Aktualnie obowiązujące przepisy obligują większość przedsiębiorców do płacenia podatków na mikrorachunek podatkowy. Pojawia się jednak pytanie, co dzieje się z mikrorachunkiem po zamknięciu firmy i likwidacji działalności gospodarczej. Właśnie w tym zakresie poddamy analizie odpowiednie przepisy prawa podatkowego.
Mikrorachunek podatkowy a obowiązek jego stosowania
Na początku wskażmy, że zgodnie z art. 61 § 1 Ordynacji podatkowej zapłata podatków przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i obowiązanych do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje:
- w formie polecenia przelewu lub
- za pomocą innego instrumentu płatniczego – w przypadku gdy zapłata jest dokonywana za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.
Dalej w art. 61b Ordynacji podatkowej czytamy, że wpłata podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych dokonywana na rachunek urzędu skarbowego jest realizowana przy użyciu rachunku bankowego urzędu skarbowego albo identyfikującego podatnika, płatnika lub urząd skarbowy indywidualnego rachunku podatkowego (mikrorachunek podatkowy).
Mikrorachunek podatkowy jest udostępniany, po podaniu identyfikatora podatkowego podatnika lub płatnika, za pośrednictwem portalu podatkowego lub w urzędzie skarbowym.
Z powyższego wynika, że podmioty prowadzące działalność gospodarczą opłacają podatki poprzez mikrorachunek, który generowany jest po wskazaniu identyfikatora podatkowego.
W konsekwencji należy sięgnąć do treści ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, gdzie uregulowano kwestię identyfikatora podatkowego.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 ww. ustawy identyfikatorem podatkowym jest:
- numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzących działalności gospodarczej;
- NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu.
Ponadto, jak wynika z treści art. 11 ww. ustawy, podatnicy są zobligowani podawać identyfikator podatkowy na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne.
W sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy mają obowiązek podawać identyfikator podatkowy na żądanie:
- organów administracji rządowej i samorządowej;
- organów Krajowej Administracji Skarbowej;
- przedstawicieli Najwyższej Izby Kontroli;
- banków i spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych;
- stron czynności cywilnoprawnych;
- płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych.
NIP po likwidacji działalności gospodarczej a mikrorachunek podatkowy
Nadanie NIP-u następuje po dokonaniu zgłoszenia identyfikacyjnego. W przypadku podatników prowadzących działalność gospodarczą będzie nim przeważnie wniosek CEIDG-1 (może to być również wniosek NIP-7).
Przekazanie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej informacji o nadaniu NIP-u następuje nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do naczelnika urzędu skarbowego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.
Naczelnik urzędu skarbowego wydaje potwierdzenie nadania numeru identyfikacji podatkowej. W przypadku osób fizycznych mających nadany numer PESEL potwierdzenie nadania NIP-u zawiera również PESEL. Potwierdzenie jest wydawane niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego.
Podatnicy zostali obciążeni obowiązkiem dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego – względnie zgłoszenia aktualizacyjnego. Brak jednak w przepisach informacji o tym, co dzieje się w przypadku zakończenia działalności gospodarczej.
Przepisy nie wskazują, aby po zakończeniu prowadzenia działalności podatnik miał nadal posługiwać się w bieżących sprawach numerem NIP. Numer taki będzie bowiem właściwy jedynie w zakresie rozliczeń dotyczących okresu, kiedy była prowadzona działalność gospodarcza.
Przykład 1.
Podatnik w latach 2015–2019 prowadził działalność gospodarczą, po czym całkowicie ją zlikwidował i rozpoczął pracę na podstawie umowy o pracę. W 2022 roku organ podatkowy wezwał w ramach czynności sprawdzających do skorygowania deklaracji PIT-36L za 2019 rok z uwagi na wykryte nieprawidłowości. Składając taką korektę w 2023 roku, podatnik w PIT-36L za 2019 będzie posługiwał się numerem NIP, a nie numerem PESEL.
Natomiast w zakresie bieżących rozliczeń nie mamy do czynienia z zasadą kontynuacji identyfikatora podatkowego.
Mikrorachunek podatkowy po zamknięciu firmy
Na stronie internetowej podatki.gov w sekcji dotyczącej pytań odnośnie mikrorachunku podatkowego czytamy, że „zakończenie prowadzenia działalności gospodarczej powoduje zmianę identyfikatora z NIP na PESEL. W takiej sytuacji sprawdź swój numer mikrorachunku podatkowego z PESEL i wpłacaj na niego podatki. Jeśli ponownie rozpoczniesz działalność, będziesz posługiwać się NIP i mikrorachunkiem z NIP”.
Powyższa informacja potwierdza zatem nasze dotychczasowe rozważania. Po zakończeniu prowadzenia działalności gospodarczej identyfikatorem podatkowym staje się numer PESEL.
Ma to swoje konsekwencje również w zakresie mikrorachunku, ponieważ ten generowany jest na podstawie identyfikatora podatkowego. Podatnik po likwidacji działalności gospodarczej powinien zatem wygenerować mikrorachunek podatkowy, korzystając z numeru PESEL.
Przykład 2.
Przedsiębiorca zlikwidował działalność gospodarczą 31 grudnia 2022 roku. Z początkiem nowego roku podatnik rozpoczął najem prywatnej nieruchomości podlegający opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Podatek ten można opłacić poprzez mikrorachunek podatkowy. W celu wygenerowania podatnik powinien posłużyć się numerem PESEL.
Podsumowując należy zapamiętać, że osoba fizyczna może mieć dwa identyfikatory podatkowe: NIP lub PESEL. W zależności od okoliczności faktycznych każdy z nich może być podstawą do wygenerowania mikrorachunku.
