Poradnik Przedsiębiorcy

Zewnętrzne źródła finansowania a Księga Przychodów i Rozchodów

Przedsiębiorcy często decydując się na skorzystanie z zewnętrznych źródeł finansowania swoich zobowiązań. Aktualnie jako najpopularniejsze zewnętrzne źródła finansowania uznaje się kredyt i leasing. Jednakże czy można ująć w księdze przychodów i rozchodów zewnętrzne źródła finansowania? Odpowiedź znajduje się w poniższym artykule!

Zewnętrzne źródła finansowania firmy czy mogą stanowić koszt?

Przedsiębiorcy chcąc rozwijać swoją działalność często potrzebują większej ilości sprzętu. Ponieważ na jednorazowy jego zakup zwykle ich po prostu nie stać decydują się na skorzystanie z zewnętrznych źródeł finansowania. Obce źródła finansowania jak kredyt czy leasing coraz częściej nie dotyczą już tylko zakupu samochodu czy maszyn ale przedsiębiorcy korzystają z nich nawet przy nabyciu wykorzystywanych w firmie laptopów czy innych urządzeń komputerowych.

Kredyt w działalności gospodarczej

Wciąż najpopularniejszym źródłem finansowania jest kredyt. Zaciągając go przedsiębiorcy często nie wiedzą, jak taki sposób finansowania ująć w KPiR. Do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca bowiem nie zaliczy całej kwoty kredytu. Kredytowany kapitał nie jest dla firmy kosztem. Kosztem są natomiast odsetki od zaciągniętego kredytu, które na podstawie harmonogramu spłat, gdzie jest wyróżniona wielkość raty oraz wielkość odsetek, księgowane są do księgi przychodów i rozchodów w dniu ich zapłaty. Potwierdzeniem może być wyciąg bankowy lub dowód wpłaty.

Kapitał kredytu nie stanowi bezpośrednio kosztu. Ale przedsiębiorca musi pamiętać, że kupując rzecz finansowaną kredytem, zalicza jej zakup w koszty na podstawie faktury, tak jak inne rzeczy zakupione na cele firmy. W tej sytuacji kapitał kredytowy w postaci zakupionej już rzeczy zaliczany jest de facto w koszty.

Uwaga!

Aby odsetki od zaciągniętego kredytu można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu kredyt musi być zaciągnięty na cel prowadzonej działalności, a odsetki te muszą być zapłacone!

Jednym z dylematów przedsiębiorcy jest również pytanie: czy jeżeli osoba prowadząca działalność gospodarczą wzięła kredyt na siebie jako osobę prywatną, a nie na firmę to czy może on stanowić koszt firmy?

Tak naprawdę przy kredytowaniu liczy się cel na jaki kredyt został zaciągnięty. Jeżeli więc finansował on będzie działalność firmy lub rzeczy w niej używanych, to bez względu czy jest zaciągnięty na właściciela jako osobę prywatną czy na firmę odsetki od kredytu będą stanowiły koszt uzyskania przychodu. Oczywiście samego kapitału jako kredytu nie wlicza się do kosztów, ponieważ trafi on do KPiR na podstawie faktury dokumentującej zakup danej rzeczy, którą tradycyjnie ujmuje się w księdze.

Leasing a podatkowa księga przychodów i rozchodów

Ważną kwestią w kredytowaniu środków trwałych firmy jest umowa kredytowa, która często mówi że bank staje się, w pewnym procencie (najczęściej 49%), współwłaścicielem danej rzeczy. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że nie może on dokonywać odpisów amortyzacyjnych od ogólnej wartości środka trwałego, a jedynie od tej której jest właścicielem (zwykle 51%). Kredytowanie nie wpływa natomiast na zaliczanie do kosztów wydatków związanych z eksploatacją zakupionej rzeczy czy jej ubezpieczeniem.

Kolejnym popularnym zewnętrznym źródłem finansowania jest leasing. W zależności od rodzaju leasingu różny jest sposób ujmowania go w kosztach firmy.

Pierwszym napotykanym przez przedsiębiorcę problemem księgowym jest rozliczenie opłaty wstępnej często zwanej inicjującą. Prowadzący księgę metodą memoriałową mogą mieć wówczas dylemat, czy opłatę tę powinno rozliczać się proporcjonalnie do okresu trwania leasingu czy też można ją jednorazowo zaliczyć w koszty? Dylemat ten pomaga rozwiązać dokładne przeczytanie umowy leasingowej. To bowiem z niej wynika czy opłata wstępna traktowana jest jako należność na poczet całego czasu trwania usługi - wówczas należałoby wartość opłaty podzielić proporcjonalnie na cały okres trwania leasingu i księgować okresowo jej cześć przypadającą na dany miesiąc, czy też jak obecnie coraz częściej jest spotykane traktowana jest jako podwyższona pierwsza rata leasingowa - którą księguje się bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu zgodnie z otrzymana fakturą.

Następnie należy poznać charakter leasingu, który ma decydujący wpływ na ujęcie go w KPiR. W leasingu operacyjnym rzecz leasingowana pozostaje przez cały okres trwania umowy własnością firmy leasingowej. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że nie może on ująć jej w Ewidencji Środków Trwałych firmy oraz odliczać odpisów amortyzacyjnych. Powoduje to, że do kosztów firmy przedsiębiorca w każdym okresie przypadającym na czas trwania leasingu może zaliczyć ratę kapitałową wraz z odsetkami.

Kolejnym pytaniem nurtującym przedsiębiorcę jest, czy wydatki związane z eksploatacją rzeczy leasingowanej mogą stanowić koszt, pamiętając o tym, że rzecz leasingowana nie jest środkiem trwałym firmy?

Tak. Stanowi o tym m.in. zapis art. 23 ust 3b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli więc rzeczą leasingowaną jest np. samochód używany w celach prowadzonej działalności gospodarczej to wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju czy zakup opon będą stanowiły dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu.

Uwaga! 

Wydatków związanych z eksploatacją auta leasingowanego nie trzeba rozliczać w ramach kilometrówki (EPP), mimo tego że nie stanowi on własności przedsiębiorstwa (art. 23 ust. 3b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Kosztem przedsiębiorcy korzystającego z leasingu może być również wydatek poniesiony na ubezpieczenie danej rzeczy. Jeżeli przykładem jest już wspomniane wcześniej auto przedsiębiorca może zaliczyć do kosztu wydatek związany z polisą OC, AC czy NNW. W przypadku ubezpieczenia AC samochodów osobowych nie uznaje się za koszt składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Leasing finansowy

Ten rodzaj umowy stanowi, że leasingowany przedmiot jest od początku jej trwania uznawany za własność przedsiębiorcy, który zawarł umowę z firmą leasingową. W przypadku leasingu finansowego przedsiębiorca będzie więc mógł wpisać leasingowany przedmiot do Ewidencji Środków Trwałych firmy oraz go amortyzować. Naliczane okresowo odpisy amortyzacyjne będą stanowiły koszt uzyskania przychodu.

Uwaga!

W leasingu finansowym można korzystać z jednorazowej amortyzacji jeżeli przepisy na nią zezwalają. Odnosi się to również amortyzacji jednorazowej w ramach pomocy de minimis. Przedsiębiorcy muszą pamiętać że według przepisów nie można z niej korzystać w przypadku samochodów osobowych.

Dodatkowo przedsiębiorca nie będzie mógł ujmować w kosztach poszczególnych rat (gdyż pośrednio będą one ujmowane podczas amortyzacji) ale będzie mógł po stronie kosztowej w KPiR wpisać odsetki naliczone od rat leasingowych, pod warunkiem jednak ich opłacenia. Oznacza to, że do księgi trafią w momencie zapłaty.

W leasingu finansowym tak jak w przypadku leasingu operacyjnego do kosztów można zaliczyć również wydatki na eksploatację rzeczy leasingowanej oraz jej ubezpieczenie. W umowie leasingu finansowego powinno być ujęte, że uprawnionym do dokonywania odpisów amortyzacyjnych jest przedsiębiorca korzystający z rzeczy.