Poradnik Przedsiębiorcy

Informacje z PKPiR do oceny funkcjonowania firmy - jak wykorzystać?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów to uproszczona forma rozliczeń. W jej przypadku ocena sytuacji finansowej danego przedsiębiorstwa jest znacznie trudniejsza, niż gdy ma to miejsce przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. W dzisiejszym artykule przedstawiamy, w jaki sposób wykorzystać informacje z PKPiR do oceny funkcjonowania firmy.

Jakie elementy zawiera PKPiR?

PKPiR to ewidencja prezentująca przychody i koszty danego przedsiębiorstwa. Na jej podstawie ustalamy wartość podatku dochodowego do zapłaty z działalności. Prowadząc Podatkową księgę przychodów i rozchodów przedsiębiorca nie otrzyma pełnej analizy kondycji swojej firmy, jednak informacje w niej zawarte pozwalają na wyciągnięcie pewnych wniosków.

PKPiR zawiera m.in. następujące elementy:

  • przychody ze sprzedaży towarów handlowych i usług,
  • pozostałe przychody,
  • przychody ogółem,
  • wartość zakupionych towarów handlowych i materiałów,
  • koszty uboczne związane z zakupem,
  • wartość wynagrodzeń,
  • sumę kosztów uzyskania przychodów.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów informuje zatem przedsiębiorcę o podstawowych wielkościach w działalności. Dzięki temu możemy w łatwy sposób ocenić czy firma generuje oczekiwane zyski, czy raczej przynosi straty. PKPiR obrazuje zatem słuszność przedsiębiorstwa firmy na rynku.

Spis z natury jako element oceny efektywności prowadzonej działalności

Przedsiębiorcy prowadzący Podatkową księgę przychodów i rozchodów nie mają obowiązku prowadzenia szczegółowej ewidencji zapasów. Przez to osoby zajmujące się sprzedażą towarów mają utrudnione zadanie przy śledzeniu stanów magazynowych materiałów, towarów czy wyrobów gotowych. Szczególnie, gdy ma to miejsce w trakcie roku obrotowego. Na koniec roku podatkowego każda osoba prowadząca działalność gospodarczą, rozliczaną na podstawie PKPiR, ma jednak obowiązek sporządzenia spisu z natury i wyceny zapasów. Jednym z elementów PKPiR jest spis z natury, ujmowany na początek i koniec każdego roku podatkowego.Spis z natury może zostać przeprowadzony w trakcie roku – na własne potrzeby przedsiębiorcy lub na wezwanie organu podatkowego.

Ewidencja środków trwałych i wyposażenia w działalności

Jednym z kryteriów oceny sytuacji finansowej firmy może być ewidencja środków trwałych. Ilość oraz wartość posiadanych składników majątku obrazuje poniesione inwestycje, oraz aktualnie posiadane aktywa. W przypadku, gdy wartość środków trwałych jest znaczna, wyciągnąć możemy wnioski, że przedsiębiorstwo posiada środki na inwestowanie w składniki majątku służące działalności i nie musi korzystać (albo w mniejszym stopniu) z najmu budynków, czy też ruchomych składników majątku, takich jak samochody, sprzęty, wyposażenie itd.

Oceniając sytuację finansową firmy na podstawie posiadanych środków trwałych czy wyposażenia, koniecznie trzeba zwrócić uwagę na sposób finansowania ich zakupu. Jeżeli bowiem przedsiębiorca pokrywa koszt ich nabycia samodzielnie, to fakt posiadanych przez niego aktywów o dużej wartości świadczy o tym, że firmę stać na ich nabycie, a co za tym idzie, pozwala przypuszczać, że kondycja finansowa przedsiębiorstwa jest dobra.

Aktywność gospodarcza, czyli sprawność działania, opisuje jakość gospodarowania majątkiem przez przedsiębiorcę oraz pozyskiwania źródeł finansowania. W razie, gdy dana osoba finansuje nabycie środków trwałych czy wyposażenia kapitałem obcym takim jak np. kredyty, pożyczki itp., może to sugerować, że przedsiębiorcy nie stać na zakup składników majątku, potrzebnych do prowadzenia działalności. O ile jednak zachowana jest płynność finansowa i wszelkie zobowiązania regulowane są na bieżąco, to nie musi to być oznaką złej kondycji. Zdarza się, że nawet jeśli przedsiębiorcy mają środki finansowe, za które mogliby dokonać nabycia danego składnika majątku, wolą finansować zakup przez kredyt, aby np. posiadać pieniądze w razie wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji.

W jaki sposób ocenić płynność finansową danej firmy?

Płynność finansowa to inaczej zdolność do regulowania bieżących zobowiązań. Podatkowa księga przychodów i rozchodów to uproszczona forma prowadzenia księgowości, która nie zawiera informacji o ewentualnych zadłużeniach. Przedsiębiorca prowadzący PKPiR nie ma obowiązku ewidencjonowania także poszczególnych zapłat czy wpływów (gotówkowych i na rachunek bankowy). Przesłanką do określenia sytuacji finansowej może być jedynie sprawdzenie, czy przedsiębiorca na bieżąco wywiązuje się ze swoich zobowiązań, jakie posiada saldo końcowe na wyciągu bankowym na zakończenie danego miesiąca/roku, ile posiada gotówki oraz jaka jest wartość poniesionych przez niego inwestycji, czy posiadanych składników majątku.

Informacje z PKPiR do oceny funkcjonowania firmy na przestrzeni lat

Z uwagi na to, że PKPiR zawsze pokrywa się z rokiem kalendarzowym, po jego zakończeniu przedsiębiorca ma szansę ocenić efekty swojej pracy i podsumować cały rok działalności. Na podstawie zestawień z lat poprzednich możliwe jest porównanie poszczególnych lat. Dzięki temu osoba prowadząca firmę może zobaczyć, jaka jest zależność przychodów w stosunku do kosztów oraz jaki dochód/strata są osiągane w ciągu kolejnych lat.

Przedsiębiorcy prowadzący księgę powinni pamiętać o podsumowaniu każdego miesiąca, co ułatwia bieżącą ocenę sytuacji finansowej firmy. Warto również zsumować wartości z poszczególnych kolumn PKPiR narastająco od początku roku, dzięki czemu łatwiejsze i szybsze będzie ustalenie podatku za dany miesiąc lub kwartał.

Analiza informacji zawartych w PKPiR – podsumowanie

Na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów przedsiębiorca może ocenić efektywność swojego biznesu w danym roku podatkowym. Rentowność, czyli zdolność firmy do generowania zysków, jest jednym z najważniejszych elementów prowadzenia biznesu. Głównym i długoterminowym celem przedsiębiorcy powinno być osiąganie jak największych obrotów w stosunku do ponoszonych kosztów.