Poradnik Przedsiębiorcy

Jak zaksięgować premie i nagrody dla pracowników w KPiR?

Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów często są również pracodawcami. Zatrudniają pracowników zarówno na etat, jak i w oparciu o umowy cywilnoprawne. Kiedy i jak zaksięgować wynagrodzenia, premie i nagrody dla pracowników w KPiR? Uzależnione jest to przede wszystkim od rodzaju zawartej umowy.

Wynagrodzenia, premie i nagrody dla pracowników w KPiR

Mówiąc o pracownikach, mamy na myśli najczęściej wszystkich zatrudnionych bez względu na rodzaj zawartej umowy. Natomiast zgodnie z art. 2 kodeksu pracy pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Przychodem ze stosunku pracy są zgodnie z art. 12 ustawy o PIT wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

  • wynagrodzenia zasadnicze,

  • wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,

  • różnego rodzaju dodatki,

  • nagrody,

  • ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,

  • wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona.

Księgowanie na podstawie list płac wynagrodzeń wraz z możliwymi premiami i nagrodami dla pracowników etatowych odbywa się w zależności od terminu ich wpłaty lub pozostawienia do dyspozycji pracownika. W przypadku gdy wypłata nastąpiła:

  • do 15. dnia kolejnego miesiąca - księgowania dokonuje się na ostatni dzień miesiąca, którego wynagrodzenie dotyczy,

  • w terminie późniejszym - koszt wynagrodzeń ujmowany jest w dacie faktycznej wypłaty.

W obydwu przypadkach kwota brutto wynagrodzenia (a więc ze składkami ZUS społecznymi naliczanymi po stronie pracownika i składką zdrowotną) ujmowana jest w kolumnie 12 KPiR - wynagrodzenie w gotówce i naturze.

Odmiennie wygląda księgowanie składek ZUS naliczanych po stronie pracodawcy (pozostała część składek społecznych oraz Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych). Te bowiem trafiają do kolumny 13 KPiR - pozostałe wydatki. Natomiast termin ich księgowania zwykle przypada na dzień zapłaty składek do ZUS-u, z jednym wyjątkiem. W przypadku gdy wynagrodzenie za pracę jest wypłacane (lub stawiane do dyspozycji pracownika) w tym samym miesiącu, którego dotyczy, a składki ZUS opłacone są do 15. dnia kolejnego miesiąca - wyjątkowo księgowania dokonuje się na ostatni dzień miesiąca, którego wynagrodzenie dotyczy.

Art. 2 ust. 6bb ustawy o PIT 

Składki z tytułu należności (...) określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (...), w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (...) stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów.

Przykład 1.

Przedsiębiorca 10 maja 2016 r. dokonał wypłaty wynagrodzeń z tytułu umów o pracę, należnych za kwiecień 2016 roku. Składki ZUS zostały zapłacone 14 czerwca 2016 r. W takim wypadku księgowanie będzie wyglądać następująco:

  • wynagrodzenia brutto trafią do kosztów kwietnia 2016, czyli miesiąca, którego faktycznie dotyczą,

  • składki ZUS finansowane po stronie pracodawcy będzie można zaliczyć do kosztów firmowych 14 czerwca, czyli wraz z momentem ich faktycznej zapłaty.

Przykład 2.

Przedsiębiorca 29 kwietnia 2016 r. dokonał wypłaty wynagrodzeń za etat należnych za kwiecień. Składki ZUS zostały zapłacone 15 maja 2016 r. Ujęcie w kosztach będzie wyglądać następująco:

  • wynagrodzenia brutto zostaną zaliczone do kosztów kwietniowych,

  • składki ZUS również trafią do kosztów kwietnia.