Masz wątpliwości, czy zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na wynajem mieszkania za granicą przez polskiego przedsiębiorcę jest możliwe? Potwierdza to interpretacja indywidualna wydana w 2022 roku przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Wynajem mieszkania przez polskiego przedsiębiorcę poza granicami kraju
Na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).
Na mocy art. 1a tej ustawy za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium RP uważa się osobę fizyczną, która:
- posiada na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych), lub
- przebywa na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Może się zdarzyć, że osoba prowadząca działalność gospodarczą na terytorium RP podejmuje się świadczenia usług za granicą np. na podstawie zawartego kontraktu, gdy warunki umowy ze względu na charakter świadczonych usług wymagają świadczenia tych usług w trybie stacjonarnym w siedzibie kontrahenta położonej poza granicami Polski.
Koszty wynajmu mieszkania za granicą
Konieczność czasowego przebywania za granicą polskiego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą na terytorium RP, przez ustalony na podstawie zawartej umowy okres świadczenia usług w trybie stacjonarnym w siedzibie kontrahenta położonej poza granicami Polski ze względu na charakter wykonywanych usług, w celu realizacji kontraktu bezsprzecznie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Pojawia się wówczas potrzeba wynajmu mieszkania za granicą na okres zawartej umowy, niezbędnego do świadczenia usług w siedzibie kontrahenta znajdującej się poza granicami kraju. Wydatki związane z wynajmem mieszkania służące świadczeniu usług w siedzibie kontrahenta mają wówczas ścisły związek z uzyskiwanymi przez przedsiębiorcę przychodami i zabezpieczeniem ich źródła w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Trzeba mieć na uwadze, że poniesienie wydatku, który nie został wyłączony w art. 23, nie oznacza, że taki wydatek automatycznie będzie uznany za koszt uzyskania przychodów. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że takimi kosztami są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością (bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskanymi przychodami), których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Dodatkowo wydatek musi być właściwie udokumentowany. Wykazanie związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów, obciąża podatnika.
Koszty wynajmu mieszkania za granicą nie zostały wyszczególnione przez ustawodawcę w zamkniętym katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, czyli w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki poniesione na najem mieszkania za granicą przez polskiego przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą na terytorium RP, przebywającego czasowo za granicą w celu świadczenia usług w trybie stacjonarnym w siedzibie kontrahenta położonej poza granicami Polski, na podstawie zawartej umowy wymagającej świadczenia usług w trybie stacjonarnym ze względu na charakter tych usług stanowią koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, jako wydatki poniesione w celu realizacji kontraktu, mające służyć osiągnięciu przychodów z tej działalności. Trzeba jednak mieć na uwadze, że przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać związek poniesionych wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą. Potwierdzeniem zasadności poniesienia wydatków na wynajem mieszkania za granicą może być umowa zawarta z kontrahentem wymagająca przebywania przedsiębiorcy w siedzibie kontrahenta położonej poza granicami kraju przez określony czas. Przedsiębiorca rozliczający wydatki na wynajem mieszkania za granicą w kosztach uzyskania przychodów powinien posiadać nie tylko odpowiednią dokumentację uzasadniającą poniesienie tych wydatków, ale także same wydatki muszą zostać właściwie udokumentowane. Podkreślamy także, że koszty wynajmu mieszkania uwzględnione w kosztach podatkowych w prowadzonej działalności gospodarczej powinny odpowiadać cenom rynkowym najmu mieszkań o podobnych parametrach, z uwzględnieniem lokalizacji, powierzchni, wyposażenia, kosztów eksploatacji itp.
Przykład 1.
Pani Anna prowadzi w Polsce jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług marketingowych. W styczniu 2023 kobieta podpisała półroczny kontrakt na świadczenie usług marketingowych. Świadczenie usług marketingowych zgodnie z umową odbywać się będzie w jednej z zagranicznych filii kontrahenta w Irlandii. Pani Anna na mocy zawartego kontraktu ze względu na charakter wykonywanych prac zobowiązana jest do świadczenia usług w trybie stacjonarnym w tym kraju. Na czas trwania kontraktu pani Anna wynajęła mieszkanie w Irlandii znajdujące się w miejscowości, w której położona jest filia kontrahenta, w której mają być świadczone usługi. Wydatki poniesione na najem dokumentowane są na podstawie faktur wystawionych na dane firmowe. Pani Anna przez cały czas trwania kontraktu pozostanie polskim rezydentem, ponieważ prowadzi w Polsce jednoosobową działalność gospodarczą oraz ma rodzinę, a więc posiada na terytorium RP ośrodek interesów życiowych. Ze względu na charakter usług świadczonych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wynajem mieszkania i koszty związane z tym najmem są racjonalnymi i gospodarczo uzasadnionymi wydatkami w działalności gospodarczej pani Anny, co w konsekwencji oznacza, że podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.
Wynajem mieszkania za granicą – interpretacja indywidualna
W interpretacji indywidualnej (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.697.2022.2.RK) z 13 października 2022 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej dokonał rozstrzygnięcia w zakresie ujęcia w kosztach podatkowych kosztów wynajmu mieszkania za granicą. Wnioskodawcą jest osoba prowadząca w kraju od 26 sierpnia 2022 roku jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych (podatkowa księga przychodów i rozchodów). Wnioskodawca posiada nieograniczony obowiązek podatkowy ze względu na to, że ma miejsce zamieszkania na terytorium RP, posiada na terytorium RP centrum interesów osobistych (jednoosobowa działalność gospodarcza, mieszkanie, żona, dzieci, rodzina), miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy) znajduje się w Polsce (przychody wynikające z kontraktu z polską firmą, z siedzibą w Polsce).
Wnioskodawca uzyskał roczny kontrakt na usługi eksperckie/doradcze na terytorium Republiki Czeskiej. Praca wnioskodawcy świadczona będzie na miejscu w siedzibie kontrahenta praktycznie przez 8 godzin dziennie, przez okres trwania kontraktu, tj. minimum przez rok. Pracy tej nie może wykonywać zdalnie ze względu na jej charakter, który obejmuje m.in.: wykonywanie obowiązków wsparcia technicznego, definiowanie operacyjnych wymagań technicznych, udział w cyklicznych i codziennych spotkaniach oraz przetwarzanie dokumentów niejawnych.
W związku z ww. wymaganiami i charakterem pracy zachodzi konieczność stałego przebywania wnioskodawcy na terytorium Republiki Czeskiej przez okres trwania kontraktu, co skutkuje koniecznością wynajęcia mieszkania. Wynajęcie mieszkania za granicą będzie służyło wyłącznie w celu wykonywania pracy u kontrahenta, a wydatki z tym związane będą właściwie udokumentowane (faktury, rachunki lub dowody zapłaty czynszu wynikającego z zawartej umowy, jeśli wynajem świadczony jest przez osobę fizyczną). Koszty najmu mieszkania jak najbardziej odpowiadają cenom rynkowym najmu mieszkań o podobnych parametrach, z uwzględnieniem lokalizacji, powierzchni, wyposażenia, kosztów eksploatacji itp. Wydatki, które wnioskodawca będzie ponosił w związku z wynajęciem mieszkania, mają ścisły związek z uzyskiwaniem przez niego przychodu i zabezpieczeniem źródła tego przychodu w ramach prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej.
Usługi eksperckie/doradcze w Czechach wnioskodawca świadczy od 1 września 2022 roku i przewiduje maksymalny okres świadczenia przedmiotowych usług do 30 listopada 2023 roku, jednak ze względu na ramowy charakter i charakter usług oraz ich zapotrzebowanie umowa może zostać rozwiązana wcześniej przez każdą ze stron. Zgodnie z zawartą umową okres najmu mieszkania na terytorium Republiki Czeskiej przewidziany jest od 3 września 2022 roku do 28 lutego 2023 roku. Okres najmu wynika z możliwości wcześniejszego rozwiązania umowy.
Wnioskodawca zadał pytanie, czy w kontekście przedstawionego przyszłego zdarzenia koszty wynajmu mieszkania za granicą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w pierwszej kolejności wyjaśnił, czym są koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a następnie zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy, że koszty wynajmu mieszkania za granicą może on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej, stwierdzając, co następuje: „Mając na uwadze opis sprawy i powyższe przepisy prawne, stwierdzić należy, że wydatki poniesione na wynajem mieszkania na terytorium... na potrzeby prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej związanej z wykonywaniem przez Pana usług eksperckich/doradczych w ramach kontraktu na terytorium...., może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli będą właściwie udokumentowane”.
