Poradnik Przedsiębiorcy

Brak potwierdzenia elektronicznej korekty faktury – rozliczenie na gruncie VAT

Podatnicy zajmujący się sprzedażą towarów i usług muszą liczyć się z koniecznością korekty sprzedaży. Może być ona związana z błędami popełnianymi podczas wystawienia faktury lub późniejszymi okolicznościami, takimi jak np. upusty czy zwroty. Czy konieczne jest otrzymanie potwierdzenia korekty faktury? W artykule przedstawiamy, brak potwierdzenia elektronicznej korekty faktury!

Podstawa opodatkowania

Zgodnie z treścią art. 29a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT) podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2–5, art. 30a–30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5 jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej. Obejmuje to również otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze, które mają bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

W myśl art. 29a ust. 10 ustawy o VAT podstawę opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 13, obniża się o:

  1. kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
  2. wartość zwróconych towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12;
  3. zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
  4. wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

W świetle art. 29a ust. 13 ustawy o VAT w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1–3, obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Kiedy nie musimy otrzymać potwierdzenia faktury korygującej?

Warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę nie stosuje się w przypadku:

  1. eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
  2. dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
  3. sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy;
  4. gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Co zawiera faktura korygująca?

Według art. 106j ust. 1 ustawy o VAT podatnik powinien wystawić fakturę korygującą w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

  1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu;
  2. udzielono opustów i obniżek cen;
  3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
  4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty;
  5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Ponadto faktura korygująca powinna zawierać:

  1. frazę „faktura korygująca” albo wyraz „korekta”;
  2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia, dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6;
  3. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
  4. przyczynę korekty;
  5. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
  6. w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej

Potwierdzenie faktu otrzymania przez nabywcę towarów i usług faktury korygującej może być dokonane w dowolnej formie, np. poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru wysłanej pocztą – w formie listu poleconego lub przesyłki zawierającej fakturę korygującą, odrębne pisemne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej, a także w formie elektronicznej lub przesłane zwrotnie jako kopia podpisanej faktury korygującej. Oznacza to, że żaden przepis nie określa specjalnej formy, w jakiej potwierdzenie odbioru faktury korygującej byłoby wymagane. Istotne jest, aby sprzedawca towarów lub usług dla celów rozliczenia podatku należnego od sprzedaży posiadał informację, z której jednoznacznie wynika, że nabywca otrzymał fakturę korygującą sprzedaż.

Momentem otrzymania elektronicznej faktury korygującej przez kontrahenta jest moment, w którym faktura ta staje się dla niego dostępna. W rezultacie uzyskuje on możliwość zapoznania się z jej treścią. Skoro w przypadku korekt faktur dostarczanych za pośrednictwem tradycyjnej poczty akceptowalną formą udokumentowania dostarczenia przesyłki jest zwrotne potwierdzenie odbioru, nie można odmówić takiej mocy dowodowej informacji o dostarczeniu do kontrahenta faktury korekty otrzymanej drogą mailową (potwierdzenie automatyczne z serwera nabywcy). Niezależnie od formy otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej powinno ono dotyczyć jednej konkretnej albo kilku faktur korygujących.

Brak potwierdzenia elektronicznej korekty faktury

W praktyce gospodarczej kontrahenci nie zawsze zatwierdzają fakturę korygująca. Dotyczy to bardzo często korekt elektronicznych. Podatnicy wysyłają swoim kontrahentom korekty faktur, które nie zostają przez nich odebrane. Samo nieodczytanie dostarczonej wiadomości elektronicznej nie jest jednak równoznaczne z jej odrzuceniem.

Znajduje to potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 grudnia 2018 r., który wskazuje, że:

„Tym samym stwierdzić należy, że w przypadku, gdy elektroniczna faktura korygująca zostanie doręczona na adres e-mailowy klienta, ale spółka nie otrzyma potwierdzenia otrzymania faktury ani automatycznej informacji z serwera pocztowego klienta o jej niedoręczeniu i równocześnie z posiadanej przez spółkę dokumentacji wynika, że nabywca towaru wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, spełnione zostaną wymogi, o których mowa w art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług”.

Podatnik może także otrzymać komunikat z serwera, że wiadomość nie została dostarczona. Tym samym podatnik dostał informacje, że korekta faktury nie dotarła ostatecznie do kontrahenta. Zdarzają się też sytuacje, gdy podatnik zostaje poinformowany za pomocą automatycznej odpowiedzi, że wiadomość nie została doręczona na serwer pocztowy klienta. Jeżeli spółka wysyła klientowi fakturę korygującą i otrzyma taką odpowiedź, to nie może uznać, że podjęła skuteczną próbę doręczenia i dokonać korekty. Komunikat ten wskazuje bowiem jasno, że faktura korygująca w ogóle nie miała szans dotrzeć do klienta i spółka otrzymuje w tym temacie stosowną informację. W takiej sytuacji podatnik nie będzie miał możliwości dokonania korekty podatku. Tym samym w przypadku korekty elektronicznej faktury wymagane jest jej potwierdzenie i nie wystarczy sama wysyłka.