalności są opodatkowane podatkiem liniowym. Wnioskodawca nie jest nigdzie zatrudniony z tytułu umowy o pracę. Zakupioną hulajnogę elektryczną wykorzystuje przede wszystkim jako środek transportu w celu dotarcia do miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Zdarza się, że hulajnogę elektryczną wykorzystuje jako środek dotarcia do klienta. Hulajnoga elektryczna służy Mu także jako środek transportu z miejsca zamieszkania na dworzec kolejowy, a następnie z dworca kolejowego do stacji metra lub siedziby klienta. Zakupioną hulajnogę elektryczną wykorzystuje w znacznej mierze na potrzeby związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Nie byłoby jednak prawdą stwierdzenie, że wykorzystuje ją wyłącznie do tego celu. Czasem po drodze do domu jedzie do sklepu, coś odebrać lub do restauracji, by zjeść posiłek. Koszt hulajnogi elektrycznej to 1 500 zł brutto, nie ma więc konieczności stosowania przepisów o amortyzacji. Zamierza zaliczyć wydatek poniesiony na zakup hulajnogi elektrycznej do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu dokonania zakupu, ewentualnie miesiąc po nim, jeśli przepisy na to pozwolą. Wydatek nie został jeszcze zaksięgowany, dlatego zdarzenie to traktuje jako przyszłe. […]”.

W obu przypadkach Dyrektor KIS zgodził się, że zakup hulajnogi elektrycznej może stanowić koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej.

Hulajnoga elektryczna - jaki symbol KŚT?

Najczęściej spotykanym zaklasyfikowaniem zakupionej hulajnogi elektrycznej do działalności według klasyfikacji KŚT (Klasyfikacji Środków Trwałych) jest numer KŚT 790.

Roczna stawka amortyzacyjna dla tej grupy środków trwałych to 18%. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się amortyzować w czasie nabytą hulajnogę, zastosują powyższą roczną wysokość stawki amortyzacyjnej wobec ustalenia i ujęcia w kosztach wysokości miesięcznych odpisów amortyzacyjnych.

Symbol KŚT 790 zawiera tzw. pozostałe środki transportu, do których zaliczone są:

• wózki inwalidzkie;
• rowery dwukołowe i inne, w tym dziecięce;
• pojazdy typu Quad o pojemności skokowej silnika 49 cm3, sklasyfikowanych w rodzaju 741;
• pojazdy wprawiane w ruch ręcznie: wózki bagażowe, wózki ręczne, sanki, wózki na zakupy itp.;
• pojazdy ciągnięte przez zwierzęta, inne niż konie;
• pozostałe środki transportu, gdzie indziej niesklasyfikowane.

Hulajnoga elektryczna w kosztach o wartości poniżej 10 000 zł

Dla przypomnienia – środkiem trwałym może być każdy składnik majątku stanowiący własność lub współwłasność podatnika, który jest kompletny i zdatny do użytku (w dniu przyjęcia do używania), a także który został zakupiony albo wytworzony przez podatnika.

Ponadto przewidywany okres używania środka trwałego musi wynosić dłużej niż 1 rok. Środek trwały musi być też przeznaczony na cele prowadzenia działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 22d ust. 1 ustawy o PIT podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g, nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

W art. 22f ust. 3 ustawy o PIT prawodawca wskazuje, że gdy wartość początkowa środka trwałego – hulajnogi elektrycznej jest równa lub niższa niż 10 000 zł, podatnik, który nie dokona jednorazowego odpisu amortyzacyjnego albo ujęcia tego zakupu bezpośrednio w koszty firmy, ma prawo dokonywać comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych na zasadach środków trwałych powyżej wartości początkowej 10 000 zł, czyli od miesiąca następnego po miesiącu przyjęcia do używania.

Uwzględniając powyższe uregulowania podatnik, który nabędzie składnik majątku (hulajnogę elektryczną) o wartości poniżej 10 000 zł, będzie miał w myśl ustawy o PIT 3 warianty rozwiązań ujęcia wydatku w kosztach firmowych:

1. może ująć zakup hulajnogi elektrycznej bezpośrednio w koszty firmy w miesiącu przyjęcia jej do używania,
2. może ująć wydatek na nabycie hulajnogi elektrycznej jako wydatek na zakup środka trwałego i dokonać jednorazowej amortyzacji danego środka trwałego (w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego albo w miesiącu następnym),
3. może zaliczyć go do środków trwałych i rozpocząć jego comiesięczną amortyzację od miesiąca następnego po miesiącu przyjęcia hulajnogi do używania.

Przykład 1.

Przedsiębiorca nabył hulajnogę elektryczną za kwotę 5500 zł netto. Hulajnoga będzie używana wyłącznie do dojazdów z miejsca zamieszkania do miejsca prowadzenia działalności. Przedsiębiorca postanowił zidentyfikować i ująć ten wydatek jednorazowo w koszty firmy. W tym wypadku, jeżeli przedsiębiorca nie użytkuje dodatkowo prywatnie nabytej na firmę hulajnogi elektrycznej, to będzie mógł ująć ten zakup w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności.

Przykład 2.

Przedsiębiorca zakupił do prowadzonej działalności hulajnogę elektryczną za kwotę 2500 zł netto. Hulajnoga będzie używana tylko w zakresie dojazdów do klientów. Dotarcie przedsiębiorcy do klientów samochodem skutkowałoby nieustannym staniem w korkach. Przedsiębiorca postanowił zidentyfikować i ująć ten wydatek jednorazowo w koszty firmy. W tym wypadku wydatek na zakup hulajnogi elektrycznej wydaje się racjonalnie uzasadnionym wydatkiem.

Przykład 3.

Przedsiębiorca nabył hulajnogę elektryczną na cele firmowe o wartości 6500 zł netto. Hulajnoga będzie używana tylko w zakresie rozwożenia do klientów posiłków w obrębie 3 km od miejsca prowadzenia restauracji. Dotarcie przedsiębiorcy do klientów firmowym pojazdem samochodowym często skutkowałoby poświęceniem dwa lub trzy razy więcej czasu na dotarcie do blisko zlokalizowanych klientów. Przedsiębiorca postanowił zidentyfikować i ująć ten wydatek jednorazowo w koszty firmy. W tym wypadku wydatek na zakup hulajnogi elektrycznej wydaje się racjonalnie uzasadnionym wydatkiem.

Powyższą analizę należy uzupełnić o kwestię podatku VAT, a mianowicie racjonalnie uzasadniony zakup hulajnogi elektrycznej o wartości powyżej i poniżej 10 000 zł przez:

1. czynnego podatnika VAT na cele prowadzonej działalności umożliwi mu ujęcie w kosztach firmowych kwoty netto z otrzymanej faktury zakupu;
2. czynnego podatnika VAT na cele prowadzonej działalności i dokonywanie comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych od jej wartości początkowej, która będzie stanowić kwotę netto z otrzymanej faktury zakupu, umożliwi mu ujęcie miesięcznych kosztów nabycia rozłożonych w czasie;
3. podatnika zwolnionego z VAT na cele prowadzonej działalności umożliwi mu ujęcie w kosztach firmowych kwoty brutto z otrzymanej faktury zakupu;
4. podatnika zwolnionego z VAT na cele prowadzonej działalności i dokonywanie comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych od jej wartości początkowej, która będzie stanowić kwotę brutto z otrzymanej faktury zakupu, umożliwi mu ujęcie miesięcznych kosztów nabycia rozłożonych w czasie.

Hulajnoga elektryczna w kosztach o wartości powyżej 10 000 zł

Dla składników majątku zaliczanych do środków trwałych w działalności gospodarczej prawodawca przyjął w art. 22f ust. 3 ustawy o PIT, że jeżeli są one powyżej wartości 10 000 zł, wówczas w myśl art. 22 ust. 8 ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodów będą odpisy amortyzacyjne, dokonywane miesięcznie od wartości początkowej składnika majątku (w tym wypadku hulajnogi elektrycznej).

Z kolei w myśl art. 22k ust. 14 ustawy o PIT podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej nabytych fabrycznie nowych środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji KŚT w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Jednorazowy roczny odpis amortyzacyjny nie może przekroczyć w roku podatkowym sumy 100 000 zł. Kwota ta obejmuje sumę odpisów amortyzacyjnych i wpłaty na poczet nabycia środka trwałego, zaliczonej do kosztów uzyskania przychodów.

Zatem uwzględniając powyższe uregulowania, przedsiębiorca, który nabędzie składnik majątku (hulajnogę elektryczną) o wartości powyżej 10 000 zł, będzie mógł wybrać 1 z poniższych wariantów ujęcia kosztowego nabycia hulajnogi na potrzeby firmowe:

1. może ująć wydatek na nabycie hulajnogi elektrycznej jako wydatek na zakup środka trwałego i dokonać jednorazowej amortyzacji danego środka trwałego (w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego albo w miesiącu następnym),
2. może zaliczyć go do środków trwałych i rozpocząć jego comiesięczną amortyzację od miesiąca następnego po miesiącu przyjęcia do używania.