Kontrola podatkowa - wszystko co musisz wiedzieć!

Kontrola podatkowa jest czymś, co może czekać każdego przedsiębiorcę. Kontrola podatkowa ma na celu zbadanie tego, jak i czy firma realizuje obowiązki zapisane w prawie podatkowym - chodzi więc o odpowiedni sposób naliczania i odprowadzania podatków. W tekście opisujemy, jak się przygotować do kontroli skarbowej!

Termin rozpoczęcia kontroli podatkowej

Kontrola podatkowa musi zawsze być poprzedzona zawiadomieniem ze strony instytucji skarbowych, które ma wpłynąć od 7 do 30 dni przed początkiem działań kontrolnych. Jeśli kontrola podatkowa ma zostać wszczęta przed upływem 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, wówczas konieczna staje się zgoda kontrolowanego. W przypadku braku rozpoczęcia kontroli podatkowej w terminie przed upływem 30 dni od daty otrzymania zawiadomienia fiskus jest zobowiązany do określenia nowego terminu.

Kontrola podatkowa - przygotowania

Zawiadomienie o szykowanej kontroli podatkowej powinno zawierać informacje o zakresie oraz typie podatków, które mają być sprawdzane. Wiedząc to, właściciel firmy musi dobrze wykorzystać czas przed kontrolą podatkową - np. na kompletowanie i weryfikację dokumentacji z danego obszaru. Okres przed audytem ze strony organów skarbowych to też chwila na poprawę potencjalnych błędów - jeśli takie zostaną znalezione w trakcie zbierania dokumentacji.

Przed rozpoczęciem kontroli podatkowej przedsiębiorca ma szansę na korektę faktur kosztowych i zakupowych, nieprawidłowych zapisów w KPiR czy deklaracjach podatkowych. Te ostatnie można zmodyfikować za pomocą deklaracji korygującej wysłanej razem z uzasadnieniem określonych zmian. Podatnik powinien pamiętać też o uiszczeniu ewentualnych zaległości podatkowych - razem z ewentualnymi odsetkami za zwłokę.

Kontakty biznesowe z zagranicznymi partnerami oznaczają zwykle dokumentację w języku obcym. Tacy przedsiębiorcy muszą wiedzieć, że w trakcie kontroli podatkowej może pojawić się potrzeba przetłumaczenia dokumentów na polski - przeprowadzający kontrolę mogą tego zażądać i robią to nagminnie. Trzeba mieć na uwadze fakt, iż translacja musi zostać dokonana przez biegłego, gdyż tylko wtedy urząd skarbowy ją zaakceptuje. Koszty tłumaczenia spoczywają na podatniku.

Jeśli firma funkcjonuje z użyciem elektronicznego systemu finansowo-księgowego, może zostać poddana tak zwanej e-kontroli podatkowej, czyli ściągnięciu potrzebnych danych wprost ze wspomnianego systemu. Dane są potem sprawdzane przez specjalistyczne aplikacje informatyczne. Firma używająca systemu powinna pisemnie poinformować kontrolerów o rodzaju stosowanego oprogramowania oraz o obsługiwanych przez nie formatach plików (chodzi tu o możliwość konwersji i eksportu informacji). Trzeba też sprawdzić konfigurację systemu, a szczególnie sposób i źródła wprowadzania do niego danych - to szansa na skorygowanie poprzednio niewykrytych błędów.

Jak uprzedzić pracowników o kontroli?

Jeśli przedsiębiorca otrzyma informację o planowanej przez urząd kontroli podatkowej, musi przekazać ją wszystkim podwładnym, którzy w swoich obowiązkach mają kwestie finansowo-księgowe. Trzeba pamiętać, że kontrolerzy nie tylko przeglądają dokumentację, ale także mogą zadawać pytania dotyczące badanego obszaru i żądać wyjaśnień.

Obowiązek udzielania wyjaśnień w kwestiach objętych kontrolą podatkową - w zakresie wykonywanych czynności bądź działań - spoczywa na:

• osobach upoważnionych do reprezentacji kontrolowanego albo prowadzących jego sprawy,
• pracownikach,
• osobach współdziałających z kontrolowanym.

Wynika to z art. 287 § 4 Ordynacji podatkowej.

Wyjaśnianie i odpowiadanie na pytanie, rzecz jasna, nie może przypominać przesłuchania. Przedsiębiorca nie musi też udowadniać właściwego rozliczania kosztów - powinien za to zwyczajowo objaśnić sposób postępowania.

Co w przypadku nieobecności przedsiębiorcy podczas kontroli?

Bywają przypadki, gdy choroba lub kluczowe spotkanie biznesowe uniemożliwiają przedsiębiorcy udział w kontroli skarbowej. W takim przypadku możliwe jest wskazanie osoby fizycznej upoważnionej do reprezentacji podatnika w czasie kontroli podatkowej - trzeba to zrobić w formie pisemnej. Zgłoszenie należy skierować do odpowiedniego naczelnika urzędu skarbowego w zakresie opodatkowaniem PIT i CIT, a także do wójta burmistrza lub prezydenta miasta.

Taki reprezentant - o ile w upoważnieniu nie zostały zawarte inne instrukcje - domyślnie upoważniony jest do:

• odbioru zawiadomienia o nadchodzącej kontroli skarbowej,
• wyrażenia zgody na rozpoczęcie kontroli przed minięciem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia,
• odbioru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli skarbowej,
• zakończenia kontroli skarbowej,
• złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wszystkich czynności kontrolnych.

Inną możliwością jest nadanie pełnomocnictwa - osoba, która je otrzyma, ma większy zakres uprawnień. Ma prawo do działania w imieniu oraz na rzecz przedsiębiorcy udzielającego pełnomocnictwa w formie pisemnej lub ustnej. Oryginał pisemnego pełnomocnictwa (albo jego właściwie poświadczony odpis) powinien być przedłożony do dokumentacji kontroli skarbowej, zaś ustne należy zgłosić do protokołu.

Jakie są obowiązki przedsiębiorcy w czasie kontroli?

W czasie kontroli skarbowej przedsiębiorca ma obowiązek:

• zapewnić wstęp na grunt oraz do budynków, lokali i innych pomieszczeń,
• udostępnić akta, księgi i inne dokumenty związane z przedmiotem kontroli,
• wydać na czas trwania kontroli akta, księgi i dokumenty (gdy kontrolujący mają uzasadnione podejrzenia, że są one nierzetelne, lub gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem dokumentacji),
• okazać majątek podlegający kontroli i umożliwić jego oględziny,
• sporządzić na żądanie kontrolujących spis z natury,
• umożliwić - nieodpłatnie - filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie,
• przedstawić, na żądanie kontrolujących, tłumaczenie na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym,
• udzielać w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli,
• zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, a w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Kontrola podatkowa - prawa przedsiębiorcy

W czasie kontroli skarbowej przedsiębiorca ma prawo do:

• uczestnictwa w czynnościach kontrolnych,
• udziału w przeprowadzeniu dowodów (o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków i opinii biegłych musi być zawiadomiony przynajmniej na 3 dni przed terminem, a dowodu z oględzin nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności),
• ustanowienia pełnomocnika lub wyznaczenia reprezentanta,
• wymagania od kontrolujących przestrzegania przepisów o BHP obowiązujących w kontrolowanej jednostce,
• złożenia zastrzeżenia i wyjaśnienia do protokołu kontroli skarbowej,
• domagania się w trybie cywilnym odszkodowania za szkodę poniesioną na skutek przeprowadzenia czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa w zakresie kontroli działalności gospodarczej,
• wniesienia sprzeciwu wobec podjęcia i prowadzenia czynności kontroli skarbowej z naruszeniem przepisów ustawy prawo przedsiębiorców.

Kontrola podatkowa nie może być prowadzona w zakresie, który był już sprawdzany i wydano przy tym decyzję ostateczną. Trzeba mieć baczenie, czy kontrolujący nie wykraczają poza zakres kontroli - nie mają prawa badać innego podatku lub innego okresu rozliczeniowego niż ten podany w zawiadomieniu.