Podatkowa księga przychodów i rozchodów stanowi uproszczony sposób rozliczeń z podatku dochodowego. Używana jest najczęściej w jednoosobowych działalnościach gospodarczych. Prowadzą ją przedsiębiorcy stosujący zasady ogólne lub podatek liniowy. W księdze na bieżąco ujmowane są faktury przychodowe i kosztowe. W wyniku różnego rodzaju okoliczności może zajść potrzeba w której konieczna będzie faktura korygująca. W artykule omówimy sytuacje, kiedy należy wystawić fakturę korygującą i sposób ujęcia korekt po stronie przychodów i kosztów - faktura korygująca w KPIR.
Faktura korygująca – kiedy należy ją wystawić?
Dokumentami korygującymi fakturę VAT stosowanymi w razie wystąpienia błędów na pierwotnym dokumencie, konieczności uzupełnienia braków lub zmiany okoliczności np. zastosowania rabatów czy dokonania zwrotu towarów, są:
faktura korygująca,
nota korygująca.
Przepisy nie określają terminu, w jakim powinna być wystawiona faktura korygująca, trzeba ją jednak wystawić niezwłocznie po ujawnieniu okoliczności będących podstawą dokonania korekty.
Faktura korygująca przychodowa w KPiR
Powód wystawienia faktury korygującej ma istotne znaczenie dla ustalenia terminu jej rozliczenia. Wyróżniamy dwa rodzaje przyczyn wystawienia faktury korygującej, od których uzależniony jest sposób ujęcia ich w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, a mianowicie:
faktura korygująca jest wystawiana na skutek błędu lub oczywistej omyłki, np. zawiera pomyłki w ilości lub cenie towaru bądź usługi albo w stawce lub kwocie podatku VAT;
wystawienie faktury korygującej dotyczy obniżenia ceny towaru bądź usługi, udzielenia rabatu czy też zwrotu towaru.
Jeżeli korekta przychodu nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie przychodów osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.
W pierwszym przypadku, czyli gdy mamy do czynienia z fakturą pierwotną błędnie dokumentującą stan faktyczny, sprzedawca ma obowiązek zaksięgować fakturę korygującą w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, cofając się do okresu rozliczeniowego, którego dotyczy faktura pierwotna, a więc w dacie wystąpienia przychodu.
Przykład 1.
Pan Jacek w ramach prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej dokonuje sprzedaży mebli. 31 sierpnia 2021 roku sprzedał stół za kwotę netto 2000 zł, dokumentując sprzedaż fakturą VAT wystawioną tego samego dnia. 20 września 2021 roku nabywca dokonał zwrotu stołu, argumentując, że towar jest niezgodny z zamówieniem. Pan Jacek przyjął zwrot i wystawił fakturę korygującą 20 września 2021 roku.
Ze względu na to, że faktura pierwotna prawidłowo dokumentuje dokonaną transakcję sprzedaży, a faktura korygująca wystawiona została na skutek zwrotu towaru, pan Jacek powinien ująć zapis korekcyjny w KPiR we wrześniu 2021 roku, czyli wtedy, kiedy nastąpił zwrot towaru.
W drugim przypadku, czyli gdy faktura pierwotna prawidłowo dokumentuje zdarzenie gospodarcze, jakie miało miejsce w dacie jej wystawienia, a w późniejszym czasie, czyli już po wystawieniu faktury pierwotnej, zaszły okoliczności zmieniające wartość transakcji, fakturę korygującą księguje się w KPiR w bieżącym okresie rozliczeniowym.
Przykład 2.
Pan Mikołaj prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą rozliczaną na podstawie KPiR zajmuje się sprzedażą książek. 20 sierpnia 2021 roku sprzedał książki i wystawił fakturę VAT, która dokumentowała sprzedaż 40 sztuk:
cena jednostkowa netto: 35 zł,
wartość netto: 1400 zł,
kwota VAT: 70 zł,
wartość brutto: 1470 zł.
We wrześniu 2021 roku pan Mikołaj zorientował się, że faktura pierwotna zawiera błędną cenę jednostkową netto, przez co wszystkie wartości na fakturze również są błędne. 30 września wystawił fakturę korygującą.
Wartości po korekcie przedstawiają się następująco:
cena jednostkowa netto: 37 zł,
wartość netto: 1480 zł,
kwota VAT: 74 zł,
wartość brutto: 1554 zł.
Pan Mikołaj po wystawieniu korekty ma obowiązek wykazać zwiększony przychód w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Ze względu na to, że wystawienie faktury korygującej nastąpiło na skutek błędu przedsiębiorcy, musi dokonać korekty wstecz, czyli wprowadzić zapis korygujący w księdze w sierpniu 2021 roku.
Faktury korygujące kosztowe w KPiR
Zasady księgowania faktur korygujących kosztowych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są analogiczne do księgowania faktur korygujących przychodowych w księdze. Ustalając moment ujęcia faktury korygującej kosztowej w KPiR, należy wziąć pod uwagę powód dokonania korekty i datę otrzymania faktury korygującej.
Jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów, w tym odpisu amortyzacyjnego, nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.
Rozliczenie faktur korygujących w KPiR powinno zatem następować w dacie ich otrzymania, o ile wystawienie faktury korygującej nie nastąpiło na skutek błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki. W przeciwnym wypadku nabywca powinien ująć fakturę korygującą kosztową w dacie poniesienia kosztu wynikającego z faktury pierwotnej.
Wartość korekty przewyższająca przychody lub koszty - Faktura korygująca w KPIR
W praktyce przy rozliczeniu faktur korygujących w bieżącym okresie mogą pojawić się problemy wynikające z niewystarczającej kwoty przychodów bądź kosztów w danym okresie.
W przypadku, gdy w bieżącym okresie rozliczeniowym, w którym zgodnie z obowiązującymi przepisami powstaje obowiązek ujęcia w KPiR faktury korygującej, przedsiębiorca nie osiągnął przychodów lub nie poniósł kosztów albo kwota osiągniętych przychodów lub poniesionych kosztów jest niższa od kwoty zmniejszenia, podatnik powinien zwiększyć koszty uzyskania przychodów o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone przychody lub odpowiednio zwiększyć przychody o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone koszty uzyskania przychodów.
Jeżeli w okresie rozliczeniowym, o którym mowa w ust. 1m, podatnik nie osiągnął przychodów lub osiągnięte przychody są niższe od kwoty zmniejszenia, podatnik jest obowiązany zwiększyć koszty uzyskania przychodów o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone przychody.
Art. 22 ust. 7d ustawy o PIT
Jeżeli w okresie rozliczeniowym, o którym mowa w ust. 7c, podatnik nie poniósł kosztów uzyskania przychodów lub kwota poniesionych kosztów uzyskania przychodów jest niższa niż kwota zmniejszenia, podatnik jest obowiązany zwiększyć przychody o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone koszty uzyskania przychodów.
Przykład 3.
Pan Ziemowit rozliczający się na podstawie KPiR prowadzi działalność gospodarczą w wynajmowanym lokalu. Co miesiąc otrzymuje faktury za czynsz i koszty eksploatacyjne, które księguje w dacie otrzymania. Ze względu na pandemię COVID-19 firma, od której podatnik wynajmuje lokal, zgodziła się na zmniejszenie czynszu za miesiące od stycznia do maja 2021 roku. Porozumienie o zmniejszeniu czynszu zostało podpisane w lipcu 2021 roku. 5 lipca 2021 roku zostały wystawione faktury korygujące zmniejszające odnoszące się do faktur z okresu od stycznia do maja 2021 roku. Pan Ziemowit otrzymał je tego samego dnia, czyli 5 lipca 2021 roku. Z uwagi na to, że faktury pierwotne były wystawione w sposób prawidłowy, czyli dokumentowały zdarzenia gospodarcze, które miały miejsce, a faktury korygujące zostały wystawione w wyniku porozumienia zawartego w lipcu 2021 roku, pan Ziemowit powinien wykazać korekty w bieżącym okresie, czyli lipcu 2021 roku.
Poniesione przez niego w lipcu 2021 roku koszty wyniosły 5000 zł, natomiast suma korekt wynikających ze zmniejszenia kwoty czynszu wyniosła 7000 zł. W tej sytuacji pan Ziemowit koszty lipca 2021 roku powinien zmniejszyć o kwotę 5000 zł, a o pozostałą kwotę, czyli 2000 zł powinien zwiększyć w tym samym miesiącu przychody.
