Poradnik Przedsiębiorcy

Jak wdrożyć w firmie procedury AML?

Procedury AML w przedsiębiorstwie – jak je wdrożyć? Czym w ogóle jest AML? Kto musi mieć procedury AML w organizacji? Jaka jest ich podstawa prawna? Co nowego w AML po zmianach? Jak odbyć szkolenie AML?

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, to dokładnie przeczytaj ten artykuł. Kary za brak AML w firmie są wysokie. 

Co to jest AML?

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowanie terroryzmu w obrocie i literaturze oznaczane jest enigmatycznym skrótem AML (ang. Anti-money Laudering Procedure) oraz CFT (ang. Counting Financing of Terrorism). 

Procedury te są unormowane przez ustawę z 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 971ze zm.) oraz ustawę o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu  praniu  pieniędzy  oraz  finansowaniu  terroryzmu, jak również przez niektóre inne ustawy (Dz.U. z 2021 r. poz. 815). 

Czemu w ogóle służy wdrożenie AML i zwalczanie tych dwóch, jakże niebezpiecznych zjawisk? Pranie pieniędzy, to przestępstwo najczęściej powiązane z innymi ciężkimi przestępstwami pospolitymi, jak kradzież, zabójstwo, wymuszenia, łapówkarstwo, czy handel ludźmi lub przedmiotami wykluczonymi z obrotu. Szacuje się, że nawet do 5% światowego PKB jest generowane w wyniku tych przestępstw. Wdrażanie procedur, które mają na celu ograniczenie możliwości wyprania pieniędzy pochodzących z przestępstwa mają również za zadanie ograniczenie tych przestępstw. Innymi słowy są to procedury, których nadrzędnym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa gospodarczego oraz powszechnego. 

Polska ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy jest odpowiedzią, implementacją norm wypracowanych przez instytucje Unii Europejskiej, jak dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2018/843 z 30 maja 2018 roku zmieniająca dyrektywę UE 2015/849 w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Warto przypomnieć, że dyrektywę 2018/843 w skrócie nazywa się Dyrektywą AML V.

AML w biurze rachunkowym i gdzie jeszcze?

Katalog podmiotów obowiązanych do wdrożenia AML jest bardzo szeroki. Ostatnia nowelizacja ustawy, jaka nastała w kwietniu 2021 roku katalog ten jeszcze bardziej poszerzyła. Najgłośniej o zmianach mówi się o AML dla biur rachunkowych, ponieważ po nowelizacji ustawa nakazuje wdrożenie procedur wszystkim podmiotom świadczącym usługi związane z doradztwem i obsługą podatkową. Nawet małe, jednoosobowe biura rachunkowe tę procedurę muszą wdrożyć. Ale nie tylko one, jak już była mowa, obowiązek ten dotyczy również m.in wg art. 2 ustawy AML:

  • prawników (radców prawnych, adwokatów, notariuszy), 
  • doradców podatkowych, 
  • biur pośrednictwa i handlu nieruchomościami, 
  • komisów samochodowych i salonów dealerskich, 
  • galerii sztuki, 
  • agentów ubezpieczeniowych, 
  • agentów kredytowych, 
  • fundacji i stowarzyszeń, 
  • flipperów, 
  • przedsiębiorców wynajmujących nawet okazjonalne nieruchomości innym przedsiębiorcom. 

Procedury AML - jak wdrożyć je w firmie?

Procedura AML – co to jest?

Co oznacza wdrożenie AML w przedsiębiorstwie i od czego należy zacząć?

Przede wszystkim należy powiedzieć wprost – procedura jest po to, by ją wdrożyć, ale przede wszystkim należy jej przestrzegać. Wdrożenie AML w przedsiębiorstwie musi mieć charakter kompleksowy, wymagania określa ustawa i nie ma od tego odstępstw. 

AML – jak wdrożyć procedurę w organizacji?

Szkolenie AML 

Do wdrożenia procedury niezbędne są dwie czynności na początku. Po pierwsze organ zarządzający musi wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wdrożenie procedur AML w organizacji (jeżeli jest to jednoosobowa działalność, to tego dylematu nie ma). Następnie należy odbyć szkolenie wstępne z zasad wdrażania i przestrzegania procedur AML/CFT.  To bardzo ważny element i nie może on być pominięty. 

Ocena ryzyka

Kolejny element, to opracowanie przez organizację indywidualnej oceny ryzyka, czyli dokumentu, w którym sprecyzujemy ogólnie obszary ryzyka w działalności. 

Wewnętrzna procedura AML

Opracowanie wewnętrznej procedury AML jest kolejnym krokiem. Składa się ona z elementów wymienionych w art. 50 ust. 2 ustawy AML i obejmuje:

  • zasady szkolenia pracowników, 
  • czynności lub/i działania ograniczające ryzyko wystąpienia zjawisk prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, 
  • zarządzanie powyższym ryzykiem, 
  • identyfikację oraz ocenę ryzyka, 
  • rodzaj i zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, 
  • zasady bezpieczeństwa informacji (w tym ochrony danych osobowych), 
  • współpracę z GIIF (Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej), 
  • zasady dokumentowania problemów z identyfikowaniem lub/i weryfikacją klientów oraz Beneficjentów Rzeczywistych, 
  • zasady informowania o rozbieżnościach pomiędzy informacjami zawartymi
  • w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a stanem ustalonym, 
  • zasady zgłaszania naruszeń lub możliwości ich wystąpienia, 
  • kontrolę wewnętrzną. 

Procedura jest rdzeniem dla właściwego wdrażania przepisów ustawy AML w organizacji. 

Sygnaliści

Ustawa o AML przewiduje powołanie w każdej instytucji osoby sygnalisty, czyli człowieka odpowiedzialnego za informowanie o wszelkich nieprawidłowościach. Należy zwrócić uwagę, że bardzo ważnym jest wdrożenie niejako osobnej procedury odnoszącej się do ochrony anonimowości osoby sygnalisty. 

Procedury AML a beneficjent rzeczywisty

Wielką zmianą w procedurze AML jest rozszerzenie przepisów na temat Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Rejestr ten jest dedykowany dla osób zdefiniowanych w art. 2 ustawy AML: czyli, każdej osoby fizycznej sprawującej bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każdej osoby fizycznej, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.

Identyfikacja Beneficjenta Rzeczywistego (UBO ang. Ultimate Business Owner) jest jednym z kluczowych elementów całej procedury AML. 

Przykładem UBO jest na przykład osoba fizyczna posiadająca pakiet kontrolny akcji w spółce akcyjnej lub udziałowiec większościowy (nie członek zarządu) w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. 

Nowelizacja AML i nowe obowiązki?

Nowe obowiązki dla przedsiębiorców (instytucji obowiązanych) wynikają z art. 34 ustawy AML i polegają one na:

  • identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości;
  • identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowania uzasadnionych czynności
  • ocenie stosunków gospodarczych i uzyskania informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
  • bieżącego monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem.  

Szczególne obowiązki są związane z AML i  odnoszą się do ustalenia i weryfikacji stanu faktycznego ze stanem ujawnionym w rejestrze i będzie teraz jednym z najważniejszych obowiązków podmiotu obowiązanego. Chodzi tu o takie rejestry jak: 

  • Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CBR), 
  • CEIDG, 
  • KRS 
  • i inne.  

W przyszłości mają powstać jeszcze dwa rejestry: walut wirtualnych oraz spółek i trustów. 

Generalny Inspektor Informacji Finansowej a procedura AML

Do obowiązków przedsiębiorcy w ramach wdrożenia i przestrzegania procedur AML należy również raportowanie do GIIF. Obowiązek raportowania odnosi się do transakcji powyżej 15 000 euro w gotówce, oraz obowiązek raportowania na temat wszystkich zdarzeń niepożądanych. 

PEP – czyli obsługa polityków

W związku z procedurami AML ustawodawca nałożył szczególne obowiązki związane z obsługą i transakcjami w stosunku do osób zajmujących predystynowane stanowiska polityczne i w administracji - ang. Politically Exposed Person -  PEP - art. 46 ust. 1 ustawy AML. 

Zadaniem tego przepisu jest szczególna ochrona przed nadużyciami aparatu władzy i osób na najwyższych stanowiskach oraz sprawujących najwyższe funkcje. Obowiązki podmiotu obowiązanego odnoszą się do odebrania oświadczenia o zajmowaniu stanowiska lub pełnionej funkcji. Należy pamiętać, że okres karencji wynosi 12 miesięcy. To znaczy, że jeszcze przez ten czas klient należy do PEP, mimo że nie pełnienia już eksponowanej funkcji. 

AML dla biura rachunkowego – od kiedy biuro musi je wdrożyć?

Po ostatniej nowelizacji przepisów o AML, to zdecydowanie biura rachunkowe są tymi podmiotami, które najszybciej muszą wdrożyć całą procedurę. Czas na to miały one tak naprawdę do 31 lipca 2021 roku! Ale prawda jest taka, że z powodu ogromnej dynamiki zmian nie wszyscy jeszcze uporali się z tym obowiązkiem. 

Wdrożenie nie jest procesem łatwym. Należy pamiętać o szkoleniu, jako podstawowym obowiązku. Szkolenie powinno odbyć się w podmiocie z dużym doświadczeniem, który nie tylko przekaże wiedzę teoretyczną, ale podzieli się praktycznymi wskazówkami odnośnie AML i szybkiego dostosowania organizacji do zmian. 

Chcesz wdrożyć AML w swojej firmie? Zapisz się na beapłatny webinar podczas którego dowiesz się:

  1. Kto jest podmiotem obowiązanym?
  2. Jak obowiązki musisz spełnić?

https://edumeo.pl/amlwebinar

Kary za brak AML w organizacji

Jeżeli są przepisy, to są również kary za ich niestosowanie. Instytucje obowiązane (przedsiębiorcy i inne podmioty wymienione w ustawie AML) najczęściej popełniają taki błąd, przed którym Was uprzedzam. Mianowicie wyznaczają osobę odpowiedzialną za wdrożenie, biorą udział w szkoleniu AML, wdrażają procedurę, ale po krótkim czasie przestają jej przestrzegać. A za niestosowanie procedur AML przewiduje się kary, jak: 

  • administracyjne 
  • karne.

Kontrola procedur AML skupia się zwykle na weryfikacji posiadania procedur AML
i ochrony sygnalistów oraz sprawdzeniu ich  treści. 

Ustawa AML przewiduje kary finansowo-administracyjne (art. 147 i n.) oraz odpowiedzialność karną od 3 miesięcy do 5 lat – art. 158 ustawy. 

Wdrożenie procedur ALM jest ważne dla każdego

Wdrożenie procedur AML dla biura rachunkowego, ale nie tylko, także dla innych organizacji jest niezwykle ważne. Po pierwsze prawidłowe wdrożenie i przestrzeganie pozwoli uniknąć kar związanych bezpośrednio z aspektem formalnym procederu prania pieniędzy. Ale AML
w firmie jest również ważne po to, by podmioty uczciwie funkcjonujące na rynku ograniczyły ryzyko wplątania się w proceder uprawniony przez ich klientów i aby nieświadomie nie stały się jednym z ogniw. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy służy przede wszystkim zachowaniu bezpieczeństwa w obrocie gospodarczym, a procedury AML powinien mieć tak naprawdę każdy przedsiębiorca. 

Artykuł partnera, tekst zewnętrzny