Poradnik Przedsiębiorcy

Korespondencja z urzędem skarbowym

Wielu przedsiębiorców boi się jakiegokolwiek kontaktu z urzędem skarbowym - wynika to najczęściej z faktu, że obawiają się zawiłych procedur lub problemów ze zrozumieniem formalnego, urzędowego języka używanego w pismach. Komunikacja z urzędami jest jednak nieunikniona w procesie prowadzenia przedsiębiorstwa i wcześniej czy później przedsiębiorca będzie zmuszony do skontaktowania się z urzędem z własnej inicjatywy lub w odpowiedzi na pismo. Poniżej przedstawiamy kilka istotnych informacji na ten temat.

Korespondencja z urzędem - lepiej odbierz pismo!

Podatnicy, którzy z jakichś powodów chcą uniknąć kontaktu z urzędem skarbowym, mogą stosować różne metody, aby utrudnić urzędnikom chociażby dostarczanie do nich pism. Nie ma to jednak większego sensu, ponieważ ustawodawcy przewidzieli takie sytuacje i odpowiednio się przed tym uchronili.

Pisma urzędowe dostarczane są przez Pocztę Polską - w sytuacji, gdy listonosz nikogo nie zastanie pod adresem, na który ma dostarczyć list, wypisuje awizo i zostawia je w skrzynce pocztowej, aby adresat mógł odebrać przesyłkę w późniejszym terminie. Jeżeli po upływie 7 dni nadal nikt nie zgłosi się na pocztę po odbiór listu, listonosz ponownie spróbuje go dostarczyć, natomiast jeżeli w dalszym ciągu nikogo nie zastanie pod danym adresem, wypisze powtórne zawiadomienie o przesyłce i list znów wróci na pocztę. Jeżeli w ciągu 7 dni od powtórnego awiza list nie zostanie odebrany, zostanie odesłany z powrotem do urzędu skarbowego. Wydawałoby się, że list zostanie po prostu uznany za nieodebrany, ale ustawodawca w ordynacji podatkowej określił, że:

Art. 150

  1. W razie niemożności doręczenia pisma (...):

  1. operator pocztowy (...) przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej; (...)

§1a. Adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawaniu pisma w miejscu określonym

w § 1. Powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie 7 dni.

  1. Zawiadomienie (...) umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W tym przypadku doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Oznacza to, że jeżeli pismo z urzędu skarbowego lub jakiegokolwiek innego urzędu nie zostanie odebrane po dwukrotnym zawiadomieniu w ciągu 14 dni od pierwszej próby doręczenia przesyłki, urząd uznaje taką przesyłkę za odebraną. W takim wypadku lepiej odebrać pismo i wiedzieć, o co dokładnie chodzi w danej sprawie, aby móc odpowiednio zareagować.

Z inną sytuacją mamy do czynienia w przypadku, gdy listonosz zastanie adresata listu, ale odmówi on jego pisma:

Art. 153

  1. Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma (...), pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy.

  2. W przypadkach, o których mowa w § 1, uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

Jak widać, jeżeli listonosz usiłuje dostarczyć nam pismo z urzędu, w naszym interesie jest go odebrać.

Korespondencja z urzędem - co powinno zawierać pismo do urzędu?

Gdy podatnik otrzyma pismo lub wezwanie z urzędu skarbowego, może oczywiście na nie odpowiedzieć - w zależności od tego, czego pismo dotyczyło, może to być wyjaśnienie, odwołanie, wniosek lub inny typ pisma.

Elementy pisma do urzędu określone są dokładnie w ordynacji podatkowej:

Art. 168

  1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, ponaglenia, wnioski) mogą być wnoszone pisemnie lub ustnie do protokołu, a także za pomocą środków komunikacji elektronicznej (...).

  2. Podanie powinno zawierać co najmniej:

  • treść żądania,

  • wskazanie osoby, od której pochodzi, oraz jej adresu (miejsca zamieszkania lub pobytu, siedziby albo miejsca prowadzenia działalności), a także czynić zadość innym wymogom ustalonym w przepisach szczególnych.

  1. Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokółu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Jeżeli podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

Jeżeli nie zostaną spełnione wymienione w ustawie wymogi, urząd wezwie podatnika do uzupełnienia braków w podaniu w ciągu 7 dni wraz z pouczeniem, że jeżeli braki te nie zostaną uzupełnione, urząd pozostawi podanie bez rozpatrzenia.

Pamiętać należy także o tym, że jeżeli pismo nie będzie zawierało adresu podatnika, nie będzie ono rozpatrzone. podatnik nie zostanie nawet wezwany do uzupełniania braków - urząd nie miałby gdzie przesłać tego wezwania.

Czy możliwa jest elektroniczna korespondencja z urzędem?

Ordynacja podatkowa przewiduje również korespondencję z petentami poprzez środki komunikacji elektronicznej - ma to na celu oczywiście ułatwić i usprawnić kontakt oraz przyspieszyć załatwianie spraw.

Od 11 maja 2014 roku urzędnicy mogą za pośrednictwem poczty elektronicznej przesyłać do podatników pisma oraz interpretacje, ale treści tych dokumentów nie są zawarte w wiadomości, tylko podawane są tam źródła, z których można pobrać dokument.

Aby możliwy był kontakt tą drogą, podatnik musi na to wyrazić zgodę.

Kontakt z urzędem skarbowym nie musi być trudny i straszny, jeżeli zna się zasady korespondencji ustalone przez ustawodawcę.