W obiegu firmowych dokumentów zdarza się, że przedsiębiorcy trafiają na faktury pro forma, które zwykle są wstępnym dokumentem handlowym poprzedzającym fakturę. Dokumenty takie nie stanowią podstawy ewidencji zdarzenia gospodarczego w rejestrach podatkowych. Czy pro forma może być podstawą ujęcia zakupu towarów, jeśli na czynność tę nie jest wystawiona faktura w tym samym miesiącu, w którym miała miejsce dostawa? Omawiamy w artykule.
Faktura pro forma – czy jest dowodem księgowym?
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w § 11 ust. 3 szczegółowo wymienia dokumenty, które mogą stanowić podstawę księgowania zdarzenia gospodarczego w KPiR. Paragraf ten nie wymienia pro formy, dlatego też dokument taki nie może stanowić podstawy wpisu do KPiR. Stanowisko potwierdza również podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, który w odpowiedzi na interpelację nr 17615 wskazuje, że: „Dokument nazywany fakturą pro forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura”.
Co ważne, pro forma może stanowić dokument, na podstawie którego kontrahent ma możliwość dokonania zapłaty (całościowej lub częściowej) za zamówienie, a także w celu poinformowania kupującego o cenach itp. Tak więc dokument ten wystawiany jest zawsze przed dokonaniem transakcji (wykonaniem usługi, wydaniem towaru) i informuje o możliwości jej zawarcia na określonych warunkach.
Mimo iż faktura pro forma zawiera większość elementów faktury handlowej, to jednak nie stanowi dokumentu księgowego i nie podlega ewidencji w KPiR. Ani wystawienie faktury pro forma przez sprzedawcę, ani jej otrzymanie przez kupującego nie powodują powstania skutków podatkowych, zatem brak jest podstaw do jej zaewidencjonowania w księdze podatkowej.
Jak rozliczyć zakup towarów w KPiR?
Jak stanowi § 16 ust 1. ww. rozporządzenia, zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych należy ująć w KPiR niezwłocznie po ich otrzymaniu, nie później niż przed przekazaniem ich do magazynu/przerobu lub też sprzedażą. Zasada ta dotyczy podatników stosujących metodę rozliczania kosztów w KPiR: kasową czy memoriałową.
W związku z powyższym w przypadku otrzymania towarów wraz z fakturą sprzedaży (mowa o zwykłej fakturze sprzedaży, a nie fakturze pro forma) lub później, towar należy ująć w KPiR w dacie ich poniesienia. Przy czym za datę poniesienia uznaje się dzień wystawienia faktury.
Natomiast jeżeli zgodnie § 15 ust. 2 ww. rozporządzenia z podatnik otrzyma towary przed fakturą, a faktura ta dostarczona jest po miesiącu – zobowiązany jest wówczas do sporządzenia szczegółowego opisu zakupionego towaru. To właśnie opis stanowić będzie podstawę ujęcia zakupu w KPiR. Dokument ten powinien zawierać:
- imię, nazwisko (nazwę firmy) i adres dostawy;
- ilość (liczbę), rodzaj i cenę zakupionego towaru;
- wartość zakupu towarów;
- datę i podpis osoby, która przyjęła towar.
Jeżeli po otrzymaniu faktury okaże się, że wartość z faktury jest niezgodna z wartością ujętą w sporządzonym opisie, podatnik ujmuje powstałą różnicę w KPiR, ale pod datą otrzymania faktury.
Zakup towarów, które stanowią towary handlowe lub materiały podstawowe, należy wykazać w 10. kolumnie KPiR – zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych.
Natomiast, jeśli towar handlowy zostanie otrzymany w tym samym miesiącu co faktura, wówczas zgodnie z § 15 ust. 3 ww. rozporządzenia zapisu w KPiR dokonuje się na podstawie faktury a szczegółowy opis dołącza się do dokumentu zakupu.
Faktura pro forma – czy może stanowić szczegółowy opis towaru?
Jak już wyżej wspomniano, jeżeli podatnik otrzymał towary handlowe lub materiały podstawowe bez faktury, zakup wykazuje w KPiR na podstawie szczegółowego opisu towaru. W tym przypadku otrzymana wcześniej pro forma może stanowić wskazany opis. Jeżeli nie zawiera ona wszystkich elementów, podatnik może je uzupełnić na danym dokumencie i na jego podstawie wykazać zakup w KPiR.
Reasumując, podstawą księgowania zakupu towaru jest faktura sprzedaży. Jednocześnie jeżeli podatnik otrzyma towary handlowe lub materiały podstawowe przed wystawieniem faktury, zakup ten znajdzie się w KPiR na podstawie samodzielnie sporządzonego opisu zakupionego towaru, który może stanowić pro forma (jeżeli została uzupełniona o brakujące elementy opisu).
