W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej polegającej na wynajmie nieruchomości przedsiębiorcy obciążają najemców także innymi kosztami. Są nimi najczęściej koszty mediów. W przypadku wynajmu powyższych świadczeń nie pokrywa wynajmujący, a jedynie refakturuje je na najemcę. W artykule przeanalizujemy jak prawidłowo rozliczyć podatek VAT, jeśli ma miejsce korekta refaktury za media!
Podstawa opodatkowania w podatku VAT
Zgodnie z art. 29a ustawy o podatku od towarów i usług – dalej: ustawa o VAT – podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze, mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.
W przypadku dostawy towarów przekazywanych nieodpłatnie podstawą opodatkowania jest cena nabycia towarów lub towarów podobnych, a gdy nie ma ceny nabycia – koszt wytworzenia, określone w momencie tej dostawy towarów.
Co istotne, podstawa opodatkowania obejmuje także:
podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem kwoty podatku;
koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy.
Natomiast podstawę opodatkowania obniżamy o kwoty:
stanowiące obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;
udzielonych nabywcy lub usługobiorcy opustów i obniżek cen, uwzględnionych w momencie sprzedaży;
otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.
kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
wartość zwróconych towarów i opakowań;
zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze
Na czym polega refakturowanie usług?
W świetle art. 8 ust. 2a ustawy o VAT w przypadku, gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Powyższa regulacja jest źródłem praw i obowiązków podatników w odniesieniu do świadczeń określanych mianem odsprzedaży lub refakturowania usług. W związku z tym należy stwierdzić, że nabycie usług oraz ich późniejsza odsprzedaż (z marżą czy bez) powinny być zawsze traktowane jako dwie odrębne transakcje usługowe.
Podsumowując, refakturowanie oznacza, że podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej, traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przeniesienie ciężaru kosztów na inną osobę nie może być zatem w żaden inny sposób potraktowane niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie. Zatem konsekwencją uznania podatnika biorącego udział w odsprzedaży usługi za świadczącego, jest wystawienie przez niego faktury dokumentującej wyświadczenie tej usługi.
Kiedy powstaje obowiązek podatkowy VAT dla dostaw mediów?
Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Zgodnie z tą regulacją podatek stanie się wymagalny w miesiącu dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi i co do zasady zostanie rozliczony za ten okres rozliczeniowy.
Od powyższego przewidziano szereg wyjątków. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury z tytułu:
dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;
świadczenia usług:
telekomunikacyjnych,
usług wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika 3 do ustawy, np. usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody oraz odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków,
najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
Tym samym w przypadku dostawy mediów obowiązek podatkowy powstaje co do zasady w momencie wystawienia faktury.
Co ważne, terminy wystawiania refaktury i korekty do tej faktury nie są odmiennie określone w ustawie.
Korekta refaktury za media „in minus”
W przypadku refakturowania usług za media bardzo często zdarza się, że podatnicy wynajmujący muszą je korygować.
Przykład 1.
Podatnik wynajmuje halę magazynową. Na najemcę refakturuje koszty mediów. Podatnik otrzymał korektę za energię cieplną. Po okresie grzewczym okazało się, że zużył jej mniej. Faktura korygująca została wystawiona po trzech miesiącach od faktury pierwotnej. Podatnik postanowił także wystawić fakturę korygującą na najemcę. Jak należy ją rozliczyć?
Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2021 roku, w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1–3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem, że z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku, gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.
Jednakże powyższych warunków nie trzeba spełniać w przypadku:
eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy.
W przypadku dostawy mediów nie trzeba więc posiadać dokumentacji o uzgodnieniu warunków korekty.
Biorąc pod uwagę powyższe, wynajmujący może zmniejszyć podstawę opodatkowania, dokonując jej obniżenia za okres rozliczeniowy, w którym wystawiono fakturę korygującą. Wynajmujący nie ma więc obowiązku posiadania dokumentacji, z której wynikałoby uzgodnienie i spełnienie warunków.
W przypadku najemcy zdaniem Ministerstwa Finansów prawo do obniżki podatku naliczonego powstanie dopiero w momencie zapoznania z wysokością obniżki. Najemca może więc obniżyć podatek należny nie w momencie wystawienia faktury, a w praktyce – w momencie jej otrzymania.
Podsumowując, w przypadku korekty refaktury mediów na najemcę rozliczenia dokonujemy na podstawowych zasadach wynikających z ustawy.
