Poradnik Przedsiębiorcy

Zakup towarów na aukcji - jak prawidłowo udokumentować?

Przedsiębiorcy często mają szansę na zakup towarów lub materiałów na aukcjach internetowych po okazyjnych cenach. W przypadku zakupu od podmiotów prowadzących działalność gospodarczą nie problemu z dokumentowaniem transakcji - sprzedawca wystawia fakturę lub rachunek, na podstawie którego nabywca może zakwalifikować do kosztów podatkowych. Trudności w dokumentowaniu pojawiają się w momencie zakupu towarów od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Sprawdź w artykule, jak prawidłowo udokumentować zakup towarów na aukcji!

Zakup towarów na aukcji od osoby prywatnej

Dokonując zakupu od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, przedsiębiorca powinien pamiętać o jego udokumentowaniu umową kupna-sprzedaży. W tej sytuacji jest to podstawowy i praktycznie jedyny dowód sprzedaży uznawany przez organy podatkowe. Co zrobić, gdy kontrahent nie chce jej wystawić? Jaki dokument sporządzić, aby taki zakup towarów ująć w kosztach?

Katalog dokumentów księgowych, na podstawie których podatnik może ujmować koszty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, został określony w par. 12 -14 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.

Zgodnie z ich treścią podstawą zapisów w księdze są takie dowody księgowe, jak:

  • faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
  • dokumenty  związane z tzw. korektą kosztów,
  • inne dowody( wymienione w § 13 i 14) stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Par. 13 rozporządzenia wskazuje, że dowodami księgowymi są:

  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
  • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
  • dowody przesunięć;
  • dowody opłat pocztowych i bankowych;
  • inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz inne dokumenty - o ile zawierają dane wymagane dla innych dowodów (określone wyżej).

Z kolei par. 14 rozporządzenia wskazuje ściśle określony katalog zdarzeń, w których podatnik może w celu udokumentowania zapisów wystawić dowody wewnętrzne (np. opłaty sądowe i notarialne, zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych, opłaty skarbowe).

Zakup towarów na aukcji od osoby prywatnej - stanowisko organów podatkowych

Kwestia dokumentowania zakupu towarów na aukcji budziła i w dalszym ciągu budzi wśród podatników wiele wątpliwości. W związku z tym organy podatkowe wydały kilka istotnych w tym temacie interpetacji. Co ciekawe, do kwestii tej ustosunkował się również podsekretarz stanu z Ministerstwa Finansów w interpelacji 8337 w 2012 r., w której stwierdzono:

“(...) przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy.

Z (...) regulacji nie wynika, iż tylko umowa podpisana przez obie strony jest akceptowana jako dowód poniesienia wydatku (koszt). W przypadku dokonywania zakupów na aukcjach internetowych przez przedsiębiorcę obowiązanego do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wydatek może być udokumentowany - w zależności od sytuacji prawnopodatkowej kontrahentów transakcji - fakturą VAT, rachunkiem, jak również innym dowodem księgowym zawierającym dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.”

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że de facto każdy dokument posiadający dane określone w par. 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia może być podstawą ujęcia kosztu w KPiR.

Co ważne, sam wydruk dotyczący aukcji czy polecenie przelewu nie będą tutaj wystarczające, co zostało podkreślone w interpretacji indywidualnej o sygn. ILPB1/415-37/13-2/AA z dnia 25 marca 2013 r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu:

“Mając na uwadze powyższe uregulowania prawne, stwierdzić należy, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być co do zasady faktura, bądź rachunek, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Natomiast zgodnie z ww. § 12 ust. 3 pkt 2 powołanego rozporządzenia podstawą zapisów mogą być również inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczych zawierające m.in. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Z uwagi na powyższe wydrukowany dokument, który potwierdza zawarcie transakcji, ale nie zawiera podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych, nie odpowiada wymaganiom określonym w cytowanym powyżej rozporządzeniu i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Reasumując, z uwagi na fakt, że dokument o którym mowa we wniosku, nie zawiera wszystkich elementów zawartych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, tj. podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczej nie może stanowić podstawy zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów (...)”.