Jak wystawić fakturę do paragonu przy ewidencji sprzedaży na kasie?

Nowa konstrukcja plików JPK obliguje podatników do odpowiedniego ewidencjonowania każdego zdarzenia gospodarczego. W naszym dzisiejszym artykule przeanalizujemy, jak wystawić fakturę do paragonu oraz w jaki sposób należy w pliku JPK ująć fakturę zewidencjonowaną na kasie fiskalnej!

Sprzedaż na rzecz konsumentów – paragon czy faktura?

Zgodnie z przepisami ustawy VAT w przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub na rzecz rolników ryczałtowanych po stronie przedsiębiorcy pojawia się obowiązek ewidencjonowania tego zdarzenia na kasie fiskalnej.

W takim przypadku przedsiębiorcy są zobowiązani:

• wystawiać i wydawać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej bądź za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony;
• wystawiać raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym.

Jeżeli chodzi natomiast o kwestię wystawiania faktury VAT, to przepisy obligatoryjnie nakładają taki obowiązek w przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz innego podatnika. 

W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych przedsiębiorca wystawia faktury wyłącznie, gdy z takim żądaniem wystąpi nabywca i jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość albo część zapłaty.

W rezultacie podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury, jeśli nabywca nie zwróci się do podatnika z żądaniem jej wystawienia. Bez względu na to, czy takie żądanie zostało zgłoszone, podatnik może wystawić fakturę dobrowolnie i nie jest to działanie sprzeczne z przepisami prawa.

Możliwa jest również sytuacja, w której sprzedaż dokonywana jest na rzecz innego podatnika i ewidencjonowana jest na kasie fiskalnej. W takim przypadku obowiązują szczególne zasady wystawiania faktur do paragonów.

W zakresie wystawiania faktury do paragonu należy zwrócić uwagę na treść art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, który podaje, że w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku bądź podatku od wartości dodanej.

Faktury wystawia się co najmniej w 2 egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży (art. 106g ust. 1 ustawy VAT).

Ewidencjonowanie faktury do paragonu na kasie fiskalnej

W zakresie zasad ewidencjonowania zdarzeń w JPK trzeba sięgnąć do treści rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Akt ten podaje, że ewidencja powinna zawierać dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego, wartość sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokość podatku należnego, w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku, wynikające ze zbiorczych informacji z ewidencji sprzedaży ewidencjonowanej przy pomocy kasy fiskalnej.

Należy także wskazać, że zgodnie z § 10 ust. 5 pkt 3 rozporządzenia ewidencja zawiera m.in. następujące oznaczenia dowodów sprzedaży: „FP” – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT.

Jak podaje przywołany art. 109 ust. 3d ustawy o VAT, faktury, o których mowa w art. 106h ust. 1-3, ujmuje się w ewidencji JPK w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji. 

Oznacza to, że faktury wystawione do paragonów podlegają ewidencjonowaniu w pliku JPK i muszą być oznaczone symbolem „FP”. Co jednak istotne, faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży ani kwoty podatku należnego, ponieważ ta oparta jest na danych z kasy rejestrującej (które w JPK są oznaczane jako „RO” – dokument zbiorczy wewnętrzny zawierający sprzedaż z kas rejestrujących).

Jak wystawić fakturę do paragonu w przypadku braku obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej?

W obrocie gospodarczym możemy mieć również do czynienia z sytuacją, w której przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej, jednak dla celów dowodowych ewidencjonuje sprzedaż na rzecz konsumentów poprzez dobrowolne wystawianie paragonów.

Z przepisów ww. rozporządzenia wynika, że jeżeli dokonywana przez podatnika sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie podlega fiskalizacji za pomocą kasy rejestrującej, a podatnik nie jest zobowiązany do wystawienia faktury, to transakcja taka powinna zostać ujęta w ewidencji na podstawie dokumentu wewnętrznego. W JPK VAT z deklaracją do takiego dokumentu ma zastosowanie oznaczenie „WEW”.

W przypadku braku obowiązku stosowania ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej sprzedaż udokumentowaną fakturą wystawioną na żądanie klientów, nieewidencjonowaną na kasie rejestrującej, należy wykazać na podstawie zapisu zbiorczego oznaczanego „WEW” tak jak transakcje nieudokumentowane fakturą. Bez względu na to, w którym momencie konsument zgłosi żądanie, czy przed, czy po dokonaniu transakcji, ww. faktura zostanie wystawiona.

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 16 maja 2022 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.112.2022.1.AMA), podatnik nie mając obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej swojej sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych oraz wystawiając faktury na żądanie dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, niezależnie od momentu ich wystawienia, nie może ujmować takich faktur w nowym JPK VAT z deklaracją z oznaczeniem „FP”, ponieważ faktury te nie są objęte zakresem art. 109 ust. 3d ustawy.

Zagadnienie prawidłowego ewidencjonowania faktur jednocześnie ujętych na kasie fiskalnej jest determinowane okolicznościami sprzedaży. Chodzi bowiem o określenie, kto jest podmiotem będącym nabywcą, ponieważ wpływa to na kwestie wystawiania faktur i ich odpowiedniego oznaczania w ewidencji JPK.