Każdy przedsiębiorca powinien mieć świadomość, że może być poddany kontroli skarbowej. Kontrola skarbowa ma na celu sprawdzenie rzetelności prowadzonych ksiąg oraz poprawności rozliczeń podatkowych. Wiadomość o jej wszczęciu budzi w przedsiębiorcach obawę, a często nawet strach przed fiskusem. Sprawdź nie tylko, jak przygotować się do kontroli skarbowej oraz jakie prawa i obowiązki w tym czasie spoczywają na podatniku, lecz także do czego zobowiązany jest urząd skarbowy.
Kontrola skarbowa – jakich czynności należy przed nią dokonać
Kontrola skarbowa to czynność, z którą powinien liczyć się podatnik prowadzący działalność gospodarczą, urząd skarbowy może bowiem skontrolować każdego przedsiębiorcę. Należy jednak pamiętać, że aby kontrola mogła być wszczęta, co do zasady urząd powinien zawiadomić podatnika o tym fakcie w określonym ustawowo terminie.
Jak wynika z art. 48 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców, zawiadomienie ze strony US powinno wpłynąć do podatnika od 7 do 30 dni przed rozpoczęciem działań kontrolnych.
Może zdarzyć się sytuacja, że kontrola będzie wszczęta przed upływem 7 dni, przy czym jest to możliwe wyłącznie na wniosek przedsiębiorcy.
Jeżeli zaś działania kontrolne ze strony urzędu skarbowego nie zostaną podjęte przed upływem 30 dni od zawiadomienia, to zgodnie z art. 48 ust. 2 ww. ustawy organy podatkowe nie mogą wszcząć kontroli, ponieważ konieczne jest ponowne zawiadomienie podatnika i ustalenie nowego terminu.
Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.
Kontrola skarbowa a przygotowanie dokumentacji
Zawiadomienie z urzędu skarbowego o wszczęciu planowanej kontroli powinno zawierać określone informacje, takie jak datę i miejsce wystawienia dokumentu, informacje o oznaczeniu przedsiębiorcy oraz organu kontrolującego. Dodatkowo konieczne jest również zawarcie danych podmiotu udzielającego upoważnienia do kontroli wraz z jego podpisem oraz pełnioną funkcją. Istotnym elementem jest też określenie zakresu przedmiotowego, którego będzie dotyczyła kontrola skarbowa.
Podatnik, który w dokumentacji księgowej posiada faktury wystawione w języku obcym, powinien mieć na uwadze, że może zaistnieć konieczność przetłumaczenia tych dokumentów na język polski, ponieważ organy podatkowe podczas kontroli mają prawo tego wymagać. Wynika to z art. 287 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, gdzie czytamy, że: Kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani umożliwić wykonywanie czynności (...), w szczególności przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.
Istotne jest to, że urzędnicy dokonujący kontroli mają prawo zażądać dokumentów jedynie za okres, który został wskazany na zawiadomieniu o wszczęciu działań weryfikacyjnych. Jeżeli urzędnicy w trakcie kontroli zażądają dokumentacji z innego okresu, to podatnik ma prawo odmówić ich wydania. Żądanie dokumentów za inny okres może odbywać się wyłącznie na podstawie pisma, wówczas podatnik musi je udostępnić.
Kontrola skarbowa – miejsce kontroli i obowiązki przedsiębiorcy
Kontrola skarbowa powinna być przeprowadzana co do zasady w siedzibie firmy podatnika. W związku z tym przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić miejsce do pracy organom kontrolnym, najlepiej w osobnym, zamykanym pomieszczeniu, gwarantującym bezpieczne przechowywanie dokumentów.
Mogą jednak zaistnieć okoliczności, w których przedsiębiorca nie będzie mógł zorganizować odpowiedniego miejsca pracy dla urzędników. W tej sytuacji kontrolujący mają prawo wystąpić o wydanie dokumentacji na czas trwania kontroli, wówczas zostanie ona przeprowadzona poza siedzibą firmy, np. w urzędzie.
Kontrolujący może zażądać wydania, na czas trwania kontroli, za pokwitowaniem:
1. próbek towarów;
2. akt, ksiąg i dokumentów, o których mowa w § 1 pkt 4 (czyli dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej):
a) w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że są one nierzetelne, lub
b) gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji, a w szczególności nie udostępnia kontrolującym samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.
Ponadto przedsiębiorca ma obowiązek okazać kontrolowany majątek firmy i umożliwić jego oględziny, a także nieodpłatne fotografowanie czy filmowanie.
Kontrola skarbowa a prawa przedsiębiorcy
W trakcie trwania kontroli skarbowej przedsiębiorca – poza obowiązkami – ma również swoje prawa. Przede wszystkim ma prawo do aktywnego uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Może zatem brać udział w gromadzeniu i sporządzaniu dowodów.
Ponadto podatnik może wymagać od kontrolujących przestrzegania przepisów BHP obowiązujących w firmie.
Po wydaniu protokołu co do jego treści podatnik ma prawo do złożenia zastrzeżeń i wyjaśnień. Co więcej, może wnieść sprzeciw wobec podjętej kontroli i sposobu jej przeprowadzenia z naruszeniem przepisów Prawo przedsiębiorców. Za szkody poniesione wskutek kontroli ma prawo domagania się odszkodowania w trybie cywilnym.
3. Sprzeciw przedsiębiorca wnosi na piśmie do organu kontroli, którego czynności sprzeciw dotyczy. O wniesieniu sprzeciwu przedsiębiorca zawiadamia na piśmie kontrolującego.
4. Sprzeciw wnosi się w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli przez organ kontroli lub wystąpienia przesłanki do wniesienia sprzeciwu.
E–kontrola skarbowa a JPK
Plik JPK_VAT, który obowiązkowo muszą co miesiąc generować i wysyłać przedsiębiorcy (czynni podatnicy VAT), jest w pewnym sensie formą elektronicznej kontroli o dokonanych transakcjach przez przedsiębiorców.
Podatnicy, wysyłając Jednolite Pliki Kontrolne, umożliwiają urzędom systematyczną weryfikację dokonywanych transakcji, co skutkuje szybkim wykryciem ewentualnych nieprawidłowości na wcześniejszym etapie, a nie dopiero w momencie kontroli podatkowej. Co miesiąc przedsiębiorcy zobowiązani są do wysyłki pliku JPK_VAT, który zawiera bardziej szczegółowe informacje dotyczące sprzedaży i zakupów niż deklaracja VAT. Weryfikacja tego pliku nie jest związana z kontrolą podatkową przedsiębiorcy, a ze zwykłymi czynnościami sprawdzającymi. Dlatego też przedsiębiorcy otrzymują powiadomienia o niezgodnościach w JPK, które muszą skorygować lub wyjaśnić bezpośrednio z US. Od 1 lipca 2018 roku urzędy mogą kontrolować prowadzenie księgowości na podstawie wszystkich struktur JPK. Przedsiębiorcy są zobligowani do generowania pozostałych struktur pliku w momencie zażądania tego przez organy podatkowe w przypadku kontroli. Oznacza to, że w trakcie kontroli organy mogą domagać się w pierwszej kolejności plików w formacie xml. i na ich podstawie dokonywać działań kontrolnych podatnika.
