Poradnik Przedsiębiorcy

Zarządzanie zespołem - jak robić to dobrze?

Pracodawca powinien nauczyć się zarządzania zespołem. Nawet gdy ma zamiar zatrudnić chociażby jednego pracownika powinien pamiętać, że będzie on tworzył razem z nim zespół. Choć wiadomo, że pracownik i pracodawca na pierwszy rzut oka mają sprzeczne cele. To jednak nie do końca tak jest. Dobre zarządzanie zespołem polega na tym aby odnaleźć, pokazać i uświadomić sobie i pracownikom wspólny cel.

Jak dobrze zarządzać zespołem - bądź liderem

To właśnie szef w dużej mierze jest odpowiedzialny za atmosferę w pracy. Według wielu badań jest ona elementem decydującym o zaangażowaniu pracowników podczas wykonywanych obowiązków. Zarówno autorytaryzm jak i zbytnia uległość nie sprawdzają się w byciu szefem. Jeśli chodzi o zarządzanie zespołem to  istotne jest aby wypracować sobie pozycję lidera w firmie łączącą różnorodne cechy. Lider to osoba, która:

  1. potrafi odnaleźć wspólne cele, dzięki temu motywuje do pracy innych i sama osiąga korzyści;
  2. budzi szacunek i jest uznawana za kogoś kto poradzi sobie w każdej sytuacji;
  3. czerpie przyjemność ze swojej pracy i potrafi zarazić tym innych;
  4. potrafi odkryć potencjał drugiego człowieka, a to przynosi korzyści zarówno firmie jak i samemu pracownikowi, który zaczyna wierzyć w siebie i czuje się spełniony;
  5. jest zdecydowana;
  6. panuje nad emocjami;
  7. potrafi dostrzec wady - zarówno swoje jak i całej organizacji;
  8. wie, że aby osiągnąć sukces musi współpracować z innymi.

Mocna pozycja lidera wpływa na zaangażowanie innych w pracę. Pracownicy poniekąd chcą być tacy jak lider. Mają wyznaczony cel do którego dążą. Pracodawcy jednak nie powinni mylić zarządzania z przywództwem. Choć to nie znaczy, że nie powinni posiadać cech przywódcy. Przywódca patrzy w przyszłość, określa wizję firmy i cele długoterminowe. Natomiast musi umieć jeszcze przenieść je na bieżące działania. Pracownicy bowiem im mają dalej odsunięty w terminie cel tym mniej w niego wierzą. Dla nich ważne są perspektywy krótkoterminowe, które pozwolą w szybkim czasie zobaczyć efekt ich pracy. Jak zatem wpłynąć na pracowników aby byli chętni do działania?

Dobre zarządzanie zespołem to motywowanie pracowników

Od lidera wymaga się elastycznego podejścia do zarządzania zespołem w zależności od określonej sytuacji oraz dojrzałości pracowników. Ważną umiejętnością osoby stojącej na czele danej grupy jest rozdzielenie i oddelegowanie obowiązków. Jest to jeden z procesów motywacyjnych. Dobrze rozdzielone zadania pozwalają wykazać się pracownikom, a także pomagają im się rozwijać. Natomiast lider powinien umieć ocenić wykonanie zadań i zwróć uwagę na szczegóły, które pozwolą lepiej poznać pracownika i jego potencjał, a następnie pozyskane informacje wykorzystać w kolejnym rozdzielaniu obowiązków na poszczególnych pracowników.

Motywowanie pracowników może polegać również na zmianie ich obowiązków pracowniczych. Po pierwsze wpływa to na zmniejszenie monotonii pracy, która może zmniejszać efektywność, po drugie sprzyja rozwojowi pracownika. A nie zapominajmy, że rozwój pracownika to również rozwój firmy. Ten system motywowania jest odpowiedni jednak tylko dla określonej grupy osób. To bowiem od charakteru osoby zależy czy jest ona nastawiona na rozwój swoich umiejętności czy też preferuje stałe stanowisko pracy i boi się zmian. W przypadku takiego pracownika nowe zadania mogą sprawić, że zniechęci się on do pracy. Wówczas to od lidera będzie zależało czy dla takiego pracownika jest miejsce w firmie czy też dla swojego i jego dobra powinien mu zaproponować zmianę pracy. Dlatego też rozszerzenie obowiązków pracownika, zwiększenie jego samodzielności i zakresu podejmowania decyzji może wpływać motywująco jedynie na ludzi, których cechuje chęć rozwoju.

Partnerskie podejście szefa do swoich pracowników także może być systemem motywującym. Docenianie dobrych pomysłów ale także tłumaczenie dlaczego niektóre z nich są złe wpływa na zwiększenie zaufania. Jednocześnie powoduje zwiększenie chęci do poddawania nowych pomysłów, a wyjaśnienie podczas partnerskiej rozmowy wad danego pomysłu nie wpływa hamująco na rozwój pracownika, a wręcz przeciwnie zwiększa jego motywację. Dodatkowo dzięki takim rozmowom lider zyskuje szacunek i poważanie dla swojej wiedzy i umiejętności jakie prezentuje.

Jednym z najczęściej stosowanych od dawna znanych systemów motywacyjnych jest oczywiście nagradzanie zatrudnionego za wykonaną pracę. Wszelkiego rodzaju premie i podwyżki działają motywująco. Bowiem nie od dziś wiadomo, że celem pracy jest osiąganie dochodów, które pozwalają na prawidłowe funkcjonowanie w społeczeństwie. Motywację zwiększają również pochwały czy to na forum całego zespołu, czy też w indywidualnej rozmowie. Dlatego też lider nie powinien zapominać o docenianiu pracowników oraz komentowaniu ich osiągnięć i wkładu pracy. Nie tylko dobre słowa motywują. Również wskazanie popełnianych błędów może zachęcać do poprawy. Oczywiście wiąże się to z odpowiednim przekazaniem uwag. Nie mogą być one zbyt szorstkie. Lider więc musi umieć “ważyć słowa”. Szef w swoim podejściu do zarządzania może kierować się wyznaczonymi celami jak i również może wybrać drogę zarządzania poprzez jakość.

Zarządzanie zespołem przez cele czy zarządzanie jakością

Zauważyliśmy już, że zarządzanie zespołem opiera się w dużej mierze na wyznaczeniu wspólnych celów. Ponieważ może to sprawiać trudność szef może posłużyć się istniejącą już koncepcją zarządzania opartą na kierowaniu poprzez cele. W skrócie ZPC. Cały system, na który składają się dwa wymiary:

  • zewnętrzny - zaspokajanie potrzeb klientów;
  • wewnętrzny - praca wewnątrz firmy;

polega na wyodrębnieniu celów indywidualnych, celów strony przeciwnej oraz celów firmy, a następnie usystematyzowaniu ich i powiązaniu z głównym celem działania przedsiębiorstwa.

Wyznaczenie celów operacyjnych, taktycznych i strategicznych to główne z zadań koncepcji ZPC. Cele strategiczne są najwyższym szczeblem traktującym przedsiębiorstwo jako całość, natomiast cele operacyjne odnoszą się do szeregu celów indywidualnych przypisanych każdemu z pracowników. Zarządzanie zespołem to powiązanie ich wszystkich choć jednym wspólnym elementem. Żadne z celów nie mogą się wykluczać. Wszystko to stwarza pewien obraz całej działalności, a zarazem wyznacza drogę, do której przedsiębiorstwo dąży.