Zarządzanie zespołem - jak robić to dobrze?

Pracodawca powinien nauczyć się zarządzania zespołem. Nawet gdy ma zamiar zatrudnić chociażby jednego pracownika powinien pamiętać, że będzie on tworzył razem z nim zespół. Choć wiadomo, że pracownik i pracodawca na pierwszy rzut oka mają sprzeczne cele. To jednak nie do końca tak jest. Dobre zarządzanie zespołem polega na tym aby odnaleźć, pokazać i uświadomić sobie i pracownikom wspólny cel.

Jak dobrze zarządzać zespołem - bądź liderem

To właśnie szef w dużej mierze jest odpowiedzialny za atmosferę w pracy. Według wielu badań jest ona elementem decydującym o zaangażowaniu pracowników podczas wykonywanych obowiązków. Zarówno autorytaryzm jak i zbytnia uległość nie sprawdzają się w byciu szefem. Jeśli chodzi o zarządzanie zespołem to  istotne jest aby wypracować sobie pozycję lidera w firmie łączącą różnorodne cechy. Lider to osoba, która:

1. potrafi odnaleźć wspólne cele, dzięki temu motywuje do pracy innych i sama osiąga korzyści;
2. budzi szacunek i jest uznawana za kogoś kto poradzi sobie w każdej sytuacji;
3. czerpie przyjemność ze swojej pracy i potrafi zarazić tym innych;
4. potrafi odkryć potencjał drugiego człowieka, a to przynosi korzyści zarówno firmie jak i samemu pracownikowi, który zaczyna wierzyć w siebie i czuje się spełniony;
5. jest zdecydowana;
6. panuje nad emocjami;
7. potrafi dostrzec wady - zarówno swoje jak i całej organizacji;
8. wie, że aby osiągnąć sukces musi współpracować z innymi.

Mocna pozycja lidera wpływa na zaangażowanie innych w pracę. Pracownicy poniekąd chcą być tacy jak lider. Mają wyznaczony cel do którego dążą. Pracodawcy jednak nie powinni mylić zarządzania z przywództwem. Choć to nie znaczy, że nie powinni posiadać cech przywódcy. Przywódca patrzy w przyszłość, określa wizję firmy i cele długoterminowe. Natomiast musi umieć jeszcze przenieść je na bieżące działania. Pracownicy bowiem im mają dalej odsunięty w terminie cel tym mniej w niego wierzą. Dla nich ważne są perspektywy krótkoterminowe, które pozwolą w szybkim czasie zobaczyć efekt ich pracy. Jak zatem wpłynąć na pracowników aby byli chętni do działania?

Dobre zarządzanie zespołem to motywowanie pracowników

Od lidera wymaga się elastycznego podejścia do zarządzania zespołem w zależności od określonej sytuacji oraz dojrzałości pracowników. Ważną umiejętnością osoby stojącej na czele danej grupy jest rozdzielenie i oddelegowanie obowiązków. Jest to jeden z procesów motywacyjnych. Dobrze rozdzielone zadania pozwalają wykazać się pracownikom, a także pomagają im się rozwijać. Natomiast lider powinien umieć ocenić wykonanie zadań i zwróć uwagę na szczegóły, które pozwolą lepiej poznać pracownika i jego potencjał, a następnie pozyskane informacje wykorzystać w kolejnym rozdzielaniu obowiązków na poszczególnych pracowników.

Motywowanie pracowników może polegać również na zmianie ich obowiązków pracowniczych. Po pierwsze wpływa to na zmniejszenie monotonii pracy, która może zmniejszać efektywność, po drugie sprzyja rozwojowi pracownika. A nie zapominajmy, że rozwój pracownika to również rozwój firmy. Ten system motywowania jest odpowiedni jednak tylko dla określonej grupy osób. To bowiem od charakteru osoby zależy czy jest ona nastawiona na rozwój swoich umiejętności czy też preferuje stałe stanowisko pracy i boi się zmian. W przypadku takiego pracownika nowe zadania mogą sprawić, że zniechęci się on do pracy. Wówczas to od lidera będzie zależało czy dla takiego pracownika jest miejsce w firmie czy też dla swojego i jego dobra powinien mu zaproponować zmianę pracy. Dlatego też rozszerzenie obowiązków pracownika, zwiększenie jego samodzielności i zakresu podejmowania decyzji może wpływać motywująco jedynie na ludzi, których cechuje chęć rozwoju.

Partnerskie podejście szefa do swoich pracowników także może być systemem motywującym. Docenianie dobrych pomysłów ale także tłumaczenie dlaczego niektóre z nich są złe wpływa na zwiększenie zaufania. Jednocześnie powoduje zwiększenie chęci do poddawania nowych pomysłów, a wyjaśnienie podczas partnerskiej rozmowy wad danego pomysłu nie wpływa hamująco na rozwój pracownika, a wręcz przeciwnie zwiększa jego motywację. Dodatkowo dzięki takim rozmowom lider zyskuje szacunek i poważanie dla swojej wiedzy i umiejętności jakie prezentuje.

Jednym z najczęściej stosowanych od dawna znanych systemów motywacyjnych jest oczywiście nagradzanie zatrudnionego za wykonaną pracę. Wszelkiego rodzaju premie i podwyżki działają motywująco. Bowiem nie od dziś wiadomo, że celem pracy jest osiąganie dochodów, które pozwalają na prawidłowe funkcjonowanie w społeczeństwie. Motywację zwiększają również pochwały czy to na forum całego zespołu, czy też w indywidualnej rozmowie. Dlatego też lider nie powinien zapominać o docenianiu pracowników oraz komentowaniu ich osiągnięć i wkładu pracy. Nie tylko dobre słowa motywują. Również wskazanie popełnianych błędów może zachęcać do poprawy. Oczywiście wiąże się to z odpowiednim przekazaniem uwag. Nie mogą być one zbyt szorstkie. Lider więc musi umieć “ważyć słowa”. Szef w swoim podejściu do zarządzania może kierować się wyznaczonymi celami jak i również może wybrać drogę zarządzania poprzez jakość.

Zarządzanie zespołem przez cele czy zarządzanie jakością

Zauważyliśmy już, że zarządzanie zespołem opiera się w dużej mierze na wyznaczeniu wspólnych celów. Ponieważ może to sprawiać trudność szef może posłużyć się istniejącą już koncepcją zarządzania opartą na kierowaniu poprzez cele. W skrócie ZPC. Cały system, na który składają się dwa wymiary:

• zewnętrzny - zaspokajanie potrzeb klientów;
• wewnętrzny - praca wewnątrz firmy;

polega na wyodrębnieniu celów indywidualnych, celów strony przeciwnej oraz celów firmy, a następnie usystematyzowaniu ich i powiązaniu z głównym celem działania przedsiębiorstwa.

Wyznaczenie celów operacyjnych, taktycznych i strategicznych to główne z zadań koncepcji ZPC. Cele strategiczne są najwyższym szczeblem traktującym przedsiębiorstwo jako całość, natomiast cele operacyjne odnoszą się do szeregu celów indywidualnych przypisanych każdemu z pracowników. Zarządzanie zespołem to powiązanie ich wszystkich choć jednym wspólnym elementem. Żadne z celów nie mogą się wykluczać. Wszystko to stwarza pewien obraz całej działalności, a zarazem wyznacza drogę, do której przedsiębiorstwo dąży.

Ukierunkowanie siebie jak i całego zespołu na realizację wyznaczonych celów jest metodą wprowadzania konkretnych działań i zapisania ich w naszej psychice. Dzięki temu łatwiej jest zarządzać ludźmi. Dzięki wyznaczonym celom możemy starać się niwelować słabe strony firmy a także wykorzystać mocne strony naszych poszczególnych pracowników. Zarządzanie zespołem poprzez cele z pewnością pozwala skumulować energię i potencjał poszczególnych jednostek uwzględniając charakteryzujące każdą z nich różnice osobiste. Pozwala także sprawniej zweryfikować, na którym etapie nastąpiło rozminięcie z wyznaczonym celem.

Inną znaną koncepcją zarządzania jest zarządzanie zespołem poprzez jakość - TQM. W tym procesie zarządzanie zespołem, podobnie jak w ZPC, całego zespołu pracowników wraz z szefem, liderem. Głównym celem zarządzania poprzez jakość jest doskonalenie swoich pracowników, które zaowocuje polepszeniem oferowanych produktów czy świadczonych usług. W koncepcji tej rolę kluczową odgrywa pracownik, który prawidłowo prowadzony i motywowany pozwala firmie osiągnąć długofalowy sukces. Podstawą działania zarządzania poprzez jakość jest 8 zasad:

1. Orientacja na klienta;
2. Przywództwo;
3. Zaangażowanie pracowników;
4. Podejście procesowe;
5. Systemowe podejście do zarządzania;
6. Ciągłe doskonalenie;
7. Podjęcie decyzji w oparciu o fakty;
8. Obustronne korzystne relacje z dostawcami.

Można zauważyć, że wymienione zasady określają szerokie patrzenie na zarządzanie zespołem. Mają na celu wzrost korzyści zarówno dla klienta, pracowników, firmy jak i ogólnie dla społeczeństwa. W zarządzaniu jakością dużą rolę odgrywa optymalizacja procesów produkcyjnych i co ważne nie ma takiego momentu, w którym jest idealnie. Zarządzanie jakością nigdy się nie kończy. Polega na nieustannym dążeniu do poprawy jakości działania firmy na wielu obszarach.

Zatem, którą z koncepcji przyjąć we własnym przedsiębiorstwie? To indywidualna decyzja prowadzącego działalność. Narzędzi i możliwości do wykorzystania jest wiele i jak sprawdzili inni pomagają one osiągać sukcesy.

Jak przekonać pracownika do działania i zmian - jeździec i słoń?

Oczywiście w zarządzaniu zespołem bardzo dużą rolę odgrywa psychika ludzka. Każdy człowiek charakteryzuje się dwoma stanami działania. Za jeden odpowiedzialny jest system emocjonalny, drugi zaś opiera się na racjonalnym myśleniu - świadome podejście do sprawy. Stąd wzięło się porównanie jednego z psychologów, który określił, że nasze emocje są Słoniem natomiast rozum jest Jeźdźcem. Jeździec siedzący na Słoniu wygląda jak szef, który ma moc kontrolowania drogi i poczynań Słonia. Jednak gdy się lepiej przyjrzeć, zauważyć można, że Jeździec w porównaniu z kilkutonowym Słoniem tak naprawdę nie ma przewagi, a idąc jeszcze dalej gdy Słoń stwierdzi, że kierunek obrany przez Jeźdźca mu nie odpowiada Jeździec jest po prostu na pozycji przegranej.

Słabość Słonia czyli emocjonalnej strony polega na lenistwie i braku chęci do poświęcenia. Ze względu na cechy Słonia zmiany się nie udają bowiem ciężko jest go nakłonić do rezygnacji z posiadanych już przywilejów i poświęceń w celu osiągnięcia wymiernych korzyści w okresie późniejszym. Sam Jeździec nie potrafi nakłonić Słonia do pójścia odpowiednią drogą do wyznaczonego celu.

Dochodzimy zatem do wniosku, że aby dokonać zmian należy uwzględnić obie strony ludzkiej natury. Jeździec bowiem wyznacza kierunek, natomiast Słoń daje energię do dążenia w określonym przez Jeźdźca kierunku. Przenosząc tę koncepcję na strukturę firmy zauważyć można, że jeżeli dotrzemy jedynie do strony emocjonalnej pracowników (ich Słoni) to wzbudzimy w nich energię i chęć działania ale w pewnym momencie zauważymy, że brakuje im określenia konkretnego kierunku działań, że biegną na oślep. Natomiast docierając jedynie do strony racjonalnej czyli Jeźdźca każdego z pracowników będziemy widzieli, że rozumieją potrzebę działania natomiast nie mają motywacji do jej podjęcia. Zatem efektywne zarządzanie zespołem będzie opierało się na połączeniu Jeźdźców ze Słoniami. Wtedy możemy być pewni, że zmiany są osiągalne i przyniosą oczekiwany efekt. Zatem w podejmowaniu decyzji zarządczych i motywowaniu pracowników należy pamiętać o ich podwójnej wewnętrznej strukturze osobowości.

Wydawanie poleceń, ocenianie pracowników, zwolnienia

Szef jest odpowiedzialny w firmie za wydawanie poleceń. Zarządzanie zespołem często na tym polega, a jest to trudna kwestia. Przedsiębiorcy dzielą się na takich, którym łatwo przychodzi wydawanie poleceń, ale ich forma powoduje, że pracownik czuje się jak atakowany i przymuszany do czegoś, co od razu wywołuje jego niechęć do pracy. Z drugiej zaś strony są przedsiębiorcy którzy nie są przyzwyczajeni do tego aby rządzić, których krępuje wydawanie poleceń, przez co przedsiębiorstwo nie działa efektywnie. Ciężko jest wypracować w sobie umiejętność wydawania poleceń tak aby spełniały swoją rolę, a więc zachęcały pracownika do działania. Poznajmy więc kilka zasad dotyczących efektywnego wydawania poleceń:

• polecenia wydawane powinny być w stylu prośby;
• bardzo ważne jest precyzowanie poleceń: kto ma wykonać i konkretnie co; starajmy się nie wydawać poleceń w “przelocie”, pracownicy bowiem mogą potratować je jako nieistotne;
• określmy czas na wykonanie zadania;
• pamiętajmy o osobowości rozmówcy (do jednych trzeba dotrzeć ostrzej aby wykonali zadanie innym należy spokojnie wytłumaczyć i przekazać polecenie).

Po wykonaniu poleceń przedsiębiorca może dokonać oceny pracownika. Może to robić raz w miesiącu lub bezpośrednio po wykonaniu określonego polecenia. Ocena jest ważnym elementem zarówno dla przedsiębiorcy jak i pracownika. Pozwala na lepsze zrozumienie obu stron i efektywne zarządzanie zespołem. Pracownik otrzymując ocenę pracy wystawioną przez szefa wie co robi dobrze, a w których kwestiach popełnia błędy. Prowadzi to do zwiększenia jego motywacji i dążenia do bycia idealnym pracownikiem. Świadomość oceny szefa wpływa również na poczucie bezpieczeństwa w firmie. Jeżeli pracownik wie, że szef nie jest z jego pracy zadowolony ma szanse poprawić swoją pracę. Również szef osiąga z rozmów korzyści, gdyż może wpłynąć na zwiększenie efektywności i zaangażowania w pracę danej osoby. Brak rozmów o nienależytym wykonywaniu pracy może doprowadzić do sytuacji, w której szef podejmie decyzję o zwolnieniu, a pracownik będzie nią niemile zaskoczony. Natomiast mówiąc o problemach dajemy drugiej osobie szansę na podjęcie działań w celu poprawy efektywności swojej pracy. Dzięki temu mamy możliwość zaobserwowania motywacji i chęci do pracy lub umocnienia opinii o braku potencjału danego pracownika.

Brak potencjału pracownika to jedna z przyczyn wpływających na decyzję o jego zwolnieniu. W zależności od profilu firmy różne są przyczyny zwolnień pracowników. Niektórzy przedsiębiorcy podejmują taką decyzję ze względu na brak chęci rozwoju pracownika i zdobywania przez niego nowych umiejętności. Inni zwalniają pracownika za lenistwo, a jeszcze inni (rzadko spotykani ale się trafiają) zwalniają pracownika gdyż nie chcą hamować jego potencjału i możliwości rozwoju. Przy podjęciu decyzji o zwolnieniu warto oprócz wad pracownika przemyśleć swoje postępowanie jako szefa wobec danej osoby. Trzeba zastanowić się czy jasno i konkretnie wyjaśniliśmy na czym polega jego praca, czy zwróciliśmy mu uwagę na błędy jakie popełnia i daliśmy czas na poprawę? Jeżeli dokonamy przy tej okazji również własnego rachunku jako zarządzającego będziemy mogli ocenić również siebie jako osobę kierującą zespołem. Pomoże to nam popełnić w przyszłości mniej błędów lub utwierdzi nas w podjętej decyzji o zwolnieniu. W małej działalności przedsiębiorcy przyzwyczajają się do swoich pracowników i trudno jest im podjąć decyzję o rezygnacji z danego pracownika. Jednak przedsiębiorca nie powinien kierować się emocjami a faktami. Jeżeli dany pracownik przestał być efektywny i nie ma dla niego funkcji w firmie, którą mógłby objąć należy, dla dobra przedsiębiorstwa, takiego pracownika zwolnić.

Zarządzanie zespołem - błędy, które powodują utratę zaufania

Efektywne zarządzanie zespołem jest możliwe jedynie gdy szef obdarzony jest przez swoich pracowników zaufaniem. Utrata zaufania powoduje zmniejszenie zaangażowania w pracę i utratę autorytetu w oczach współpracowników. Warto więc poznać błędy jakich należy się wystrzegać w kontaktach z pracownikami:

• niedotrzymywanie obietnic - przy czym chodzi tu nie tylko o obietnice finansowe ale również inne jak chociażby sprzęt do kuchni pracowniczej czy usprawnienie pracy komputerów;
• częste zmiany decyzji - wpływają na frustrację pracowników i wywołują niepotrzebny chaos; sprawiają, że pracownik traci z oczu cel;
• brak sprecyzowanych celów - jeżeli sami nie wiemy jaki jest cel to nie umiemy wytłumaczyć sensu pracy innym. Jeżeli pracownik nie zna celu zmniejsza się jego zaangażowanie w pracę;
• nierówne traktowanie - prowadzi do tworzenia podgrup pracowniczych tych “lubianych” i tych “nie lubianych” co nie wpływa dobrze na efektywność pracy;
• niejednolite traktowanie powoduje również spadek zaufania. Stawiając wszystko na jedną osobę łatwo się “sparzyć”;
• upomnienia wydawane na forum zespołu - powodują duże zakłopotanie zarówno pracownika upominanego jak i współpracowników;
• wdawanie się w dyskusje z pracownikami na tematy innych pracowników jest źle postrzegane i również prowadzi do spadku zaufania w firmie.

Zarządzanie zespołem nie jest prostą sprawą. Wymaga doświadczenia i ciągłego doskonalenia. Pożądaną cechą jest opanowanie i umiejętność rozszyfrowywania ludzi. Warto zwrócić uwagę, że zarządzanie zespołem nie dotyczy tylko dużych firm zatrudniających rzesze pracowników. Umiejętności kierowania ludźmi są również przydatne w małych firmach zatrudniających zaledwie kilku pracowników. Dzięki umiejętnemu ”szefowaniu” zwiększamy efektywność działalności, a także zmniejszamy zakres swoich obowiązków tak aby nas w pewnym momencie nie przerosły.