W jaki sposób prawidłowo je podpisać? Jakie są najczęstsze błędy popełniane podczas podpisywania sprawozdania? Jak wykorzystać do tego kwalifikowany podpis elektroniczny? Wyjaśniamy w poniższym artykule.
Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe firmy składają wyłącznie w formie elektronicznej za pomocą podpisu elektronicznego. Dokument obejmuje informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, tj. aktywa, inwestycje długoterminowe, rozliczenia międzyokresowe, zapasy, a także pasywa. To najważniejszy raport z działalności przedsiębiorstwa, który sporządza się w celu zamknięcia ksiąg rachunkowych. Sprawozdanie sporządza się zawsze na koniec roku obrotowego, w dniu bilansowym. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy wypada 31 grudnia.
Jakie podmioty są zobowiązane do złożenia e-sprawozdania?
przedsiębiorstwa, które muszą prowadzić księgi rachunkowe z uwagi na status prawny lub osiągane przychody
przedsiębiorstwa, które prowadzą księgi rachunkowe dobrowolnie
Obowiązek przygotowania sprawozdania nie jest zależny od formy prowadzonej działalności gospodarczej. Istotna jest tu metoda prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów, która funkcjonuje w firmie. W praktyce oznacza to, że do przygotowania sprawozdania finansowego może być zobowiązana spółka kapitałowa (np. spółka z o.o.), spółka osobowa (np. spółka komandytowa), a nawet jednoosobowa działalność gospodarcza wpisana do CEIDG.
Oblig utworzenia rocznego bilansu finansowego spoczywa na firmach, które stosują tzw. pełną księgowość, a kwestie w tym zakresie reguluje Ustawa o rachunkowości.
Dopuszczone formy podpisów pod e-sprawozdaniem
Każde sprawozdanie finansowe firmy musi zostać przygotowane w formie elektronicznej i może zostać podpisane takim podpisem elektronicznym jak:
kwalifikowany podpis elektroniczny (komercyjny podpis wydany dla obywateli Polski oraz wszystkich innych narodowości, który jest uznawany na terenie Unii Europejskiej)
podpis osobisty (podpis dostępny na e-dowodach jedynie dla polskich obywateli, wydawany od marca 2019 roku)
podpis zaufany (podpis, który działa w oparciu o Profil Zaufany i jest wydawany jedynie dla posiadaczy numeru PESEL)
Formatem właściwym dla sporządzenia sprawozdania finansowego jest format XML. Plik zapisany w tym formacie można otwierać, a także edytować w dowolnym edytorze tekstu. Można go również odczytać w formie wizualnej za pomocą aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.
Nie jest ściśle określone, jaki typ podpisu należy wybrać do złożenia podpisu pod sprawozdaniem. Jednak biorąc pod uwagę doświadczenie specjalistów EuroCert, warto stosować się do rekomendacji, które pomogą przejść przez procedurę podpisania sprawozdania finansowego tak, aby zostało ono przyjęte przez system.
Kto podpisuje e-sprawozdanie finansowe?
Sprawozdania podpisuje osoba reprezentująca podmiot, a także osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. główny księgowy. Gdy organizacją kieruje wieloosobowy zarząd, sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie.
Od dnia 1 stycznia 2022 r. możliwe jest jednak zastosowanie uproszczeń w podpisywaniu przez zarządy wieloosobowe. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, wówczas sprawozdanie może podpisać przynajmniej jedna osoba, a pozostali członkowie tego organu składają oświadczenia, że sprawozdanie spełnia określone prawem wymagania.
Przedsiębiorca bez PESELu, ale z podpisem
Obcokrajowcy nieposiadający numeru PESEL nie mogą korzystać z profilu zaufanego lub podpisu osobistego. W przypadku członków zarządu nie mających polskiego obywatelstwa rozwiązaniem problemu będzie kwalifikowany podpis elektroniczny.
Nie można wykluczyć sytuacji, że polskie urzędy nie będą w stanie pozytywnie zweryfikować podpisu wystawionego przez zagranicznego dostawcę. - Najlepiej skorzystać z pomocy certyfikowanego dostawcy usług zaufanych, który wystawi podpis elektroniczny na podstawie zagranicznego dokumentu tożsamości lub paszportu. To rozwiązanie gwarantuje sprawne i legalne podpisywanie dokumentów - tłumaczy Łukasz Konikiewicz, CEO EuroCert, jednej z pięciu firm w Polsce posiadających status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest dziś także ogromnym ułatwieniem w pracy kancelarii prawnych obsługujących spółki, w których zarządach zasiadają obcokrajowcy. Wykorzystanie podpisu usprawnia finalizację spraw bez konieczności wizyty w samym urzędzie, jak również umożliwia terminowe składanie sprawozdań finansowych spółek prawa handlowego. Ułatwia również uzyskanie pełnomocnictwa dla kancelarii przy zakładaniu spółek w Polsce w imieniu osób przebywających poza jej granicami.
W jaki sposób podpisać i złożyć e-sprawozdanie finansowe?
Ustawodawca nie określa, jakiego rodzaju podpis konkretnie powinien wybrać przedsiębiorca do złożenia podpisu pod sprawozdaniem. Warto jednak wiedzieć, jak podpisywać dokument, gdy podpisujący korzysta jednocześnie z podpisu zaufanego i podpisu kwalifikowanego. W takiej sytuacji najważniejsze jest zachowanie poprawnej kolejności podpisywania. - Jako pierwsze podpisy składają osoby posiadające podpis zaufany, następnie osoby z podpisem kwalifikowanym. Kolejność wynika z faktu, że podpis kwalifikowany w przeciwieństwie do podpisu zaufanego uniemożliwia ingerencję w strukturę dokumentu - mówi Łukasz Konikiewicz. - Podpisujący powinni wcześniej ustalić kolejność składania podpisów na e-sprawozdaniu, aby nie dochodziło do powstawania błędów. W przeciwnym wypadku podczas składania dokumentu zostanie on zweryfikowany negatywnie i odrzucony.
Firmy wpisane do KRS składają e-sprawozdania za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji eKRS stworzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. W tym celu niezbędne jest założenie konta, co wymaga użycia podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Następnie należy dokonać zgłoszenia dokumentów finansowych w specjalnym systemie RDF. Usługa ta jest bezpłatna.
Sprawozdanie finansowe można złożyć także przez system S24, co wymaga uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 140 złotych. Płatności można dokonać bezgotówkowo.
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, którzy nie są wpisani do KRS, składają zeznanie z wykorzystaniem aplikacji e-Sprawozdania Finansowe przez przeznaczony do tego interfejs webAPI na stronie podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe.
Podpisywanie sprawozdań finansowych - najczęstsze problemy i błędy
Oto najczęstsze problemy, które występują podczas podpisywania sprawozdań finansowych podpisem elektronicznym:
Korzystanie ze złych formatów i parametrów podpisu – Problem ten jest spowodowany korzystaniem z aplikacji od różnych dostawców. W tym wypadku należy świadomie wykorzystywać odpowiedni format podpisu dla tego rodzaju dokumentów. Należy także przestrzegać zasady wykorzystywania tego samego rodzaju formatu i parametrów przez wszystkich uczestników. Jeśli nazewnictwo formatów w różnych aplikacjach jest inne, warto upewnić się u dostawcy, co dokładnie oznacza dany format. Mieszanie formatów będzie na pewno błędem i złą praktyką.
Brak zachowania kolejności składania podpisu – W sytuacji, gdy jedna z osób chce podpisać plik podpisem zaufanym, a druga podpisem kwalifikowanym, należy stosować zasadę: „Najpierw podpis zaufany, później podpis kwalifikowany”.
Brak informacji o podpisach stosowanych przez wszystkich podpisujących – Aby uniknąć problemów w tym zakresie, warto zebrać takie informacje wcześniej i następnie wysyłać plik do podpisu w odpowiedniej kolejności.
Podpisywanie niezależnych plików, zamiast praca na tym samym dokumencie przez wszystkie osoby – W celu prawidłowego podpisywania plików, należy dodawać podpisy do już podpisanego pliku, a nie podpisywać czyste pliki bez poprzednich podpisów. Ważne, aby pracować cały czas na jednym pliku i nie rozsyłać go jednocześnie do wszystkich osób. Niezbędne będzie tu pilnowanie kolejności podpisywania, jeśli będą używane różne rodzaje podpisów.
Ingerowanie w strukturę podpisanego pliku – Po złożeniu podpisu nie można wprowadzać zmian w treści sprawozdania. Ewentualne wprowadzenie zmian będzie skutkować negatywnym wynikiem weryfikacji i odrzuceniem dokumentu. Jeśli takie zmiany są niezbędne, należy to zrobić w czystym pliku bez podpisów i następnie ponowić procedurę oraz ścieżkę podpisywania.
Różnica pomiędzy datą umieszczoną w dokumencie, a datą faktycznego podpisania dokumentu – Należy zadbać, aby sprawozdanie finansowe zostało podpisane w tym samym dniu przez wszystkie osoby i aby nie było niespójności w dacie podpisu.
Kontakt:
email: biuro@eurocert.pl
Artykuł sponsorowany
