Poradnik Przedsiębiorcy

Sprzedaż nieruchomości – jakie dokumenty należy zgromadzić przed wizytą u notariusza?

Jak sprzedać mieszkanie, dom czy działkę? Najlepiej szybko i w dobrej cenie. Jednakże, zanim do tego dojdzie, sprzedawcę czeka co najmniej jedna wizyta w kancelarii notarialnej, gdyż obrót nieruchomościami musi odbywać się za pośrednictwem notariusza. Należy przygotować się również na „maraton” po urzędach. W zależności od przedmiotu sprzedaży oraz osoby sprzedającego, proces może zakończyć się na wizycie w urzędzie miasta lub gminy, a może dojść do tego również starostwo czy urząd skarbowy. Sprzedaż nieruchomości nie należy do najłatwiejszych transakcji, w związku z tym przed samym podpisaniem umowy warto zapoznać się dokumentacją, jaka będzie do tego potrzebna.

W zależności od położenia czy rodzaju nieruchomości lista dokumentów potrzebnych do sprzedaży będzie inna. Przed sporządzeniem aktu notariusz jest zobowiązany przekazać stronom informację, jaka dokumentacja będzie niezbędna w danej sprawie. Niestety uzyskanie niektórych zaświadczeń stanowi test na cierpliwość, stąd planując sprzedaż nieruchomości, sprzedawca powinien zawczasu postarać się o owe akty urzędowe. Będzie to bardzo istotne w przypadku zakupu mieszkania czy działki w kredycie hipotecznym.

Sprzedaż nieruchomości – przede wszystkim księga wieczysta oraz tytuł własności 

Niezależnie, czy mieszkanie będzie z rynku pierwotnego lub wtórnego, czy stanowiło dopiero „dziurę w ziemi”, zawsze będzie posiadało księgę wieczystą. Niekiedy będzie to księga dotycząca konkretnego lokalu, w innym wypadku – obejmująca całą działkę pod budowę. Powyższe dotyczy również sprzedaży domu lub samej działki – każda nieruchomość powinna posiadać własną księgę wieczystą. 

Notariusz nie potrzebuje odpisu księgi wyciągniętego wprost z sądu rejonowego z wydziału Ksiąg Wieczystych. Wystarczy znać numer KW. Każdy może uzyskać aktualny odpis księgi dzięki rządowemu portalowi „Elektroniczne Księgi Wieczyste”. Wystarczy skorzystać z formularza na stronie – https://ekw.ms.gov.pl/eukw_ogol/menu.do.

Dokumentem, którego notariusz samodzielnie nie wygeneruje z rejestru, jest z kolei tytuł własności. Aby sprzedać nieruchomość, sprzedawca musi wykazać, że jest władny nią dysponować. Najczęściej występującymi aktami własności w obrocie są:

  1. akt notarialny:

  1. w przypadku działki lub domu (wraz z działką) będzie to akt notarialny sprzedaży,

  2. w przypadku zakupu mieszkania od dewelopera będzie to akt notarialny ustanowienia odrębnej własności lokalu,

  3. w przypadku nabycia mieszkania z rynku wtórnego będzie to akt notarialny sprzedaży,

  4. w przypadku uzyskania własności do nieruchomości w drodze darowizny – umowa darowizny w formie aktu notarialnego;

  1. postanowienie spadkowe;

  2. akt poświadczenia dziedziczenia.

Reszta dokumentacji będzie już zależna od przedmiotu sprzedawanej nieruchomości. Zupełnie inna będzie sytuacja sprzedającego własnościowe prawo do lokalu, a inna osoby sprzedającej działkę budowlaną. 

Nieruchomość z hipoteką lub kupowana za kredyt

Ceny nieruchomości nie należą do najniższych. Dotyczy to zarówno mieszkań, jak i działek budowlanych. Ludzie nie posiadają tak pokaźnych oszczędności, więc całkiem wysoki odsetek transakcji wykonywany jest przy pomocy banku. W związku z tym zarówno sprzedających, jak i kupujących może dotyczyć hipoteka, którą zabezpiecza się na nieruchomości.

W sytuacji sprzedaży nieruchomości obciążonej wpisem hipotecznym znajdującym się w dziale IV Księgi Wieczystej sprzedający, prócz standardowych zaświadczeń z urzędów, będzie musiał udać się również do banku w celu zyskania: 

  • zaświadczenia o saldzie kredytu wraz z informacją o obowiązujących opłatach za wcześniejszą spłatę;

  • informacji o numerze rachunku technicznego przeznaczonego do spłaty kredytu;

  • zgody na zwolnienie zabezpieczeń przez bank, po całkowitej spłacie kredytu.

Z kolei gdy sprzedający planują sfinansować zakup przy pomocy kredytu, chcąc ustanowić hipotekę w akcie notarialnym, niezbędne będzie przedłożenie zaświadczenia banku do ustanowienia hipoteki w akcie notarialnym oraz umowy kredytowej. 

Sprzedaż mieszkania – własnościowe prawo do lokalu

Dokumentacja obejmująca sprzedaż mieszkania będzie się różniła w zależności od tego, czy mamy do czynienia z własnościowym, czy też spółdzielczym prawem do lokalu.

Przy sprzedaży mieszkania z prawem własnościowym oprócz aktualnego odpisu księgi wieczystej oraz tytułu własności (opisanego w akapicie poprzedzającym), do sporządzenia aktu notarialnego potrzebne jest:

  • zaświadczenie o braku zaległości w opłatach czynszowych – wydawane przez spółdzielnię lub wspólnotę mieszkaniową;

  • zaświadczenie o stanie zameldowania w mieszkaniu – dla sprzedaży nieruchomości istotne jest, aby zaświadczenie informowało, że w lokalu nikt nie jest zameldowany. Zaświadczenie wydaje urząd miasta/gminy;

  • w przypadku otrzymania mieszkania w spadku lub darowiźnie – zaświadczenie o uiszczeniu podatku od spadku lub o zwolnieniu z opłat. Zaświadczenie wydaje urząd skarbowy;

  • zaświadczenie o rewitalizacji – jest to istotne zaświadczenie, gdyż w przypadku, gdy nieruchomość znajduje się w specjalnym obszarze rewitalizacji, sprzedaż jest możliwa, ale przy zachowaniu prawa pierwokupu na rzecz miasta/gminy. Nie będzie wówczas możliwe od razu przeniesienie własności. W pierwszej kolejności należy zawrzeć u notariusza umowę warunkową sprzedaży. Następnie notariusz przesyła ją do urzędu miasta/gminy celem ustalenia chęci skorzystania z prawa pierwokupu. Dopiero gdy miasto/gmina wyda oświadczenie o braku chęci zakupu nieruchomości, strony mogą przystąpić do podpisania umowy głównej. Zaświadczenie wydaje urząd miasta/gminy;

  • zaświadczenie o braku zaległości w opłatach z tytułu podatku od nieruchomości i opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntu – co do zasady nie jest wymagane, ale jeżeli jest taka możliwość, warto się nim zainteresować. Zaświadczenie wydaje urząd miasta/gminy;

  • jeżeli sprzedający prowadzi działalność gospodarczą – warto zadbać o zaświadczenia o braku zaległości w urzędzie skarbowym i ZUS-ie. 

Sprzedaż mieszkania – spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu

Tak jak powyższej, oprócz numeru KW oraz tytułu własności (spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu) do sporządzenia aktu notarialnego niezbędne będą: 

  • zaświadczenie o przydziale lokalu ze spółdzielni – wydaje spółdzielnia;

  • zaświadczenie potwierdzające, że sprzedający jest członkiem spółdzielni – wydaje spółdzielnia;

  • zaświadczenie o wniesieniu wkładu budowlanego (o ile było wymagane) – dokument wydaje spółdzielnia;

  • w przypadku otrzymania mieszkania w spadku lub darowiźnie – zaświadczenie o uiszczeniu podatku od spadku lub o zwolnieniu z opłat. Zaświadczenie wydaje urząd skarbowy;

  • zaświadczenie o stanie zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych – wydaje spółdzielnia;

  • zaświadczenie o stanie zameldowania w mieszkaniu – wydaje urząd miasta/gminy.

Sprzedaż lokalu użytkowego

Sprzedaż lokalu użytkowego stanowi przypadek mniej skomplikowany. Prócz numeru księgi i dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu sprzedający powinien uzyskać zaświadczenie potwierdzające funkcję lokalu, tj. dokument stwierdzający, że dana nieruchomość stanowi odrębny lokal o przeznaczeniu użytkowym, np. do prowadzenia działalności gospodarczej lub składowania towarów. 

Sprzedaż domu z działką budowlaną lub działki budowlanej

Niniejszy akapit dotyczy sprzedaży nieruchomości budowlanej niezabudowanej oraz takiej, gdzie budynek jest już posadowiony, a właściciel otrzymał pozwolenie na użytkowanie domu. Nie dotyczy natomiast przypadków, kiedy budynek mieszkalny jest w trakcie budowy.

Oprócz numeru księgi wieczystej i podstawy nabycia nieruchomości sprzedający musi się postarać o:

  • zaświadczenie o  przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo zaświadczenie o braku planu – zaświadczenie wydaje urząd miasta/gminy; 

  • decyzję o warunkach zabudowy – w przypadku braku MPZP lub gdy decyzja jest zgodna z planem. Dokument wydaje urząd miasta/gminy; 

  • wypis z rejestru gruntów – jeżeli działka będzie odłączana z dotychczasowej księgi, niezbędny będzie wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej. Dokumenty wydaje starostwo;

  • jeżeli działka powstała w wyniku podziału i nie został on jeszcze ujawniony w księdze wieczystej, niezbędne będzie przedłożenie wyciągu z wykazu zmian gruntowych, wypisu z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej dla działek powstałych w wyniku podziału oraz ostatecznej decyzji zatwierdzającej podział (jeżeli została wydana). Dokumenty do uzyskania w starostwie;

  • zaświadczenie o braku zaległości w zapłacie podatku od nieruchomości lub opłaty za użytkowanie wieczyste – wydawane w urzędzie miasta/gminy;

  • zaświadczenie o rewitalizacji – wydaje urząd miasta/gminy;

  • zaświadczenie o planie urządzania lasu – wydaje starostwo;

  • jeżeli na terenie nieruchomości są rowy lub zbiorniki wodne – zaświadczenie, że rów lub zbiornik wodny nie przekształcił się w kanał i na nieruchomości nie ma wód płynących. Dokument ten wydaje starostwo, wydział melioracji.

Sprzedaż nieruchomości z budynkiem w trakcie budowy

W razie sprzedaży nieruchomości z budynkiem w trakcie budowy, prócz dokumentów określonych we wcześniejszym akapicie, sprzedający musi zgromadzić również:

  • pozwolenie na budowę z klauzulą ostateczności nadaną przez właściwy organ urzędu miasta;

  • dziennik budowy – wydawany jest przez starostę, jeżeli jednak budowa dotyczy obiektu, który pozostaje w kompetencjach wojewody, wówczas dziennik wydaje urząd wojewódzki; 

  • projekt budowlany.

Sprzedaż nieruchomości – podsumowanie

W zależności od rodzaju nieruchomości dokumentacja potrzebna do sporządzenia aktu notarialnego sprzedaży będzie różna. Jedna będzie posiadała kilka pozycji, inna z kolei cały stos dokumentów. Ważne jest, aby przystąpić do gromadzenia niezbędnych dokumentów odpowiednio wcześniej. Właściwe podejście do tematu pozwoli zaoszczędzić nerwów, np. w sytuacji, gdy wizyta u notariusza ma odbyć się za kilka dni, a jakiś urząd nie śpieszy się z wydaniem danego zaświadczenia.