Poradnik Przedsiębiorcy

Pro forma nie stanowi podstawy ewidencji zakupu towarów

Faktury pro-formy zgodnie z § 12 ust 3 rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie są dokumentami księgowymi, a tym samym nie stanowią dowodu zawarcia transakcji gospodarczych.

Faktura pro-forma wystawiana jest najczęściej w celu zarejestrowania zamówienia i konieczności wpłacenia na jej podstawie części należności bądź dokonania całościowej przedpłaty za dany towar czy usługę, a także w celu poinformowania kupującego o cenach itp. Tak więc dokument ten wystawiany jest zawsze przed dokonaniem transakcji (wykonaniem usługi, wydaniem towaru) i informuje o możliwości jej zawarcia na określonych warunkach.

Mimo, iż faktura pro forma zawiera większość elementów faktury handlowej, to jednak nie stanowi dokumentu księgowego i nie podlega ewidencji w KPiR. Ani wystawienie faktury pro formy przez sprzedawcę, ani jej otrzymanie przez kupującego nie powoduje powstania skutków podatkowych, tak więc brak jest podstaw do jej zaewidencjonowania w księdze podatkowej.

Jeśli w oparciu o fakturę pro-forma została uiszczona zaliczka, przedpłata, czy wykonana usługa bądź dostarczony towar, sprzedawca zobowiązany jest do wystawienia faktury właściwej i to ona będzie stanowiła dowód księgowy podlegający ewidencji. Faktura ta powinna być wystawiona nie później niż siódmego dnia, od dnia otrzymania należności lub wykonania usługi/dostarczenia towaru.

Zgodnie z powyższym nawet faktura pro-forma dotycząca zakupu towarów nie może zostać zaewidencjonowana w KPiR i na jej podstawie nie można zaliczyć dokonanego zakupu do kosztów uzyskania przychodów. Faktura pro-forma nie upoważnia również nabywcy do odliczenia VAT. Przedsiębiorca powinien więc pamiętać, że pełni ona jedynie funkcję dokumentu handlowego, a nie księgowego.