Jak zaksięgować premie i nagrody dla pracowników w KPiR?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów często są również pracodawcami. Zatrudniają pracowników zarówno na etat, jak i w oparciu o umowy cywilnoprawne. Kiedy i jak zaksięgować wynagrodzenia, premie i nagrody dla pracowników w KPiR? Uzależnione jest to przede wszystkim od rodzaju zawartej umowy.

Wynagrodzenia, premie i nagrody dla pracowników w KPiR

Mówiąc o pracownikach, mamy na myśli najczęściej wszystkich zatrudnionych bez względu na rodzaj zawartej umowy. Natomiast zgodnie z art. 2 kodeksu pracy pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Przychodem ze stosunku pracy są zgodnie z art. 12 ustawy o PIT wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

  • wynagrodzenia zasadnicze,

  • wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,

  • różnego rodzaju dodatki,

  • nagrody,

  • ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,

  • wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona.

Księgowanie na podstawie list płac wynagrodzeń wraz z możliwymi premiami i nagrodami dla pracowników etatowych odbywa się w zależności od terminu ich wpłaty lub pozostawienia do dyspozycji pracownika. W przypadku gdy wypłata nastąpiła:

  • do 15. dnia kolejnego miesiąca - księgowania dokonuje się na ostatni dzień miesiąca, którego wynagrodzenie dotyczy,

  • w terminie późniejszym - koszt wynagrodzeń ujmowany jest w dacie faktycznej wypłaty.

W obydwu przypadkach kwota brutto wynagrodzenia (a więc ze składkami ZUS społecznymi naliczanymi po stronie pracownika i składką zdrowotną) ujmowana jest w kolumnie 12 KPiR - wynagrodzenie w gotówce i naturze.

Odmiennie wygląda księgowanie składek ZUS naliczanych po stronie pracodawcy (pozostała część składek społecznych oraz Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych). Te bowiem trafiają do kolumny 13 KPiR - pozostałe wydatki. Natomiast termin ich księgowania zwykle przypada na dzień zapłaty składek do ZUS-u, z jednym wyjątkiem. W przypadku gdy wynagrodzenie za pracę jest wypłacane (lub stawiane do dyspozycji pracownika) w tym samym miesiącu, którego dotyczy, a składki ZUS opłacone są do 15. dnia kolejnego miesiąca - wyjątkowo księgowania dokonuje się na ostatni dzień miesiąca, którego wynagrodzenie dotyczy.

Art. 2 ust. 6bb ustawy o PIT 

Składki z tytułu należności (...) określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (...), w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (...) stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów.

Przykład 1.

Przedsiębiorca 10 maja 2016 r. dokonał wypłaty wynagrodzeń z tytułu umów o pracę, należnych za kwiecień 2016 roku. Składki ZUS zostały zapłacone 14 czerwca 2016 r. W takim wypadku księgowanie będzie wyglądać następująco:

  • wynagrodzenia brutto trafią do kosztów kwietnia 2016, czyli miesiąca, którego faktycznie dotyczą,

  • składki ZUS finansowane po stronie pracodawcy będzie można zaliczyć do kosztów firmowych 14 czerwca, czyli wraz z momentem ich faktycznej zapłaty.

Przykład 2.

Przedsiębiorca 29 kwietnia 2016 r. dokonał wypłaty wynagrodzeń za etat należnych za kwiecień. Składki ZUS zostały zapłacone 15 maja 2016 r. Ujęcie w kosztach będzie wyglądać następująco:

  • wynagrodzenia brutto zostaną zaliczone do kosztów kwietniowych,

  • składki ZUS również trafią do kosztów kwietnia. 

Premie i nagrody dla pracowników w KPiR są ujmowane na takiej samej zasadzie jak wynagrodzenia zasadnicze. Należy jedynie zwrócić uwagę na jeden wyjątek, który został opisany w art. 23 ust. 1 pkt. 37 ustawy o PIT. Zgodnie z jego treścią do kosztów nie wlicza się składek na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw – od nagród i premii wypłaconych w gotówce lub papierach wartościowych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jest to przypadek występujący, gdy premia wypłacana jest bezpośrednio z dochodu netto, jaki pozostaje po opodatkowaniu. Kwestia ta dotyczy najczęściej spółek działających w oparciu o ustawę o CIT (identyczny zapis występuje w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych) i była przedmiotem sporów.

Wyłączenie z kosztów wspomnianych składek ZUS od nagród i premii dotyczy wypłat z dochodu, jaki powstał po odjęciu wszystkich podatków i danin na rzecz Skarbu Państwa, zatwierdzony przez Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników (w sp. z o.o.) lub Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy (w S.A.). Wątpliwość natomiast dotyczyła kwestia, czy w takim wypadku premie i nagrody mogą stanowić koszt podatkowy. 1 lutego 2016 r. NSA w składzie 7 sędziów potwierdził w uchwale o sygn. II FPS 5/15, że wypłacane pracownikom nagrody i premie z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w tym podatku w miesiącu ich wypłaty.

Wypłaty dla zleceniobiorców w KPiR

Nieco inaczej wygląda księgowanie w przypadku wypłat dla osób zatrudnionych w oparciu o umowy cywilnoprawne (zlecenie lub o dzieło). Wynagrodzenie brutto jest bowiem księgowane do kosztów zawsze w dacie jego wypłaty. Nie ma przy tym znaczenia okres którego umowa dotyczyła.

Podobnie jest ze składkami ZUS w części finansowanej przez płatnika, które ujmowane są w kosztach dopiero w dacie ich faktycznej zapłaty do ZUS-u. Tutaj obowiązuje bowiem art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o PIT, który nie pozostawia innej możliwości.

Art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o PIT

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek (...) określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek.

Wynagrodzenia, premie i nagrody dla pracowników w KPiR księgowane są zatem co do zasady w tym samym momencie - na podstawie sporządzonej listy płac lub rachunków do umów cywilnoprawnych. Natomiast ujęcie w kosztach składek ZUS finansowanych przez przedsiębiorcę zależy od kilku czynników, takich jak rodzaj umowy, data wypłaty wynagrodzenia oraz data zapłaty składek do ZUS.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów