Przechowywanie e-faktur w formie PDF

Interpretacja indywidualna z dnia 20.04.2011, sygn. IPPP2/443-211/11-3/MM, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

Czy Spółka może przechowywać kopie faktur papierowych w wersji elektronicznej wybierając jeden ze sposobów:1. archiwum plików PDF zabezpieczonych przed zmianami oferowane przez drukarnię zewnętrzną prowadzone na takich samych zasadach jak dla e-faktur,2. archiwum Spółki, tj. dane przechowywane w dwóch miejscach: skatalogowana w/g procedury płyta DVD otrzymana z drukarni z plikami PDF i dane z płyty zgrane w wyznaczone miejsce na serwerze należącym do Spółki w/g ustalonej procedury załączonej do polityki rachunkowości Spółki.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 15.02.2011r. (data wpływu 17.02.2011r.), uzupełnione pismem z dnia 16.03.2011r. (data wpływu 18.03.2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w wersji elektronicznej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17.02.2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w wersji elektronicznej. Przedmiotowy wniosek zawierał braki formalne. W związku z czym tut. Organ podatkowy pismem z dnia 11.03.2011r. znak IPPP2/443-211/11-2/MM wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku o powyższe braki.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka wystawia miesięcznie około 40 000 sztuk faktur VAT. Ponad 35 000 sztuk jest drukowane i dystrybuowane w formie papierowej do klientów Spółki przez drukarnię zewnętrzną. Kopie faktur są drukowane przez drukarnię i dostarczane do Spółki. Spółka chciałaby zrezygnować z papierowych kopii faktur na rzecz kopii elektronicznych - zabezpieczonych przed zmianami plików PDF. Drukarnia może w takiej sytuacji przekazać Spółce kopie faktur w postaci plików PDF na płycie DVD - wówczas Spółka będzie przechowywała kopie faktur w dwóch bezpiecznych miejscach w sposób wyraźnie określony procedurą załączoną do polityki rachunkowości. Drugi możliwy sposób przechowywania kopii faktur to pliki PDF przechowywane w archiwum prowadzonym przez drukarnię dla e-faktur. Kopie w archiwum drukarni mogą być opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub niekwalifikowanym.

Uruchomienie usługi archiwum dla Spółki w drukarni nastąpi na podstawie umowy Spółki z drukarnią w momencie zakończenia prowadzonego przez Spółkę projektu wdrożenia e-faktur.

Wprawdzie nadal w przypadku faktur papierowych konieczne jest ich wystawienie w dwóch egzemplarzach, gdzie kopię zachowuje sprzedawca, ale już w odniesieniu do przechowywania przepis paragrafu 21 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur oraz sposobu ich przechowywania w obecnym brzmieniu wskazuje: Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób. Dowolny sposób może oznaczać przechowywanie kopii papierowych w formie elektronicznej, a już na pewno określenie to nie oznacza wymogu przechowywania kopii faktur w formie papierowej.

Przy czym należy zapewnić przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób gwarantujący:

• autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• łatwe ich odszukanie,
• bezzwłoczny dostęp do faktury dla organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej dostęp umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Powyższe trzy warunki zostaną zapewnione przez procedurę przechowywania kopii faktur w wersji elektronicznej załączoną do polityki rachunkowości Spółki.

Już na gruncie przepisów obowiązujących przed 1 stycznia 2011 r. zapadło szereg wyroków administracyjnych, w których wskazano, że możliwe jest przechowywanie przez wystawcę w formie elektronicznej kopii faktur wystawionych i przesłanych nabywcy w formie papierowej. Oto kilka z nich:

• wyrok NSA z 3 listopada 2009r. (I FSK 1169/08);
• wyrok WSA we Wrocławiu z 27 lipca 2010r. (I SA/Wr 592/10);
• wyrok WSA w Opolu z 18 sierpnia 2010r. (I SA/Op 215/10) i 22 września 2010r. (I SA/Op 217/10);
• wyrok WSA w Poznaniu z 16 listopada 2010r. (I SA/Po 655/10) i 8 października 2010r. (I SA/Po 547/10);
• wyrok WSA w Bydgoszczy z 21 października 2010r. (I Sa/Bd 816/10);
• wyrok WSA w Warszawie z B kwietnia 2010r. (III SA/Wa 396/10).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka może przechowywać kopie faktur papierowych w wersji elektronicznej wybierając jeden ze sposobów:

• archiwum plików PDF zabezpieczonych przed zmianami oferowane przez drukarnię zewnętrzną prowadzone na takich samych zasadach jak dla e-faktur,
• archiwum Spółki, tj. dane przechowywane w dwóch miejscach: skatalogowana w/g procedury płyta DVD otrzymana z drukarni z plikami PDF i dane z płyty zgrane w wyznaczone miejsce na serwerze należącym do Spółki w/g ustalonej procedury załączonej do polityki rachunkowości Spółki.

Zdaniem Spółki, w obecnym stanie prawnym możliwe jest przechowywanie w formie elektronicznej kopii wystawianych i wysyłanych do nabywców faktur papierowych.

Spółka stoi na stanowisku, że obie zaprezentowane w pytaniu metody przechowywania (archiwum zewnętrzne archiwum wewnętrzne) zagwarantują:

• autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność kopii faktur w wymaganym czasokresie,
• łatwe odszukanie,
• bezzwłoczny dostęp do dokumentów na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej.

Wnioskodawca uprzejmie prosi o potwierdzenie stanowiska przedstawionego przez Spółkę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 marca 2011r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011, Nr 68, poz. 360).

Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W myśl § 21 (w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2011r.) podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
• łatwe ich odszukanie;
• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4 stanowi, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Należy zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U. UE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Spółka wystawia miesięcznie około 40 000 sztuk faktur VAT. Ponad 35 000 sztuk jest drukowane i dystrybuowane w formie papierowej do klientów Spółki przez drukarnię zewnętrzną. Kopie faktur są drukowane przez drukarnię i dostarczane do Spółki. Spółka chciałaby zrezygnować z papierowych kopii faktur na rzecz kopii elektronicznych - zabezpieczonych przed zmianami plików PDF. Drukarnia może w takiej sytuacji przekazać Spółce kopie faktur w postaci plików PDF na płycie DVD - wówczas Spółka będzie przechowywała kopie faktur w dwóch bezpiecznych miejscach w sposób wyraźnie określony procedurą załączoną do polityki rachunkowości. Drugi możliwy sposób przechowywania kopii faktur to pliki PDF przechowywane w archiwum prowadzonym przez drukarnię dla e-faktur. Kopie w archiwum drukarni mogą być opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub niekwalifikowanym.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), pod warunkiem spełnienia przesłanek wskazanych w ww. regulacjach.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a Wnioskodawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego. Z opisu sprawy wynika, że Spółka planuje przechowywać kopie faktur w formie archiwum plików PDF zabezpieczonych przed zmianami oferowane przez drukarnię zewnętrzną prowadzone na takich samych zasadach jak dla e-faktur, albo na płytach DVD otrzymanych z drukarni z plikami PDF i wówczas dane z płyty zgrane będą w wyznaczone miejsce na serwerze należącym do Spółki w/g ustalonej procedury załączonej do polityki rachunkowości Spółki. Obie metody przechowywania (archiwum zewnętrzne i archiwum wewnętrzne) spełniają przesłanki pozwalające Spółce na przechowywanie kopii faktur w sposób zgodny z wyżej wskazanymi przepisami prawa.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w odniesieniu do tak przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie