Poradnik Przedsiębiorcy

Kontrola skarbowa - jak się przygotować?

Każdy przedsiębiorca powinien być świadomy, że może go spotkać kontrola skarbowa. Kontrola skarbowa ma na celu sprawdzenie rzetelności prowadzonych ksiąg oraz poprawności rozliczeń podatkowych. Wiadomość o wszczęciu kontroli skarbowej budzi w przedsiębiorcach obawę, a często nawet strach przed fiskusem. Z tego artykułu dowiesz się, jakie podjąć kroki, by przygotować się do kontroli skarbowej oraz jakie prawa i obowiązki w tym czasie ciążą na podatniku oraz urzędzie skarbowym.

Czynności przed kontrolą skarbową

Kontrola skarbowa jest naturalnym następstwem wynikającym z prowadzenia działalności gospodarczej. Urząd skarbowy ma prawo kontrolować każdego przedsiębiorcę. Zanim jednak rozpocznie kontrolę, musi powiadomić podatnika o jej wszczęciu.

Zawiadomienie ze strony US powinno wpłynąć do podatnika w formie pisemnej od 7 do 30 dni przed rozpoczęciem działań kontrolnych. W sytuacji, kiedy kontrola miałaby rozpocząć się przed 7 dniem od momentu zawiadomienia kontrolowanego, wymagana jest zgoda podatnika. Natomiast jeżeli kontrola nie zostanie rozpoczęta przed upływem 30 dni od momentu otrzymania zawiadomienia, wówczas urząd skarbowy jest zobligowany to wyznaczenia nowego terminu.

Zawiadomienie o kontroli skarbowej a przygotowanie dokumentacji

Zawiadomienie z urzędu skarbowego o wszczęciu planowanej kontroli powinno określać zakres oraz typ podatków, którego będzie dotyczyła kontrola.  

Podatnik w międzyczasie, zanim organy podatkowe rozpoczną kontrolę, powinien przygotować wymagane dokumenty. Ma również możliwość ponownego sprawdzenia dokumentacji księgowej i dokonania ewentualnych korekt w KPiR oraz w deklaracjach podatkowych.

Podatnik, który w dokumentacji księgowej posiada faktury wystawione w języku obcym powinien wiedzieć, że organ kontrolujący może zażądać tłumaczenia tych dokumentów. Przełożenie z obcego języka na polski musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego. Organy kontrolujące nagminnie wymagają takiej procedury względem dokumentów obcojęzycznych.

Co ważne, przedsiębiorca jest zobowiązany przekazać na potrzeby kontroli wyłącznie te dokumenty księgowe, które dotyczą kontrolowanego okresu wskazanego w zawiadomieniu. Jeżeli urzędnicy w trakcie kontroli zażądają dokumentacji z innego okresu, to podatnik ma prawo odmówić ich wydania. Urzędnicy mogą zażądać dokumentów za inny okres wyłącznie na podstawie pisma, wówczas podatnik musi je udostępnić.

E-kontrola skarbowa

E-kontrola jest to forma weryfikacji dokumentów w formie zaocznej, za pomocą sieci internetowej. Firmy, które korzystają z elektronicznego systemu finansowo-księgowego mogą zostać podane e-kontroli skarbowej. Wtenczas cała dokumentacja zostanie przekazana do organów kontrolujących drogą elektroniczną, a specjalistyczne aplikacje informatyczne posłużą do jej sprawdzenia.

Przedsiębiorca z kolei powinien poinformować urząd o rodzaju stosowanego oprogramowania i formacie obsługiwanych plików po to, aby jednostki kontrolujące mogły dokonać konwersji i eksportu informacji.

Kontrola skarbowa - kogo i o co może zapytać fiskus?

W trakcie kontroli skarbowej fiskus nie tylko sprawdza dokumentację księgową. Kontrolujący bardzo często zadają pytania i oczekują wyjaśnień w kontekście kontrolowanego przedmiotu.

Zobowiązani do udzielenia odpowiedzi poza podatnikiem mogą być:

  • pracownicy, którzy mają bezpośrednią styczność z działem finansowo-księgowym,
  • osoby współdziałające z podatnikiem,
  • osoby upoważnione do reprezentowania podatnika.

Rozmowa ta nie powinna jednak przybrać formy przesłuchania.

Kontrola skarbowa - podatnika może zastąpić osoba upoważniona lub pełnomocnik

Podczas kontroli skarbowej podatnik powinien być obecny. Jeżeli nie jest to możliwe, to powinna zastąpić go osoba fizyczna upoważniona do tego. Upoważnienie w formie pisemnej w zakresie opodatkowania PIT i CIT należy przekazać do naczelnika właściwego urzędu skarbowego oraz do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta.

Takie upoważnienie zezwala na:

  • odbiór zawiadomienia o nadchodzącej kontroli skarbowej,
  • wyrażenie zgody na rozpoczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia,
  • odbiór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli skarbowej,
  • zakończenie kontroli skarbowej,
  • złożenie wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wszystkich czynności kontrolnych.

Większe możliwości ma jednak pełnomocnik podatnika. Przede wszystkim ma prawo do działania w imieniu lub na rzecz przedsiębiorcy.

Pełnomocnictwa udziela się w formie pisemnej oraz ustnej. Sam dokument powinien zostać załączony do dokumentacji związanej z prowadzoną kontrolą. Natomiast ustnie należy zgłosić to do protokołu kontroli.

Kontrola skarbowa - miejsce kontroli i obowiązki przedsiębiorcy

Kontrola skarbowa powinna być przeprowadzana co do zasady w siedzibie firmy podatnika. W związku z tym przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić miejsce do pracy organów podatkowych, najlepiej w osobnym, zamykanym pomieszczeniu, gwarantującym bezpieczne przechowywanie dokumentów. Mogą jednak zaistnieć okoliczności, w których przedsiębiorca nie będzie mógł zorganizować miejsca pracy dla urzędników. W tej sytuacji kontrolujący mają prawo wystąpić o wydanie dokumentacji na czas trwania kontroli wówczas zostanie ona przeprowadzona poza siedzibą firmy, np. w urzędzie. Może to jednak mieć negatywny wpływ na jakość procesu kontroli i czas jej trwania.

Kontrola prowadzona w siedzibie firmy ma na celu przyśpieszenie i udoskonalenie czynności sprawdzających. Ma to szczególne znacznie, gdyż kontrolujący mają bieżący dostęp do dokumentów, majątku i akt.

Ponadto przedsiębiorca ma obowiązek okazać kontrolowany majątek firmy i umożliwić jego oględziny, a także nieodpłatne fotografowanie czy filmowanie.

Kontrola skarbowa a prawa przedsiębiorcy

W trakcie trwania kontroli skarbowej przedsiębiorca - poza obowiązkami - ma również swoje prawa. Przede wszystkim ma prawo do aktywnego uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Może zatem brać udział w gromadzeniu i sporządzaniu dowodów. Może również być na miejscu i przy przesłuchaniu świadków oraz wyrażeniu opinii biegłych.

Ponadto podatnik może wymagać od kontrolujących przestrzegania przepisów BHP obowiązujących w firmie.

Po wydaniu protokołu co do jego treści podatnik ma prawo do złożenia zastrzeżeń i wyjaśnień. Co więcej, może wnieść sprzeciw wobec podjętej kontroli i sposobu jej przeprowadzenia z naruszeniem przepisów o swobodzie działalności gospodarczej. Za szkody poniesione wskutek kontroli ma prawo domagania się odszkodowania w trybie cywilnym.

Kontrola skarbowa jest prawnym następstwem, które może spotkać każdego przedsiębiorcę. Okres trwania kontroli wynosi:

  • nie dłużej niż 12 dni roboczych - mikroprzedsiębiorcy,
  • nie dłużej niż 18 dni roboczych - mali przedsiębiorcy.

Ważne, aby kontrola przebiegała według ustalonych norm po stronie podatnika, a także po stronie organów kontrolnych. Podatnik musi udostępnić te dokumenty, o które wnioskuje pisemnie fiskus. Ma prawo odmówić, jeżeli zakres wymaganej dokumentacji wykracza poza ten określony w wezwaniu. Co więcej, przedsiębiorca może nie zgodzić się z postanowieniami skarbówki.