Wydatki na wdrożenie KSeF jako koszt podatkowy – czy można odliczyć?

W związku z zapowiedzią wdrożenia obowiązkowego fakturowania za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur wiele przedsiębiorców poniosło wydatki na wdrożenie KSeF. Czy mimo odroczenia terminu, wydatki na wdrożenie KSeF stanowią koszt oraz można odliczyć od nich podatek VAT?

Odroczenie obowiązkowego KSeF

Termin wejścia w życie KSeF był kilkakrotnie przesuwany. Pewnym miał być termin obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT oraz od 1 stycznia 2025 roku dla podatników zwolnionych z VAT.

Na początku 2024 roku odbywały się konsultacje podatkowe w zakresie KSeF, których celem było poznanie opinii z różnych środowisk biznesowych na temat kwestii, które nurtują przedsiębiorców. Mogłoby się wydawać, że intensywne prace nad zapowiedziami legislacyjnymi dążą do tego, aby przedsiębiorcy jak najszybciej zostali objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

W międzyczasie Ministerstwo Finansów przeprowadziło również zewnętrzny audyt, którego wyniki przedstawiło opinii publicznej. Podczas briefingu prasowego, który odbył się 24 kwietnia 2024 roku, resort poinformował, że na skutek krytycznych błędów system nie spełnia norm jakościowych i wydajnościowych. Wynik audytu zadecydował zatem o ponownym odroczeniu obowiązkowego KSeF.

Jakie wydatki na wdrożenie KSeF ponosili przedsiębiorcy?

Wielu przedsiębiorców od miesięcy przygotowywało się do wdrożenia, a przygotowania te wiązały się z koniecznością dostosowania się do nowych wymagań. Ponosili oni pewne wydatki, których skala zależała od indywidualnej sytuacji firmy.

Głównym wydatkiem było wdrożenie oprogramowania kompatybilnego z KSeF. Mogło ono przyjąć różne formy – od rozszerzeń istniejących systemów księgowych po dedykowane platformy. Koszt oprogramowania wahał się w zależności od funkcjonalności i wielkości firmy.

Dodatkowe koszty mogły generować również:

• szkolenia przedsiębiorcy i pracowników – przeszkolenie pracowników z zakresu obsługi nowego systemu fakturowania było kolejnym istotnym wydatkiem. Szkolenia mogły odbywać się w formie stacjonarnej lub online, a ich koszt zależał od liczby przeszkolonych osób i zakresu szkolenia;
• usługi doradztwa podatkowego oraz prawne – niektórzy przedsiębiorcy zdecydowali się na skorzystanie z pomocy doradców podatkowych, adwokatów czy radców prawnych, którzy pomogli im we wdrożeniu KSeF. Koszt doradztwa wahał się od kilkuset do nawet kilkunastu tysięcy zł, w zależności od złożoności projektu;
• czynności związane z dostosowaniem procesów w firmie – wdrożenie KSeF wiązało się również z koniecznością dostosowania procesów biznesowych w firmie. Mogło to obejmować zmiany w procedurach obiegu faktur, integrację KSeF z innymi systemami informatycznymi firmy itp. Koszty dostosowania procesów były trudne do oszacowania i zależały od specyfiki danej firmy.

Wydatki na wdrożenie KSeF jako koszt podatkowy

Aby dane wydatki ponoszone w ramach działalności mogły zostać ujęte w ewidencji księgowej, muszą spełnić definicję kosztu uzyskania przychodu.

Definicję kosztu uzyskania przychodu wskazuje art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym: „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.

Oznacza to, że aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi spełniać 3 podstawowe warunki:

1. związek z prowadzoną działalnością gospodarczą – wydatek musi być bezpośrednio lub pośrednio związany z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika,
2. celowość – wydatek musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródeł przychodów,
3. właściwe udokumentowanie – wydatek musi być udokumentowany w sposób zgodny z przepisami prawa, np. fakturą.

Przedsiębiorcy nie powinni mieć zatem wątpliwości, czy wydatki na wdrożenie KSeF spełniają powyższe warunki.

KSeF jest systemem państwowym, a obowiązek korzystania z niego wynika z ustawy. Oznacza to, że poniesione w związku z tym wydatki są niejako narzucone podatnikom przez państwo i mogą być uznane za konieczne do prowadzenia działalności gospodarczej.

Dodatkowo płynne wdrożenie KSeF mogło przenieść m.in. takie korzyści dla firmy:

• usprawnienie obiegu faktur,
• zmniejszenie ryzyka błędów,
• poprawa kontroli nad fakturami,
• dostęp do danych online.

Przykład 1.

Pani Anna prowadząca hurtownię materiałów budowlanych w związku z planowanym wejściem w KSeF w życie poniosła następujące wydatki:

• na zakup oprogramowania;
• na wdrożeniowca, który w prowadzonej działalności wdrożył system;
• z tytułu usług doradcy podatkowego, który wydał opinię podatkową w zakresie procedur podatkowych dedykowanych dla specyfiki działalności pani Anny;
• związane z zakupem pakietów szkoleń o tematyce KSeF.

Czy poniesione przez panią Annę wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, mimo że z uwagi na odroczenie terminu KSeF nie będzie ona wystawiała faktur za jego pośrednictwem? Poniesione przez panią Annę wydatki na wdrożenie KSeF stanowią koszty uzyskania przychodów, ponieważ w rozumieniu ustawy o PIT spełniają definicję kosztu uzyskania przychodu. Nie ma zatem znaczenia, że kobieta nie będzie wykorzystywać oprogramowania zintegrowanego z KSeF oraz czy nie wdroży procedur podatkowych wskazanych przez doradcę podatkowego, ponieważ odroczenie terminu wejścia KSeF w życie nie jest zależne od jej decyzji.

Powyższe potwierdza również interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 grudnia 2023 roku (sygn. ​​0114-KDIP2-2.4010.523.2023.3.PK), w której organ potwierdza, że wydatki na wdrożenie KSeF (w interpretacji mowa o szkoleniach dla pracowników i współpracowników, które mają związek z wdrożeniem KSeF) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT (analogiczna podstawa prawna znajduje się w ustawie o PIT). W uzasadnieniu interpretacji Dyrektor KIS wskazał, że wdrożenie KSeF (szkolenia) jest ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą podatników, którzy zobowiązani są do wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych za pomocą tego systemu. Ponadto celem poniesienia tych wydatków jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie źródeł przychodów, ponieważ usprawnienie obiegu faktur może prowadzić do zwiększenia efektywności działalności gospodarczej i tym samym do wzrostu przychodów.

Wydatki na wdrożenie KSeF a prawo do odliczenia VAT

Prawo do odliczenia VAT wskazuje art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w którego brzmieniu: „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Podatnicy VAT czynni mają zatem prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu wydatków poniesionych na wdrożenie KSeF. Nie ma bowiem żadnych wątpliwości, że wydatki te mają związek z czynnościami opodatkowanymi, których podatnik dokonuje w ramach prowadzonej działalności.

Bezpieczne fakturowanie w systemie wFirma

System wFirma umożliwia wystawianie różnych rodzajów faktur, w walucie obcej lub języku obcym. Niewątpliwą zaletą dokumentowania sprzedaży w systemie wFirma jest intuicyjność oraz gwarancja bezpieczeństwa, która poparta jest systemem, który jest zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa.

W celu wystawienia faktury należy przejść do PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW FAKTURĘ. W oknie, które się pojawi, trzeba wskazać niezbędne dane, jakie wskazuje okno wystawienia faktury.

Mimo że obecnie przedsiębiorcy nie są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, mogą korzystać z KSeF dobrowolnie – dokumentując sprzedaż w całości lub w części za pośrednictwem faktur ustrukturyzowanych.

wFirma umożliwia bezpłatną integrację z KSeF, gdzie bez limitu można:

• wystawiać i przesyłać faktury ustrukturyzowane do KSeF,
• importować bez limitu faktury sprzedaży z KSeF,
• importować bez limitu faktury kosztowe z KSeF,
• nadawać oraz odbierać uprawnienia.