Poradnik Przedsiębiorcy

Elektroniczne składanie sprawozdań do KRS - nowy obowiązek

15 marca 2018 roku weszły w życie przepisy, które ustanawiają obowiązek elektronicznego składania dokumentów finansowych do KRS. Czy każdy podmiot ma taki obowiązek? Od kiedy w praktyce będzie funkcjonować tylko elektroniczne składanie sprawozdań finansowych do KRS?

Kogo dotyczy elektroniczne składanie sprawozdań do KRS?

Obowiązek elektronicznego składania sprawozdań dotyczy każdej firmy zarejestrowanej w KRS (czyli wszystkie spółki z o.o., spółki akcyjne) oraz osób fizycznych i spóek przez nie prowadzonych, jeżeli ich przychód w ubiegłym roku wyniósł co najmniej 2 miliony euro w przeliczeniu na złotówki.

Sprawozdanie do KRS może przesłać wyłącznie osoba, która jest wpisana do KRS i ma w nim ujawniony nr PESEL. Najczęściej są to członkowie zarządu spółki. Sprawozdanie należy złożyć przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego.

W związku z powyższym osoby nieposiadające numeru PESEL (np.cudzoziemcy), pełnomocnicy, czy pracownicy spółki nie są uprawnione do zgłoszenia elektronicznego tych dokumentów.

Od kiedy tylko elektroniczne składanie sprawozdań do KRS?

Co prawda, do marca 2018 można było przesyłać sprawozdania finansowe elektronicznie, jednak była to opcja płatna. Od marca 2018 już trzeba przesyłać elektroniczne sprawozdania - i od tego czasu ta opcja jest bezpłatna.

Uwaga!

Dane ze sprawozdań trafią z sądowego repozytorium do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Oznacza to, że spółki i inne podmioty wpisane do KRS nie będą już musiały przesyłać raportów do urzędów skarbowych. Wyręczy je w tym sąd. Natomiast podmioty, które mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, ale nie są wpisane do KRS, będą wysyłać sprawozdania drogą elektroniczną w formie JPK do szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Dokumenty za 2017 rok będzie jeszcze można przesłać za pomocą skanów, natomiast za 2018 rok i późniejsze - dozwolona już będzie tylko forma elektroniczna sporządzania i przesyłania dokumentów, które będą musiały być sporządzone w formie jednolitego pliku kontrolnego. Dokładną strukturę JPK określi minister finansów (podobnie jak w przypadku innych JPK, np. dotyczących ewidencji VAT).

Od 15 marca 2018 r. do 30 września 2018 r., tj. w okresie przejściowym, trzeba będzie:

● sporządzić sprawozdanie finansowe tradycyjnie,

● po podpisaniu zeskanować je, tworząc elektroniczną kopię (skan),

● podpisać tę kopię,

● zgłosić podpisane dokumenty do repozytorium dokumentów finansowych (RDF), poprzez stronę ekrs.

Kopie dokumentów muszą być podpisane podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji spółki.

Wszystkie firmy będą zobowiązane do tworzenia sprawozdań wyłącznie w formie elektronicznej podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym od 1 października 2018 roku.

Usługa bezpłatne składanie dokumentów finansowych oferowana przez Ministerstwo Sprawiedliwości

W związku z obowiązkiem elektronicznego składania dokumentów finansowych Ministerstwo Sprawiedliwości (MS) wraz z 15 marca 2018 roku, uruchomiło usługę pozwalającą na bezpłatne elektroniczne składanie sprawozdań do KRS.

Aby móc skorzystać z powyższej usługi wymagane jest posiadanie konta w systemie eKRS.

Osoby, które nie mają konta - powinny je utworzyć, wchodząc do systemu „S-24 – rejestracja spółki, inne wnioski” na stronie głównej portalu eKRS. Osoby, które posiadały konto przed marcem 2018 powinny je zautoryzować używając elektronicznego podpisu. Aby zautoryzować konto należy:

  • wejść do systemu S24 na stronie głównej portalu eKRS,

  • wejść do zakładki „Moje konto”,

  • wybrać zakładkę „Autoryzacja”.

W zakładce S24 składane są PŁATNE sprawozdania w postaci wniosku Z30 dla przedsiębiorców nie mających możliwości złożenia bezpłatnego sprawozdania. Jeżeli podmiot ma możliwość złożenia bezpłatnego sprawozdania powinien  skorzystać z opcji BEZPŁATNE ZGŁASZANIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH – ta opcja widoczna jest po przejściu na stronę główną portalu ekrs.

Uwaga!

Ministerstwo Sprawiedliwości na swojej stronie ostrzega - “na rynku funkcjonują firmy komercyjne przesyłające przedsiębiorcom oferty dokonania wpisu do prowadzonych przez siebie rejestrów. Wpis taki ma charakter czysto informacyjny lub reklamowy. Wezwania do zapłaty nadsyłane przez różne podmioty należy traktować więc jako ofertę komercyjną niezwiązaną z Krajowym Rejestrem Sądowym. Nieuiszczenie opłaty nie wywołuje żadnych skutków prawnych w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Zaleca się przedsiębiorcom rozwagę przed podejmowaniem współpracy z firmami oferującymi odpłatne wpisy do komercyjnych rejestrów