Poradnik Przedsiębiorcy

Kto i kiedy musi składać elektroniczne sprawozdanie finansowe?

1 października 2018 r. weszły w życie przepisy dotyczące sposobu sporządzania oraz składania sprawozdań finansowych przez podmioty do tego zobowiązane. W całej rozciągłości reguły te obowiązują również w zakresie sprawozdań finansowych składanych w 2019 roku. Przyjrzyjmy się bliżej tym przepisom - kto i kiedy musi składać elektroniczne sprawozdanie finansowe?

Obowiązek składania sprawozdań finansowych

Rozważania należy rozpocząć od wyjaśnienia, na kim spoczywa obowiązek sporządzania oraz składania sprawozdań finansowych. Dotyczy on:

  • jednostek podlegających wpisowi do KRS (spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjna, europejska),
  • osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe.

Przechodząc natomiast do konkretnych przepisów regulujących obowiązek sporządzania takich sprawozdań wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że zgodnie z art. 45 ust. 1f–1g ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Ważne
W obecnym stanie prawnym podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej (elektroniczne sprawozdania finansowe).

Kiedy sporządzić elektroniczne sprawozdanie finansowe?

Oprócz formy sprawozdania ważny jest również termin, w którym należy je sporządzić, zatwierdzić oraz złożyć.

Jak czytamy w art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. W myśl natomiast art. 53 ust. 1 ww. ustawy roczne sprawozdanie finansowe jednostki, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Z kolei art. 69 ust. 1 ustawy podaje, że kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, w ciągu 15 dni od dnia tego zatwierdzenia.

Zakładając zatem, że rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to termin na sporządzenia sprawozdania finansowego upływa 31 marca, na zatwierdzenie sprawozdania – 30 czerwca, natomiast na złożenie do KRS – 15 lipca.

Powyższe reguły dotyczą podmiotów, które podlegają wpisowi do KRS. Nieco inne zasady obowiązują w przypadku osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe. Jak bowiem czytamy w art. 45 ust. 5 ustawy PIT podatnicy obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej (elektroniczne sprawozdanie finansowe) odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej w BIP. Powinno to nastąpić przed upływem terminu określonego na złożenie zeznania podatkowego, czyli do 30 kwietnia. Jak zatem widać, w przypadku osób fizycznych termin na złożenie sprawozdania finansowego jest zdecydowanie krótszy.

Ważne
Podatnicy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS przesyłają elektroniczne sprawozdania do KRS w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania, natomiast osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe przekazują takie sprawozdanie do Szefa KAS w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Organy, którym należy złożyć sprawozdanie finansowe

Z przedstawionych do tej pory przepisów wynika, że sprawozdania finansowe są składane albo do KRS, albo do Szefa KAS – w zależności od tego, z jakim podatnikiem mamy do czynienia.

Zauważyć również trzeba, że obecnie zniesiono obowiązek składania sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. KRS dokona przekazania dokumentów do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych obsługiwanego przez Szefa KAS. Wszelkie sprawozdania finansowe znajdujące się rejestrze Szefa KAS są udostępnianie urzędom skarbowym.

Ważne
Podatnicy zobowiązani do sporządzania elektronicznych sprawozdań finansowych nie mają obowiązku przesyłania ich do urzędów skarbowych. Wszystkie sprawozdania znajdują się Centralnym Rejestrze Danych Podatkowych prowadzonym przez Szefa KAS, który udostępnia te dane urzędom skarbowym.

Forma składania sprawozdań finansowych

Elektroniczna forma sprawozdań finansowych oznacza, że sporządzane są one zgodnie ze strukturą określoną przez Ministerstwo Finansów. Także proces wysyłki odbywa się poprzez specjalnie do tego przewidziane aplikacje. W zakresie podmiotów wpisanych do KRS jest to usługa „Repozytorium Dokumentów Finansowych” znajdująca się na portalu https://ekrs.ms.gov.pl/s24/. Natomiast podatnicy podatku PIT, prowadzący księgi rachunkowe, korzystają z aplikacji  Krajowej Administracji Skarbowej na portalu: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe.

Natomiast podpisywanie sprawozdań finansowych odbywa się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym przez osoby uprawnione do reprezentacji firmy, które mają założone konto w systemie eKRS.

Warto także podkreślić, że format elektroniczny jest właściwy także w stosunku do sprawozdania z działalności i z płatności. Dokumenty te muszą zostać podpisane w sposób analogiczny do sprawozdania finansowego.

Inne natomiast reguły obowiązują co do pozostałych dokumentów, np. odpisów uchwał organów zatwierdzających sprawozdanie finansowe, odpisów uchwał o podziale zysku bądź pokryciu straty. Tego typu dokumenty mogą zostać przesłane w postaci zeskanowanych oryginałów pism w wersji papierowej.


Ważne
Przepisy przewidują ściśle określoną formę oraz strukturę elektronicznych sprawozdań finansowych. Wprowadzono także odpowiednie aplikacje służące do przesyłania sprawozdań do właściwych organów.

Wprowadzenie regulacji dotyczących elektronicznych sprawozdań finansowych ma przede wszystkim związek z powszechnie stosowaną informatyzacją obowiązków administracyjnych. Podatnicy muszą mieć na uwadze, że forma elektroniczna jest obecnie obowiązkowa, co oznacza, że złożenie sprawozdania w innej postaci nie będzie uważane za prawnie skuteczne. Dodatkowo warto podkreślić, że nowe przepisy odnoszą się wyłącznie do kwestii technicznych związanych ze składaniem elektronicznych sprawozdań finansowych i w żadnym wypadku nie wpływają na treść i zakres informacji, które muszą znaleźć się w samym sprawozdaniu – te dane pozostają niezmienne.